e-İrsaliye Başvurusu Nasıl Yapılır?

e-İrsaliye başvurusu, elektronik sevk sürecine geçmek isteyen işletmelerin atması gereken ilk adımdır. Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen standartlara uygun şekilde yürütülen bu süreçte, işletmelerin hem teknik gereksinimleri tamamlaması hem de e-Belge altyapısına dahil olması gerekir. Başvuru tamamlandığında firmalar, kağıt sevk irsaliyesi kullanma zorunluluğundan çıkarak sevkiyatlarını dijital ortamda takip etmeye başlar. 

e-İrsaliye Nedir? 

e-İrsaliye, kâğıt sevk irsaliyesinin elektronik ortama aktarılmış halidir. Malın depodan çıkıp sevkiyat sürecine başladığını gösteren bu dijital belge, Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) sistemleri üzerinden oluşturulur. e-Fatura sistemine dahil olan işletmeler sevkiyat süreçlerinde bu belgeyi kullanmakla yükümlüdür. Uyumsoft e-İrsaliye programı; belge kaybı riskini ortadan kaldırır, süreci hızlandırır ve sevk hareketlerinin anlık takibini mümkün kılar. 

e-İrsaliye Neden Gereklidir?

e-İrsaliye başvurusu yapmak, işletmelerin sevkiyat süreçlerini mevzuata uyumlu ve izlenebilir hale getirmek için gereklidir. Mal hareketinin elektronik ortamda kayda alınması, sevkiyat sırasında belge ibrazını kolaylaştırır. Bu sebeple sahada yaşanabilecek belge kaybı, yanlış bilgi veya tutarsızlık riski ortadan kalkar. Aynı zamanda e-İrsaliye; stok yönetimi, lojistik takibi ve teslim süreçleri arasında entegrasyon sağlayarak işletmelerin süreçlerini hızlandırır. 

e-İrsaliye Başvurusu Nereden Yapılır?

e-İrsaliye başvurusu, işletmenin tercih ettiği kullanım modeline göre üç farklı kanaldan yapılabilir. Bu esnek yapı, hem küçük ölçekli işletmeler hem de yoğun sevkiyat hacmi olan firmalar için ihtiyaca uygun bir çözüm sunar. Üç farklı kanal bunlardır:

1. GİB e-Belge Portalı

Gelir İdaresi Başkanlığı’nın ücretsiz sunduğu portal, düşük işlem hacmine sahip veya başlangıç seviyesindeki işletmeler tarafından tercih edilir. Portal üzerinden e-İrsaliye düzenlemek mümkündür ancak entegrasyon, otomatik aktarım veya büyük veri yönetimi gibi ek özellikler sunmaz.

2. Özel Entegratör Firmalar

En yaygın yöntemdir. e-İrsaliye düzenlemek, göndermek, almak ve saklamak özel entegratörlerin sunduğu altyapı üzerinden gerçekleştirilir. Bu yöntem; otomatik veri akışı, stok/muhasebe entegrasyonu ve yüksek belge hacmi yönetimi sayesinde özellikle üretim, e-ticaret ve lojistik işletmeleri için idealdir.

3.  İşletmenin Kendi Bilgi Sistemi Entegrasyonu

ERP veya kurumsal yazılıma sahip firmalar, doğrudan kendi sistemlerini GİB’e entegre ederek e-İrsaliye süreçlerini içeride yönetebilir. Bu yöntem sürekli teknik geliştirme ve bakım gerektirdiği için genellikle büyük ölçekli işletmeler tarafından uygulanır.

e-İrsaliye Başvuru Adımları Nelerdir?

• e-Fatura mükellefiyetinin kontrol edilmesi: e-İrsaliyeye geçiş için işletmenin e-Faturaya kayıtlı olması gerekir.

• Mali mühür veya e-İmza temin edilmesi: Elektronik imza doğrulaması için zorunlu adımdır.

• Başvuru yönteminin seçilmesi: GİB portalı, özel entegratör veya kendi yazılım entegrasyonu tercih edilir.

• GİB sisteme giriş yapılması: Seçilen yönteme göre portala erişim sağlanır.

• Firma bilgilerinin tanımlanması: Vergi numarası, unvan, adres ve yetkili kullanıcı bilgileri sisteme işlenir.

• Kullanıcı yetkilendirmelerinin yapılması: Sistemi kullanacak kişilere erişim hakları verilir.

• Başvurunun elektronik ortamda onaylanması: Kayıt işlemi tamamlandığında sistem aktivasyonu yapılır.

• e-İrsaliye modülünün aktif hale getirilmesi: İşletme artık kâğıt irsaliye yerine elektronik irsaliye düzenleyebilir.

Uyumsoft ile e-İrsaliyede Kolay Süreç

Uyumsoft; e-İrsaliye geçişini, kullanımını ve saklama aşamalarını tek platformda yöneten GİB uyumlu bir dijital altyapı sunar. İşletmeler başvuru aşamasından belge düzenlemeye kadar tüm süreci hızlıca aktif edebilir; stok, fatura, depo ve ERP entegrasyonları sayesinde sevkiyat adımları otomatik olarak işlenir. Bu sayede hem operasyonel verimlilik artar hem de belge düzenleme hataları ve mevzuat riskleri en aza iner. Uyumsoft ile e-İrsaliye, firmalar için güvenli, takip edilebilir ve zamandan tasarruf sağlayan bir iş akışına dönüşür.