e-Defter

e-Defter Nedir? Nasıl Kullanılır? Kimler e-Defter Kullanmalı?

e-Defter Nedir?

e-Defter uygulaması 13/12/2011 tarih ve 28141 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Elektronik defter genel tebliği sıra no:1 ile yürürlüğe girmiştir;

http://www.edefter.gov.tr/ adresinde duyurulan format ve standartlara uygun elektronik dosya biçiminde hazırlanması, bastırılmaksızın kaydedilmesi, değişmezliğinin, bütünlüğünün ve kaynağının doğruluğunun garanti altına alınması ve ilgililer nezdinde ispat aracı olarak kullanılabilmesine imkan tanımayı hedefleyen hukuki ve teknik düzenlemeler bütünüdür.

Zorunluluk kapsamına giren defterler;

Yevmiye defteri

Büyük Defter (Defter-i Kebir)

Mükellefleri Kimlerdir?

Aşağıda sayılan mükelleflerin e-Defter uygulamasına dâhil olmaları zorunludur.

1- e-Fatura uygulamasına geçiş zorunluluğu bulunan mükellefler.

2- Türk Ticaret Kanununun 397nci maddesinin dördüncü fıkrası uyarınca bağımsız denetime tabi olan şirketler.

Geçiş Süreci

e-Defter uygulamasına dâhil olma zorunluluğu bulunan mükelleflerden;

1- e-Fatura uygulamasına geçiş zorunluluğu bulunan mükellefler, e-Fatura uygulamasına geçiş süresi içinde (e-Fatura uygulamasına yıl içinde zorunlu olarak geçen mükellefler bakımından izleyen yılın başından itibaren),

2- Bu Tebliğ yayım tarihi itibarıyla Türk Ticaret Kanununun 397nci maddesinin dördüncü fıkrası uyarınca bağımsız denetime tabi olan şirketler 1/1/2020 tarihinden itibaren, 2020 ve müteakip yıllarda bağımsız denetime tabi olma şartlarını sağlayan mükellefler ise şartların sağlandığı yılı takip eden yılın başından itibaren,

e-Defter uygulamasına geçmek ve edefter.gov.tr adresinde format ve standardı belirlenen defterleri e-Defter olarak tutmak zorundadırlar.

e-Defter ile İş Akışı

Yevmiye defter boyutunun sınırı aşmamasına bakılır, imzalanır,
Yevmiye defterinin şema ve şematron kontrolü yapılır,
Yevmiye defteri beratı oluşturulur ve imzalanır,
Yevmiye defteri beratı şema şematron kontrolü yapılır,
Yevmiye defteri beratı sıkıştırılır.
Hatasız oluşan dosyalar GİB’in sitesine yüklenir.
Eğer yukarıdaki sıralamada herhangi bir hata oluşur ise, e-defter hazırlanamaz.

Uygulama Kullanımı Kimler İçin Zorunludur?

Petrol Piyasası Kanunu bünyesinde, madeni yağ lisansına sahip olanlar ile bunlardan mal alan mükelleflerden, 2011 sonu itibariyle asgari 25 milyon TL brüt satış hasılatına sahip olanlar ve Özel Tüketim Vergisi Kanununa ekli (III) sayılı listedeki malları imal, inşa veya ithal edenler ile bunlardan 2011 takvim yılında mal alan mükelleflerden, 2011 sonu itibariyle asgari 10 milyon TL brüt satış hasılatı bulunanlar, e-Defter zorunluluk kapsamına giren mükellefler arasında yer almaktadır.

Başvuru Nasıl Yapılır?

e-Defter uygulamasına, sadece elektronik ortamda başvuru yapılabilmektedir. Tüzel kişi olan mükellefler www.edefter.gov.tr/ adresindeki başvuru formu ve taahhütnamesini doldurarak, başvuruyu yapan kuruma ait mali mühürleri ile onaylamaları gerekmektedir.
Gerçek kişi olan mükellefler ise www.edefter.gov.tr adresindeki başvuru formu ve taahhütnamesini doldurarak, kendilerine ait Mali Mühür veya Nitelikli Elektronik İmza ile onaylamaları gerekmektedir.
Defterlerini elektronik ortamda oluşturmak, kaydetmek, muhafaza ve ibraz etmek isteyen gerçek ve tüzel kişi mükellefleri, e-Defter tutulması, kaydedilmesi, onaylanması, saklanması ve ibrazında kullanılacak Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB)’den uyumluluk onayı almış bir yazılım kullanmalıdır.
Mali Mühür / Zaman Damgası
Uyumluluk onayı almış yazılımın temini
Mevcut ERP içinde bulunan alanların formatına göre güncellenmesi
Mükellef bünyesinde saklanacaksa Türkiye’de arşivleme imkanı olması

Uygulamayı Kimler Kullanabilir?

Defterlerini elektronik ortamda “oluşturmak, kaydetmek, muhafaza ve ibraz etmek” isteyen gerçek kişi olan mükelleflerin, nitelikli elektronik sertifikaya sahip olmaları gerekmektedir. Tüzel kişi olan mükelleflerin ise, Mali Mühür kullanmaları lazımdır.

e-Defter Hakkındaki Genel Sorular

e-Defter uygulamasının teknik mimarisi, yevmiye defteri ve büyük defter, XBRL GL e-defter format ve standartlarına göre hazırlanmaktadır. Bu standartlar, defter kayıtlarının içeriği ve standartlarını oluşturmaktadır. Söz konusu elektronik ortam olunca e defter ile birlikte elektronik fatura da önemli bir hal alıyor.

Bu standartlara uygun olarak oluşturulan dosyaların, mali mühür ile mühürlenmesi ya da güvenli elektronik imza ile imzalanması ve e-Defter uygulaması aracılığı ile beratının alınması zaruridir.

e-Defter beratı, Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından belirlenen standartlara uygun bilgileri içermektedir ve GİB Mali Mührü ile onaylanmış elektronik dosya anlamına gelecektir.

Neden e-defter?

Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) e-Defter sisteminde bir sorun oluşması ve yasal sürenin sonunda yüklenmeye çalışılan beratların, GİB e-Defter uygulamasına yüklenememesi durumunda, bu beratlara mali mührünün yanı sıra zaman damgası eklenmesi lazımdır. Bilindiği üzere “Zaman Damgası”, belli bir verinin, belirtilen bir tarihte var olduğunu kanıtlayan bir araç anlamına gelmektedir. GİB sisteminde oluşan sorun giderildiğinde, zaman damgalı saklanan berat, GİB e-defter uygulamasına yüklenmelidir ve GİB imzalı berat indirilmelidir. Yasal sürelerde beratın oluşturulduğunun anlaşılması konusu gündeme geldiğinde, zaman damgalı berat, ispat aracı olarak kullanılmaktadır. Sadece beratların, zaman damgalı olması yeterli olmaktadır. Elektronik defterlerin, zaman damgalı olma zorunluluğu bulunmuyor. Nitekim, zaman damgası adet (kontör) bazındadır. Her bir berata konulan zaman damgası, bir kontör olarak adlandırılmaktadır. Defterlere de, zaman damgası eklenmek zorunlu değildir. Ancak yine de kullanıcı tercihen eklemek isterse, burada zaman damgası sayfa sayısına göre değil, defter parçasının kendisine ekleniyor olmaktadır. Dolayısıyla, her defter parçasına konulan zaman damgası, bir kontör olarak hesaptan düşmektedir. Bu arada, e-Defter Uygulaması ile muhasebe kayıt zamanına ilişkin bir değişiklik öngörülmemektedir. Kayıtların öteden beri olduğu gibi, VUK’nda belirlenen süreler dahilinde gerçekleştirilmesi gerekmektedir. Belirlenen süreler, beyanname ve ödeme sürelerini, herhangi bir şekilde etkilemeyecektir. Elektronik defterde, her yevmiye kaydında belge tipinin yer alması zorunda değildir ve hiçbir belgeye dayanmayan işlemler de mümkün olabilmektedir.

SMM, kılavuzda sayılan belgeler arasında yer almadığı için belge türü olarak “other” ve belge açıklaması “serbest meslek makbuzu” olarak belgenin numarası ve tarihi de girilerek kaydedilmektedir.

e-Defter Hangi Yöntemlerle Tutulabilir?

e-Defter oluşturmak, kaydetmek, muhafaza ve ibraz etmek isteyen mükellefler, uyumluluk onayı almış ve/ya platform bağımsız “uyumlu yazılım” kullanmak zorunda olacaktır. e-Defter uygulaması kapsamında kullanıcıların, e-Defter ve beratlarını oluşturmada kullanacakları Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) onayı almış yazılımlara bilindiği üzere “uyumlu yazılım” denilmektedir. Kendi yazılımını geliştiren mükellefler, uyumluluk testlerini başarı ile tamamlamaları halinde, bu yazılım ile e-defter tutabilmektedir.

E-Defter için dosyalar, ilgili kılavuzlarda belirtilen standartlar ve formata uygun biçimde hazırlanmaktadır. Hazırlanan dosya “defter” şema yapısında öngörülen alana yerleştirilmektedir. Oluşturulan “defter” dosyası, bu noktada mühürlenmekte veya imzalanmaktadır. Mühürlenen ya da imzalanan “defter” dosyasının belli bilgileri alınarak “berat” dosyası oluşturulmaktadır. Özetle, Berat Dosyası, mühürlenmekte veya imzalanmaktadır. Mühürlü ya da imzalı berat dosyası hazırdır. Ardından, Berat dosyası, GİB mali mührü ile de mühürlenerek indirilecek biçimde defter sahibinin erişimine açılmaktadır.

e-Deftere Geçmenin Maliyeti Nedir?

Kısaca bir tanımını yapacak olursak; e-Defter, Vergi Usul Kanunu (VUK) ve Türk Ticaret Kanunu (TTK) hükümleri kapsamında tutulması zorunlu olan defterlerin, elektronik ortamda dosya olarak hazırlanması, bastırılmaksızın kaydedilmesi, değişmezliğinin, bütünlüğünün ve kaynağının doğruluğunun garanti altına alınması ve ilgililer nezdinde ispat aracı olarak kullanılabilmesini sağlayan uygulamaların tamamını kapsamaktadır.

e-Defter Gönderme – Alma

Hazırlanan mühürlü ya da imzalı berat dosyası paketi, edefter.gov.tr adresinde bulunan e-Defter uygulamasına giriş yapılarak yüklenecektir; ya da web servis aracılığıyla yapılmaktadır.

e-Defter Gerçek ve Tüzel Kişiler için Arşivleme ve İbraz

Elektronik defterler, istenildiğinde ibraz edilmek üzere ilgili olduğu beratları ile birlikte muhafaza edilmek zorunda olacaklardır.

Elektronik defterler ile beratlarının veri bütünlüğünün sağlanması ile kaynağının inkar edilmezliği, güvenli elektronik imza veya mali mühür ile garanti altına alındığı için, elektronik defterlerin kağıt ortamında saklanması mümkün olmamaktadır.

Mükellefler, e-Defterlerini ve ilgili beratlarını; vergi kanunları, Türk Ticaret Kanunu ve diğer düzenlemelerde yer alan süreler dahilinde elektronik, manyetik veya optik ortamlarda “muhafaza ve istenildiğinde elektronik, manyetik veya optik araçlar vasıtasıyla eksiksiz ve okunabilir şekilde ibraz etmekle” yükümlü olmaktadırlar.

Muhafaza ve ibraz yükümlülüğü, elektronik defterlerin ve beratların doğruluğuna, bütünlüğüne ve değişmezliğine ilişkin olan her türlü elektronik kayıt ve veri, (e-imza ve mali mühür değerleri dâhil) veri tabanı dosyası, saklama ortamı ile doğrulama ve görüntüleme araçlarının tümünü içermektedir. Mükellefler ise, e-Defterlerini ve ilgili beratlarını; istenildiğinde kolaylıkla erişebilmeyi, anlaşılabilir ve eksiksiz bir biçimde görüntüleyebilmeyi ve okunabilir kağıt baskılarını üretebilmeyi sağlayacak biçimde yerine getiriyor olmaktadırlar. Mükellefler, oluşturdukları e-defterlerinin görüntülenebildiği, 200 MB’ı aşmayacak şekilde ergonomik boyutu tespit ederek, e-defterlerini oluşturmaktadırlar.

e-Defterler ve beratların, mükelleflerin kendi bilgi işlem sistemlerinde, muhafaza edilmesi mecburidir.

Muhafaza edilmesi gereken dosyalar, hem Yevmiye Defteri, hem de Büyük Deftere ait oluşturulan defter, berat ve GİB imzalı beratlardır. Bu dosyaların hepsi, bir arada bulunmaktadır ve GİB’in dizin yapısında izni verilen kullanıcıların kendilerine ait bilgi işlem sistemlerinde ve güvenli bir ortamda saklanmalıdır. Dizin yapısı konusuyla ilgili uyumluluk onayı alan e-Defter entegratörleri ve yazılım firmaları, e-Defter müşterilerini yönlendirmekle sorumlu olmaktadır. Aynı zamanda e fatura sayfamızı da incelemenizi öneririz. Dijital çağda hız ve güvenlik en önemli unsur. Uyumsoft olarak e defter kullanımında sizleri bilgilendirmeye çalıştık.