Hızlı, Güvenilir ve Kesintisiz
Sevkiyat Yönetimi
Uyumsoft e-İrsaliye’de

e-İrsaliye, kağıt irsaliyelerle karşılaştırıldığında çeşitli avantajlar sunar. Kağıt irsaliyelerde elle doldurma ve fiziksel taşıma gerekliliği, belgenin kaybolma, hasar görme veya yanlışlıkla değiştirilme riskini beraberinde getirir. Buna karşılık e-İrsaliye dijital bir belge olduğundan, daha güvenli, çevre dostu ve rahat erişilebilir bir yapıya sahiptir. Veri kaybını minimize eder, otomatik kayıt imkanıyla hataları azaltır ve iş süreçlerini daha güvenilir hale getirir. Aynı zamanda, çevreye duyarlı bir yaklaşım sunar, kâğıt tüketimini azaltır ve iletişimi hızlandırır.

İrsaliye ve fatura sıkça karıştırılan terimlerdir. Ancak fatura olmayan sevk irsaliyesi; satıcı tarafından hazırlanan, açıklayıcı bir belgedir. Malın satışının yapılması halinde, o mal gerekli adrese teslim edilirken düzenlenmesi gerekir, fatura yerine kullanılamaz. Malın depodan çıkarılması için ve malın gereken yere teslim edildiğinin kanıtı olarak; sevk irsaliyesi satıcı firma tarafından imzalanmaktadır. Alıcı tarafından ise malın teslim alındığına dair imzalanması gerekir. Bu belgenin imzalanmaması, malın teslim edilmediğini ortaya koyar. Belgede imza varsa o malın teslimi gerçekleşmiş kabul edilir.

e-İrsaliye uygulaması, e-Fatura zorunluluğu olan mükellefler için e-Fatura ile eş zamanlı olarak kullanılmak durumundadır. E-fatura zorunluluğu getirilen mükellefler, e-irsaliye kullanmakla yükümlüdür.

Gelir İdaresi Başkanlığı'nın 509 No.lu tebliği, e-irsaliye zorunluluğunu genişleterek bazı sektörlerde yeni düzenlemeler getirdi. Buna göre, demir ve çelik ile demir veya çelikten eşya imalatı, ithalatı veya ihracatı faaliyetinde bulunan mükellefler, basit usulde olmayanlar dahil olmak üzere, e-Fatura uygulamasına dahil olma şartı aranmaksızın e-İrsaliye uygulamasına zorunlu olarak katılmalıdır.

Bu düzenlemeyle, 2022 ve sonrasındaki yıllarda e-Fatura uygulamasına kayıtlı ve cirosu 10 Milyon TL ve üzeri olan mükellefler, izleyen yılın yedinci ayından itibaren e-İrsaliye uygulamasına geçmek zorundadır. Önceki düzenlemede bu geçiş için gereken ciro sınırı 25 Milyon TL idi, ancak güncel düzenlemeyle bu sınır 10 Milyon TL'ye düşürülmüştür. Bu değişiklikle birlikte belirli sektörlerdeki işletmelerin e-İrsaliye uygulamasına katılma zorunluluğu daha geniş bir kapsamda ve düşük ciro limitleriyle yürürlüğe konmuştur.

Mal sevkiyatı sırasında irsaliyenin kağıt çıktısı ya da elektronik görüntüsü araçta bulundurulmak zorundadır. Araçta bulunmaması ya da görüntülenebilir olmaması durumunda yol denetim memurları tarafından sorgulama ve doğrulama yapma işlemine olanak sağlanamamış olur.

Malın fiili olarak sevk edileceği, bir yerden bir yere taşınması durumunda kesilmelidir.

İrsaliye 7 gün içerisinde faturalaştırılmalıdır.

e-İrsaliye belgesinin iptali söz konusu değildir. Bununla birlikte malın fiili sevkinden önce, malın muhteviyatının ya da alıcının hatalı olduğunun tespiti durumunda, alıcı tarafından e-İrsaliye muhteviyatının tamamına “irsaliye yanıtı” ile “ret” yanıtı verilebilir.

Fatura'nın önce düzenlendiği hallerde mal sevkiyatı ne zaman olacak ise sevk irsaliyesinin (e-İrsaliye'nin) bu tarihten önce düzenlenmesi gerekir.

Malın teslimi (teslim sayılan haller dahil) anında e-Fatura ya da e-Arşiv Fatura düzenlenmesi, belge üzerinde düzenleme tarihi yanında düzenleme zamanının da saat ve dakika olarak gösterilmesi, belge üzerinde “İrsaliye yerine geçer.” ibaresine yer verilmesi ve kağıt çıktısının satıcı veya yetkilisi tarafından imzalanması koşuluyla, e-Fatura ya da e-Arşiv Fatura'nın kağıt çıktısı sevk irsaliyesi yerine geçeceğinden bu tür durumlarda ayrıca e-İrsaliye düzenlenmesine gerek bulunmamaktadır.

Vergi Usul Kanunu'nun 231/5.inci maddesine göre fatura, malın teslimi veya hizmetin yapıldığı tarihten itibaren azami 7 gün içinde düzenlenir. Bu süre içerisinde düzenlenmeyen faturalar için “hiç düzenlenmemiş sayılır” hükmü bulunmaktadır.

e-İrsaliye alıcısı, yanlışlıkla gönderilen veya hatalı olduğunu düşündüğü bir e-İrsaliyeyi reddedebilir. Reddetmek için e-İrsaliye entegratör firmasına başvurularak gerekli süreçler ve işlemler tamamlanabilir. Reddetme süreci genellikle e-İrsaliye entegratör firmasının belirlediği prosedürlere göre yürütülür.

e-İrsaliye, iş dünyasında kâğıt işlemlerini azaltarak iş süreçlerini hızlandırırken aynı zamanda çevreci bir yaklaşım sunar. Bu dijital dönüşüm adımı, işletmelere zaman, maliyet ve verimlilik avantajları sağlanır. Önemli olan, e-İrsaliye süreçlerini doğru şekilde anlamak ve yasal gerekliliklere uygun olarak kullanmaktır.