e-İrsaliye Nedir?

e-İrsaliye, işletmelerin mal sevkiyat süreçlerini tamamen elektronik ortama taşıyan uygulamalar arasında kritik bir yere sahiptir. Sevkiyatın başladığı andan teslim noktasına kadar tüm hareketlerin dijital sistemler üzerinden takip edilmesi ve mevzuat uyumu kazandırır. Uyumsoft e-İrsaliye çözümü tüm süreçlerde kesintisiz bir deneyim sunar.

İrsaliye Nedir?

İrsaliye, bir işletmede mal hareketinin başladığı her anın resmi kayda girmesini sağlayan temel ticari belgelerden biridir. Depodan çıkan ürünlerin hangi tarihte, hangi miktarda ve kime doğru yola çıktığını gösterir. Satışın gerçekleştiği anda veya malların sevkiyat sürecinde düzenlenen bu belge firmaların ticari kayıtlarında kritik rol oynar.

e-İrsaliye Nedir?

e-İrsaliye, kâğıt sevk irsaliyesinin elektronik ortamda düzenlenen ve iletilen halidir.
Malın depodan çıkıp sevkiyata başlamasıyla birlikte hazırlanan belge, Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) sistemleri üzerinden oluşturulur.

Kâğıt irsaliye ile aynı hukuki geçerliliğe sahip olan e-İrsaliye; sevkiyat sürecinde belge kaybı riskini ortadan kaldırır, stok ve teslim kayıtlarının gerçek zamanlı takibini sağlar.

e-İrsaliye Nasıl Kesilir?

e-İrsaliye düzenleme süreci, sevkiyat başlamadan önce belgelerin elektronik ortamda hazırlanmasıyla yürütülür:

• GİB uyumlu entegratöre giriş yapılır: Bunlar portal, özel entegratör ya da işletmeye ait sistem olabilir.

• Gönderici ve alıcı bilgileri eklenir: Unvan, VKN/TCKN, adres ve teslim noktası gibi temel bilgiler doldurulur.

• Sevk tarihi belirlenir: Malın hangi gün depodan çıktığı elektronik irsaliye üzerinde mutlaka yer alır.

• Ürün veya malzeme detayları yazılır: Stok adı, miktarı, birimi, varsa açıklama ve toplam sevk edilen tutar işlenir.

• Taşıma bilgileri girilir: Araç plakası, şoför adı, taşıyıcı firma gibi bilgiler sevkiyat takibi için kaydedilir.

• Belge oluşturulur ve onaylanır: e-İrsaliye elektronik ortamda imzalanır; GİB sistemine iletilerek resmiyet kazanır.

e-İrsaliyede Hangi Bilgiler Bulunur?

e İrsaliye malın sevkiyat aşamasına geçtiğini gösteren birçok zorunlu bilgiyi içerir. Belgede bulunan temel bilgiler şunlardır:

• Gönderici bilgileri: Firma adı/unvanı, vergi numarası, adres ve iletişim bilgileri

• Alıcı bilgileri: Teslim alacak kişi veya işletmenin unvanı, VKN/TCKN ve adresi

• Belge bilgisi: Belge ibaresi, belge numarası ve düzenleme tarihi

• Sevk tarihi ve sevk adresi: Malın depodan hangi tarihte çıktığı ve teslimin yapılacağı yer

• Mal veya stok bilgileri: Ürün açıklaması, miktarı, birimi, varsa lot/batch detayları

• Taşıma ve lojistik bilgileri: Araç plakası, şoför bilgisi veya taşıyıcı firma adı

• Elektronik imza/mühür: GİB standartlarında oluşturulan mali mühür veya sistem onayı

• Referans numaraları: Gerekirse ilişkili sipariş, fatura veya teslim kaydı numarası

e-İrsaliye Kimlere Zorunlu?

e-Fatura Mükellefleri

Uygulamanın temel zorunluluk kitlesi e-Fatura kullanıcılarıdır. Gelir İdaresi Başkanlığı düzenlemeleri gereği, e-Faturaya geçen işletmeler mal sevkiyatı yaptıklarında kâğıt yerine e-İrsaliye düzenlemekle yükümlüdür. Bu kapsam, küçük işletmelerden büyük üreticilere kadar geniş bir mükellef grubunu kapsar.

Mal Sevkiyatı Yapan İşletmeler

Depodan mal çıkaran, stok taşıyan, ürün gönderen veya teslim eden tüm firmalar, sevkiyatlarını belgelendirmek zorundadır. Sevkiyat ile satışın eş zamanlı yürüdüğü işletmelerin e-İrsaliye düzenleyerek süreci elektronik ortamda izlenebilir kılması gerekir. Toptancılar, üreticiler, imalatçılar ve lojistik faaliyet gösteren işletmeler pratikte bu grubun içinde yer alır.

E-Ticaret ve Perakende Sektörü

Online satış yapan işletmeler, ulaştıkları müşteri sayısı ve mal hareketinin yoğunluğu nedeniyle e-İrsaliye uygulamasına dahil olan ilk gruplar arasındadır. Organize perakende, pazar yeri satıcıları ve çok kanallı satış yapan markalar, sevkiyatlarını dijital belgeyle takip etmek zorundadır.

Tedarik Zincirinde Yer Alan Firmalar

Dağıtım, depolama, fason üretim veya taşeron faaliyetlerde bulunan işletmeler de ürün akışının bir parçası oldukları için e-İrsaliye düzenlemekle yükümlüdür. Bu zorunluluk, stok hareketinin gerçekleştiği her aşamada geçerli olabilir.

e-İrsaliye ve e-Fatura Arasındaki Farklar Nelerdir?

• Amaç farkı: e-Fatura satış işlemini, e-İrsaliye sevkiyatı belgelemek içindir.

• Düzenleme zamanı: e-Fatura teslimden önce/sonra kesilebilir, e-İrsaliye sevk başlamadan önce düzenlenir.

• Kapsam: e-Fatura parasal bilgileri içerir; e İrsaliye malın miktar, teslim ve taşıma detaylarını gösterir.

• Birlikte kullanım: Sevk ve satış ayrıysa iki belge düzenlenir; aynı anda ise irsaliyeli e-Fatura kullanılabilir.

• Zorunluluk durumu: e-Fatura mükellefleri sevkiyat yaptıkları anda e-İrsaliye düzenlemekle yükümlüdür.

• Denetim ve ibraz: e-Fatura finansal kayıtlarda; e-İrsaliye taşıma sırasında ibraz edilmek üzere kullanılır.

e-İrsaliyede Güven ve Kolaylık: Uyumsoft

Uyumsoft, e-İrsaliye süreçlerini uçtan uca dijitalleştirerek işletmelerin sevkiyat akışını güvenli, izlenebilir ve mevzuat uyumlu hale getirir. GİB sertifikalı altyapısı sayesinde elektronik irsaliyeler doğru zamanda oluşturulur, alıcıya güvenli biçimde iletilir ve sevkiyat süreci boyunca denetime hazır olarak sistemde saklanır. Belgelerin kaybolma, yanlış düzenleme veya sahada erişilememe riskleri ortadan kalkar. Uyumsoft’un geniş entegrasyon imkânı e İrsaliyenin operasyonu bütünleyen bir iş akışı unsuru olmasını sağlar. Depo, lojistik ve muhasebe süreçleri tek platformda birleşir.