7 Adımda E-Arşiv Avantajları!

E-arşiv ile birlikte kağıt masrafından kurtulun !

E-arşiv hakkında merak ettiğiniz tüm bilgileri bu içeriğimizde bulabilirsiniz.

Siz de eğer kağıt masraflarından bıkıp usandıysanız form doldurun uzmanlarımız size ulaşsın!

e-Arşiv Nedir?

E-Arşiv, tüm kestiğiniz faturalarınızı, E-Fatura mükellefi olmayan işletmelere ve son kullanıcılara, dijital ortamda kolay, hızlı, güvenilir ve kağıt masrafı yapmadan gönderme sistemidir. Kestiğiniz faturalar elektronik ortamlarda depolanmasını, ibraz edilmesini ve raporlanmasını Uyumsoft E-Arşiv uygulaması ile sağlayabilirsiniz.

E-Arşiv Mükellefi Misiniz?

İnternet üzerinden mal ve hizmet satışı yapan ve 2014 yılı gelir tablosu brüt satış hasılatı tutarı 5 milyon lira ve üzerinde olan mükellefler, en geç 1/1/2016 tarihine kadar e-Arşiv Uygulamasına geçmek zorundadır. (Kaynak: Gelir İdaresi Başkanlığı)

E-Arşiv Avantajları?

Uyumsoft E-Arşiv ile Faturalarınızı E-Fatura mükellefi olmayan firmalara ve son kullanıcıya kesebilirsiniz.
Uyumsoft E-Arşiv ile şablon şeklinde hazırlama yapabilir, böylelikle şirketinizin kampanyalarını faturanıza tasarım olarak aktararak, reklam maliyetlerini düşürebilirsiniz.
Uyumsoft E-Arşiv ile muhasebe süreçlerinizi hızlandırıp, fatura işlemlerindeki hata oranlarını düşürebilirsiniz.
Uyumsoft E-Fatura ve E-Arşiv sayesinde kurumların, kurumlar arası ve son tüketiciye fatura süreçlerini, yasal çerçevede hızlı, kolay ve güvenilir bir şekilde yapabileceksiniz.
Uyumsoft E-Arşiv uygulaması ile beraber, faturalarınızın depolanması, ibraz ve rapor gibi birçok avantaja sahip olabilirsiniz. Böylelikle zaman ve mekândan tasarruf sağlamış olacaksınız.
Uyumsoft Faturalarınızı gönderirken kaybettiğiniz iş gücünü böylelikle dijitalleştirmiş oluyorsunuz.
Elektronik ortamda faturalarınıza erişim sağlayabiliyorsunuz.
Nüshasını elektronik olarak tek tık ile mail atabiliyorsunuz.

E-Arşiv Özellikleri

E-Arşiv ile E-Fatura sistemine geçmeyen şirket ve kişilere fatura kesebilme imkanı sağlamaktadır.
E-Arşiv sayesinde faturalarınız güvenli bir şekilde arşivlenir. (minimum 10 yıl boyunca)
İsterseniz evden, isterseniz işten e-Fatura uygulamalarına erişim sağlayabilir zaman ve mekan kısıtlamasına takılmazsınız.
Fatura formatlarını kendiniz tasarlayabilir, böylelikle duyuru ve reklamlarınızı faturanız üzerinden yaparak, müşterilerinize reklam yapabilirsiniz.
E-Arşiv ile mevcut Erp yazılımlarınıza entegre olabilirsiniz.
Uyumsoft E-Arşiv sayesinde, bakım ve güvenlik gibi önemli güncellemeler ile uğraşmadan sürekli güncel ve sürekli hızlı işlem yapabilirsiniz.

Kimler Kullanabilir? Kimler İçin Kullanımı Zorunludur?

e-Fatura ve e-Arşiv fatura ayrımında, alıcı firma e-Fatura mükellefi ise e-Fatura, değil ise e-arşiv fatura kesilmesi gerekir.
e-Fatura geçişi tamamlandıktan sonra 7 gün süre ile kağıt fatura kesmeye devam edilebilir.
e-Arşiv geçişi tamamlandıktan sonra, artık kağıt fatura düzenlenmeyecektir.
e-Fatura zorunluluk kapsamındaki mükellefler, e-Defter’e geçmek zorundadırlar.
e-Arşiv mükellefi olduysanız, e-Fatura mükellefi olmayan bir müşterinize, e-Arşiv fatura göndermelisiniz. e-Arşiv kullanmıyorsanız, kağıt fatura düzenleyeceksiniz.

Ne Zaman Raporlanır?

1 Ocak 2019 tarihinden itibaren günlük olarak kesilen e-Arşiv faturaları en geç izleyen günün sonuna kadar Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB)’e raporlanmalıdır. Geçmiş tarihli fatura kesilmesi ya da Fatura İptal edilmesi durumunda ilgili faturalar faturanın kesildiği/sisteme gönderildiği güne ait iletilecek rapor içerisinde yer alacaktır.
Hangi Yöntemlerle Kesilebilir?Mükellefler e-Arşiv faturalarını, kendi bilgi işlem sistemlerini GİB sistemine entegre ederek veya GİB Portalı aracılığıyla veya özel entegratörlerin bilgi işlem sistemleri aracılığıyla yapmaktadırlar. Uyumsoft’un da aralarında yer aldığı özel entegratöre başvuranların, ayrıca GİB’e başvurması da gerekmez. e-Arşiv faturalar, Özel Entegratör yöntemi ile oluşturulduğunda, özel entegratörlük mali mühür ile imzalanır. Fatura keserken, mali mührün bilgisayara takılı olması gerekmez. e-Fatura ve e-Arşiv numaralandırma, entegratör tarafından yapılmaktadır.Firma, fatura numarasını kendi muhasebe programında oluşturursa veya el ile fatura numarası veriyorsa, fatura serisinin devamı ve takibi firmaya ait olacaktır.

Maliyeti Nedir?

Bilindiği üzere, internet üzerinden yaptığı cirosunda 5 milyon TL nin üzerinde ciro yapanlar, e-Arşiv faturaya geçme zorunlu hale getirilmişti. e-Arşiv fatura kullanımının zorunlu hale gelmesiyle birlikte, son tüketicilerin hayatlarına daha fazla e-Arşiv faturası girmeye başladı. Sunduğu maliyet tasarrufu ve çevreye olan katkısı gibi birçok avantajlardan dolayı birçok şirket, “e-Arşiv” faturaya gönüllü olarak geçiş yapmaya devam etmektedirler. Firmalar, oluşturdukları e-Arşiv sayısına göre, özel entegratörlere bir hizmet bedeli ödemektedirler. Bu konuda özel entegratörlerden fiyat bilgisi alarak, kararlarını vermektedirler.

e-Arşiv Gönderme – Alma

e-Arşiv faturaları, alıcısının mail adresine iletilmektedir.e-Arşiv faturalarda mevzuat gereği, fatura görüntüsünde firma yetkilisi ıslak imza görselinin bulunması zorunludur. Firma logosu istenirse, e-Fatura görseline de eklenebilir.
Eğer, müşterinin gönderdiği e-Arşiv görüntülenmiyorsa, fatura görsel şablonu bozuk demektir. Görüntülenemeyen e-Arşiv uygulamasına gelen faturalar içinden indirilecek fatura UBL’ni, GİB e-Fatura görüntüleyicide XSLT’nin hatalı olduğu görülebilir ve bu konu müşteriye iletilebilir.
e-Arşiv tekrar gönderim işlemlerinde, fatura ID aynı, zarf -fatura UUID bilgileri farklı ve yeni olmalıdır. Aynı fatura, farklı fatura UUID ve zarfta fatura numarasını kullanıcı üretiliyorsa, aynı fatura numarasıyla, fatura numarasını entegratör üretiyorsa (numara alanı boş bırakılarak) aynı müşteri fatura numarası ile tekrar gönderilir. Nitekim, e-Arşiv faturası iptal edildiğinde, SMTP ayarları tamamlanmış ve mail gönderimleri aktif olduğunda, alıcıya otomatik olarak iptal bilgisi gönderilmektedir.
TC kimlik numarası bilinmeyen müşteriye, TCKN alanına 11 adet 1 yazarak, e-Arşiv düzenlenebilmektedir. Gün içinde yanıtlanmayan e-Arşiv iptal edilmek istenirse, bu faturaya ilişkin iade faturası düzenlenecektir.

Arşivleme ve İbraz Nasıl Yapılıyor ?

e-Fatura ve e-Arşiv faturalar, kağıt olarak saklanmak zorunda değildir. e-Arşiv kesme izni alan mükellefler, oluşturdukları e-Arşiv faturaları ve yanıtlarını birbirleriyle ilişkili şekilde, mevzuatta öngörülmüş süreler dahilinde muhafaza ve istenildiğinde ibraz etmekle yükümlü olacaktır. Özel entegratörler, e-Arşiv faturaları 10 yıl süre ile saklamaktadırlar. Entegretör değişikliği durumda ise, eski entegretördeki faturaların ubl dosyaları alınıp, firma bünyesinde saklanması gerekmektedir. Vergi mükelleflerinin işini kolaylaştıran sisteme hala geçmediniz mi ?

E-Arşiv Faturası Nedir? Nasıl Kullanılır?

E-Arşiv faturası özellikle son yıllarda sıkça duyduğumuz bir kavram haline gelmiş durumda. Bunun en büyük sebebi faturalama süreçlerinin genellikle dijital ortama taşınması oldu. E-arşiv, hazırlanmış faturaların alıcının ve göndericinin arasında güvenli bir şekilde ulaşması için geliştirilmiş bir sistemdir. e-Arşiv, gelir idaresi tarafından ortaya konulan kurallar çerçevesinde kalarak faturaların elektronik ortam üzerinden düzenlenmesi, faturaların elektronik ortam üzerinden saklanması, ibraz ve raporlamaya ilişkin verileri kapsayan uygulamanın genel adıdır. E-Arşiv faturası, faturaların elektronik ortamda bu uygulama üzerinden işlenerek karşı tarafa iletilmesidir. Belgenin ikinci kopyası, rapor ve ibrazına ilişkin veriler bu kısımda da muhafaza edilir. Yani, e-arşiv faturası bir bakıma elektronik fatura türü olarak karşımıza çıkar. Bir diğer anlamda e-Arşiv sistemi, e-fatura sistemini tamamlayıcı konumdadır. E-arşiv 2016 yılında uygulamaya konulan e-Arşiv ve e-Fatura zorunluluğu birçok şirketin geçiş sürecinde yer almaktadır. “Kimler e-arşiv faturası kullanmalıdır?” sorusunun cevabına gelecek olursak; sadece E-faturaya kayıtlı mükellefler faydalanabilmektedir. Bu sistemi kullanan mükellefler E-fatura sistemine kayıtlı olmayan vergi mükelleflerine ve vergi mükellefi olmayan herkese elektronik ortamda fatura oluşturup gönderebilir.

Peki e-arşiv uygulaması nasıl kullanılır? E-Arşiv bilgi işlem sisteminin entegrasyon yöntemlerden biri. Bu yöntem, kendilerine ait bilgi işlem sistemini 7/24 işletebilen, yeterli yazılım ve teknik donanım alt yapısına sahip mükelleflerin, e-Arşiv uygulamasını kendi bilgi işlem sistemleri üzerinden kullanabilmeleri için geliştirilmiştir. Bilgi işlem sistemleri yeterli olan kullanıcılar, gerekli entegrasyonu sağlamaları koşulu ile e-Arşiv uygulamasını doğrudan kendilerine ait bilgi işlem sistemleri aracılığı ile kullanabilirler.

Bir diğer yöntem ise Başkanlık’tan özel entegrasyon izni almış mükelleflerin bilgi işlem sistemi vasıtası ile e-arşiv uygulamasından faydalanmasını sağlayan özel entegrasyon yöntemidir. İzinli mükelleflerden biri olan Uyumsoft e-arşiv uygulaması, e-fatura kapsamındaki ve kapsam dışındaki firmalar ile nihai tüketicilere e-Fatura düzenlenmesini, ikinci nüshasının elektronik olarak korunmasını ve ibraz edilmesini sağlıyor. Uyumsoft e-arşiv uygulaması verilere hızlı ve kolay bir şekilde istenildiği an ulaşılabilmesini, geriye dönük fatura sorgulama süreçlerinin kolaylaşmasın sağlarken, gelen/giden fatura kaybının önlenmesini mümkün kılar. Aynı zamanda Uyumsoft e-arşiv uygulaması, firmanızın süreçlerine ve kullandığınız ERP çözümüne kolay ve hızlı entegre olur.

Bilgi Talep Formu

Ürünlerimiz hakkında detaylı bilgi almak için
iletişim formumuzu doldurabilirsiniz.
En kısa sürede uzman ekiplerimiz size
dönüş yapacaktır.

Adınız Soyadınız *

E-Posta Adresiniz *

Telefon Numaranız *

Web Siteniz

Firmanızın Adı

Mesajınız

İşbu 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ile yürürlükteki yasal mevzuata uygun olarak ve 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“Kanun”) kapsamında “Veri Sorumlusu” sıfatıyla Uyumsoft (“Şirket”) ait www.uyumsoft.com alan adlı internet sitesinin kullanması ile bağlantılı olarak elde edilen ve tarafımızca sağlanan verilerin toplanması, işlenmesi ve kullanım türü, derecesi ve amacı ile ilgili olarak siz kullanıcılarımıza bilgilendirme yapılması amaçlanmaktadır.

www.uyumsoft.com alan adlı internet sitesi Uyumsoft tarafından işletilmektedir. Şirket kullanıcıların kişisel verilerinin yönetilmesinde sorumlu kuruluştur. İşbu madde kapsamındaki bilgilendirme 6698 sayılı “Kişisel Verilerin Korunması Kanunu” kapsamında yapılmaktadır.

Kişisel verilerinizinin, gizli bilgilerinizin korunmasını ve gizli tutulmasını ciddiye almaktayız. Kanun ve ilgili mevzuat hükümlerine tarafımızca, çalışanlarımızca ve servis sağlayıcılarımızca görevlerini yerlerine getirirlerken gizliliklerine mutlaka dikkat edilmesini ve yalnızca sizlere bildirdiğimiz amaçlarla kullanılmasını sağlamak üzere teknik ve idari önlemleri almaktayız.

Kişisel verilerin işlenmesi, kişisel verilerin tamamen ve kısmen otomatik olan (çerezler) ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hale getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi kişilere ait veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlemi ifade etmektedir.

İnternet sitesine üyeliği kapsamında bizlere sağladığınız bilgileriniz, buna ek olarak mal ve hizmet alımlarınız sırasında çerezler ve benzeri yöntemler aracılığı edinilen bilgiler; bizim tarafımızdan, mevcut ve ilerideki iştiraklerimiz, bağlı şirketlerimiz, hissedarlarımız, iş ortaklarımız, haleflerimiz, hizmet ve faaliyetlerimiz ile yan hizmetlerimizi yürütmek üzere hizmet aldığımız, işbirliği yaptığımız, yurt içinde ve/veya yurtdışında faaliyet gösteren program ortağı kuruluşlar ve diğer üçüncü kişiler (hukuk ve vergi danışmanlarımız, bankalar, bağımsız denetçiler dahil ve fakat bunlarla sınırlı olmamak üzere, sizlere hizmet sunabilmemiz için işbirliği yaptığımız veya yapabileceğimiz hizmet tedarikçileri) ve/veya bunların belirleyecekleri üçüncü kişiler/kuruluşlar tarafından muhtelif mal ve hizmetlerin sağlanması ve her türlü bilgilendirme, reklam-tanıtım, promosyon, satış, pazarlama ve üyelik uygulamaları amaçlı yapılacak elektronik ve diğer ticari-sosyal iletişimler için, belirtilenler ve halefleri nezdinde süresiz olarak veya öngörecekleri süre ile kayda alınabilecek, basılı/manyetik arşivlerde saklanabilecek, gerekli görülen hallerde güncellenebilecek, paylaşılabilecek, aktarılabilecek, transfer edilebilecek, kullanılabilecek ve Kanun’un 5. ve 6. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları dahilinde işlenebilecektir. Buna ek olarak Kanun dahil ilgili mevzuat hükümleri dahilinde zorunlu olması durumunda bazı uygulamalar ve işlemler için ayrıca ilave izniniz de gerekebilecektir. Bu durumlarda sizlerle iletişime geçilecek ve sizlerin açık rızaları rica edilecektir. Bu verilere ek olarak bizlere iletmiş olduğunuz kişisel verileriniz hukukun gerekli kıldığı durumlarda resmi kurum/kuruluşlar, mahkemeler tarafından talep edilmesi halinde ilgili merci ve mahkemelere iletilebilecektir.

Kişisel verileriniz internet sitemizde siz kullanıcılarımıza daha iyi hizmet sunabilmesi, hizmetlerimizin iyileştirebilmesi, ayrıca bu konuda izin vermiş olmanız durumunda pazarlama faaliyetlerinde kullanılabilmesi, ürün/hizmet teklifi, her türlü bilgilendirme, reklam-tanıtım, promosyon, satış, pazarlama, mağaza kartı, kredi kartı ve üyelik uygulamaları, modelleme, raporlama, skorlama, internet sitesinin kullanımını kolaylaştırılması, kullanıcılarının ilgi alanlarına ve tercihlerine yönelik tarafımızca veya iştiraklerimiz tarafından yapılacak geliştirme çalışmalarda kullanılabilecektir. İnternet sitesi üzerinde yaptığınız hareketlerin çerezler ve benzeri yöntemlerle izlenebileceğini, kaydının tutulabileceğini, istatistiki veya yukarıda bahsedilen amaçlarla kullanılabilecektir. Ancak buna ek olarak önemle belirtmek isteriz ki internet sitemize üyelik, ürün veya hizmetlerimizin satın alınması ve bilgi güncelleme amaçlı girilen bilgiler, kredi kartı ve banka kartlarına ait gizli bilgiler diğer internet kullanıcıları tarafından görüntülenemez.

Ebeveyninin veya velisinin izni olmadan küçüklerin kişisel verilerini göndermemeleri gerekmektedir.

Şirket’e ait internet sitesinin, durumun niteliğine göre diğer internet sitelerine bağlantılar içermesi halinde bu sitelerin operatörlerinin veri koruma hükümlerine uygun olup olmamaları hususunda hiçbir taahhütte bulunmamaktayız. Şirket, link veya benzeri başka yöntemlerle bağlantı verdiği sitelerin içeriklerinden hiçbir zaman sorumlu değildir.

6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun 11. maddesi uyarınca; kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme, kişisel verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme, kişisel verilerinizin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme, yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme, kişisel verilerinizin eksik veya yanlış işlenmiş olması halinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işleme ilişkin olarak kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme, Kanun’un ve ilgili sair mevzuat hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması halinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme, işlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme, kişisel verilerinizin Kanun’a aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız halinde zararın giderilmesini talep etme haklarına sahipsiniz. Kişisel veri sahipleri olarak, az önce saymış olduğumuz haklarınıza ilişkin taleplerinizi, söz konusu yöntemlerle Şirket’e iletmeniz durumunda Şirketimiz talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandıracaktır. Ancak, işlemin ayrıca bir maliyeti gerektirmesi halinde Kişisel Verileri Koruma Kurulunca belirlenen tarifedeki ücret alınabilir.

Kanun’un 13. maddesinin 1. fıkrası gereğince, yukarıda belirtilen haklarınızı kullanmak ile ilgili talebinizi, yazılı olarak veya Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nun belirlediği diğer yöntemlerle Şirket’e iletebilirsiniz. Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından şu aşamada ilgili haklarınızın kullanımına ilişkin herhangi bir yöntem belirlemediği için, başvurunuzu Kanun gereğince, yazılı olarak Şirket’e iletmeniz gerekmektedir.

Çerezler

İnternet sitemizde; IP adresi, kullanılan tarayıcı, bilgisayarınızdaki işletim sistemi, internet bağlantınız, site kullanımları hakkındaki bilgiler gibi belirli verileri otomatik olarak elde etmemize yardımcı olan çerezler (cookie) bulunmaktadır. Söz konusu çerezler bir internet sayfası sunucusu tarafından sabit sürücünüze iletilen küçük metin dosyalarıdır ve sitemizde bulunan çerezler, bilgisayarınız için zararlı sayılabilecek virüsler göndermek için kullanılmamaktadır.

Çerezler genellikle bilgisayarınızda saklanarak, internet sitemizde yapmış olduğunuz işlemler, gezintileriniz esnasındaki tıklamalarınızın kaydedilmesi yolu ile internet sitesini hangi zaman dilimi içerisinde, ne kadar süre ile kaç kişinin kullandığı, bir kişinin internet sitesini hangi amaçlarla, kaç kez ziyaret ettiği ve site üzerinde ne kadar vakit harcadığı hakkında istatistiksel bilgileri elde etmek ve kullanıcı sayfalarından dinamik olarak reklam ve içerik üretilmesine yardımcı olmak amacı ile sağlanmaktadır. İnternet sitemizi kullanarak kullanılan çerezleri onaylamış olursunuz. Şirket, söz konusu çerezler aracılığı ile verilerinizi işleyebilir ve elde edilen bilgileri analiz etme amacı ile bu kapsamda yurtiçinde ve yurtdışında üçüncü kişilere aktarabilir.

Çerezler tarafından verileriniz toplanmadan internet sitemizi görüntülemek istiyorsanız seçiminizi cihazınızın/tarayıcınızın ayarlarından her zaman değiştirebilirsiniz. Çerezlerin kullanımını durdurduğunuzda internet sitemizde her türlü işlemi belirli özelliklerinin çalışmayabileceğini lütfen unutmayınız.

Açık Rıza

Sizler, internet sitemize girerek tarafımıza sağlamış olduğunuz kişisel verilerinizin Kanun’a ve işbu 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’ne uygun bir şekilde ve belirtilen amaçlarla işlenebileceğini bilmekte, kabul etmekte ve ayrıca işbu 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ile Kanun kapsamında yapılması gereken aydınlatma yükümlülüğü yerine getirildiğini, Sözleşme’yi okuduğunuzu, anladığınızı, haklarınızın ve yükümlülüklerinin bilincinde olduğunuzu beyan etmektesiniz.

Kişisel Veriler Bilgilendirme Metni'ni Kabul Ediyorum