e-Arşiv faturası özellikle son yıllarda sıkça duyduğumuz bir kavram haline gelmiş durumda. Bunun en büyük sebebi faturalama süreçlerinin genellikle dijital ortama taşınması oldu. e-Arşiv, hazırlanmış faturaların alıcının ve göndericinin arasında güvenli bir şekilde ulaşması için geliştirilmiş bir sistemdir. e-Arşiv, gelir idaresi tarafından ortaya konulan kurallar çerçevesinde kalarak faturaların elektronik ortam üzerinden düzenlenmesi, faturaların elektronik ortam üzerinden saklanması, ibraz ve raporlamaya ilişkin verileri kapsayan uygulamanın genel adıdır. E-Arşiv fatura, faturaların elektronik ortamda bu uygulama üzerinden işlenerek karşı tarafa iletilmesidir. Belgenin ikinci kopyası, rapor ve ibrazına ilişkin veriler bu kısımda da muhafaza edilir. Yani, e-arşiv fatura bir bakıma elektronik fatura türü olarak karşımıza çıkar. Bir diğer anlamda e-Arşiv sistemi, e-fatura sistemini tamamlayıcı konumdadır. E-arşiv 2016 yılında uygulamaya konulan e-Arşiv ve e-Fatura zorunluluğu birçok şirketin geçiş sürecinde yer almaktadır. “Kimler e-arşiv fatura kullanmalıdır?” sorusunun cevabına gelecek olursak; sadece e-Faturaya kayıtlı mükellefler faydalanabilmektedir. Bu sistemi kullanan mükellefler e-Fatura sistemine kayıtlı olmayan vergi mükelleflerine ve vergi mükellefi olmayan herkese elektronik ortamda fatura oluşturup gönderebilir.
Peki e-Arşiv uygulaması nasıl kullanılır? e-Arşiv bilgi işlem sisteminin entegrasyon yöntemlerden biri. Bu yöntem, kendilerine ait bilgi işlem sistemini 7/24 işletebilen, yeterli yazılım ve teknik donanım alt yapısına sahip mükelleflerin, e-Arşiv uygulamasını kendi bilgi işlem sistemleri üzerinden kullanabilmeleri için geliştirilmiştir. Bilgi işlem sistemleri yeterli olan kullanıcılar, gerekli entegrasyonu sağlamaları koşulu ile e-Arşiv uygulamasını doğrudan kendilerine ait bilgi işlem sistemleri aracılığı ile kullanabilirler.
Bir diğer yöntem ise Başkanlık’tan özel entegrasyon izni almış mükelleflerin bilgi işlem sistemi vasıtası ile e-Arşiv uygulamasından faydalanmasını sağlayan özel entegrasyon yöntemidir. İzinli mükelleflerden biri olan Uyumsoft e-Arşiv uygulaması, e-fatura kapsamındaki ve kapsam dışındaki firmalar ile nihai tüketicilere e-Fatura düzenlenmesini, ikinci nüshasının elektronik olarak korunmasını ve ibraz edilmesini sağlıyor. Uyumsoft e-arşiv uygulaması verilere hızlı ve kolay bir şekilde istenildiği an ulaşılabilmesini, geriye dönük fatura sorgulama süreçlerinin kolaylaşmasın sağlarken, gelen/giden fatura kaybının önlenmesini mümkün kılar. Aynı zamanda Uyumsoft e-Arşiv uygulaması, firmanızın süreçlerine ve kullandığınız ERP çözümüne kolay ve hızlı entegre olur.