e-Fatura Hakkında 20 Soru 20 Cevap

e-Fatura, kağıt fatura ile aynı hukuki niteliklere sahip olan, fatura işlemlerinin dijital ortamda oluşturulması, iletilmesi ve saklanmasını sağlayan elektronik belgedir. Teknolojinin iş dünyasına entegre olmasıyla birlikte, faturalaşma süreçleri de köklü bir değişime uğramıştır. İşletmelerin dijital dönüşüm yolculuğunda ilk ve en önemli adımlardan biri olan e-Fatura, hem operasyonel verimliliği artırmakta hem de maliyetleri düşürmektedir. Uyumsoft gibi özel entegratörler aracılığıyla güvenle yönetilen bu süreç, vergi usul kanunlarına tam uyumluluk sağlar. Bu rehberde; e-fatura ne demek, avantajları neler gibi e-Fatura hakkında en çok merak edilen 20 soruyu ve detaylı cevaplarını bulabilirsiniz.

e-Fatura Nedir?

e-Fatura, Vergi Usul Kanunu gereğince bir faturada yer alması gereken tüm bilgileri barındıran, karşılıklı olarak gönderici ve alıcı arasındaki iletiminin Gelişir İdaresi Başkanlığı (GİB) sunucuları üzerinden dijital olarak yapıldığı sistemdir. Kağıt faturadan farkı, fiziksel bir kağıda basılma zorunluluğunun olmaması ve tamamen elektronik ortamda (XML formatında) oluşturulmasıdır. Bu sistem, faturanın değiştirilemezliğini ve güvenliğini garanti altına alır. e-Fatura ile ilgili detaylı bilgi için “e-Fatura Nedir?” başlıklı içeriğimizi inceleyebilirsiniz.

e-Faturaya Geçmenin Avantajları Nelerdir?

Elektronik faturalaşma süreci, işletmelere yasal bir zorunluluktur ve önemli bir rekabet avantajı sağlar. e-Fatura maliyeti, kağıt faturaya kıyasla çok daha düşüktür. Avantajları şu şekilde sıralamak mümkündür:

• Maliyet Tasarrufu: Kağıt, mürekkep, zarf, kargo ve arşivleme gibi fiziksel maliyetler tamamen ortadan kalkar.

• Operasyonel Hız: Faturalar saniyeler içinde alıcıya ulaşır, tahsilat süreçleri hızlanır.

• Güvenlik: Faturaların kaybolma riski yoktur, dijital ortamda güvenle saklanır.

• Çevrecilik: Kağıt kullanımını azaltarak binlerce ağacın kesilmesini önler.

• Kolay Erişim: Geçmişe dönük faturalara tek tıkla ulaşılabilir, denetim süreçleri kolaylaşır.

e-Faturaya Nasıl Başvurulur?

e-Faturaya geçiş süreci teknik olarak karmaşık görünse de doğru yöntemlerle oldukça basittir. e-Fatura için başvuru yapmadan önce işletmenin Mali Mühür (tüzel kişiler için) veya e-İmza (gerçek kişiler için) temin etmesi gerekmektedir. Ardından GİB üzerinden başvuru yapılır.

Başvuru ve Kullanım Yöntemleri

e-Fatura uygulamasını kullanmak için üç temel yöntem bulunmaktadır:

1. GİB Portal Yöntemi: Gelir İdaresi Başkanlığı'nın sunduğu ücretsiz portal üzerinden faturalar manuel olarak oluşturulabilir. Fatura sayısı az olan işletmeler için uygundur.

2. Entegrasyon Yöntemi: İşletmelerin kendi bilgi işlem sistemlerini GİB sistemine entegre etmesidir. Bu yöntem güçlü bir IT altyapısı ve sürekli bakım gerektirir.

3. Özel Entegratör Yöntemi: Uyumsoft gibi GİB tarafından yetkilendirilmiş firmalar aracılığıyla e-Fatura kullanılmasıdır. En yaygın, güvenli ve kolay yöntem budur.

Kimler e-Faturaya Geçebilir?

e-Fatura uygulamasına geçiş, bazı mükellefler için zorunlu iken bazıları için ise tamamen isteğe bağlıdır. Yıllık cirosu GİB tarafından belirlenen limitleri aşan firmalar, e-ticaret yapanlar, belirli sektörlerde (gayrimenkul, motorlu taşıtlar vb.) faaliyet gösterenler zorunlu geçiş kapsamındadır. Ancak cirosu ne olursa olsun, faturalaşma süreçlerini hızlandırmak ve e-fatura maliyeti avantajlarından yararlanmak isteyen her işletme gönüllü olarak e-fatura sistemine dahil olabilir.

Firmaların e-Fatura Kullanıp Kullanmadığı Nasıl Anlaşılır?

Bir firmanın e-Fatura mükellefi olup olmadığını anlamak için Gelir İdaresi Başkanlığı'nın web sitesinde yayımlanan "Kayıtlı Kullanıcılar Listesi" kontrol edilmelidir. Ayrıca, kullanılan muhasebe programları veya özel entegratör sistemleri, vergi kimlik numarası girildiğinde karşı tarafın e-fatura kullanıcısı olup olmadığını otomatik olarak sorgulayabilir ve kullanıcıyı uyarır.

e-Fatura İrsaliye Yerine Geçer mi?

e-Fatura, belirli şartlar sağlandığında irsaliye yerine geçebilir. Malın teslimi sırasında e-Fatura düzenlenmişse, faturanın üzerinde düzenleme tarihi ve saati ile birlikte "İrsaliye yerine geçer" ibaresinin bulunması zorunludur. Ayrıca bu faturanın malın yanında (çıktı olarak veya dijital görüntü şeklinde) bulundurulması gerekmektedir. Bu şartlar sağlandığında ayrıca sevk irsaliyesi düzenlenmesine gerek kalmaz.

e-Fatura Uygulamasında İade ve İptal İşlemleri Yapılabilir mi?

e-Fatura sisteminde iade ve iptal işlemleri yapılabilir ancak bu işlemler senaryoya göre değişiklik gösterir. "Temel Fatura" senaryosunda alıcının sistem üzerinden faturayı reddetme hakkı yoktur, harici yollarla itiraz edilmesi veya iade faturası kesilmesi gerekir. "Ticari Fatura" senaryosunda ise alıcı, faturayı aldıktan sonraki 8 gün içinde sistem üzerinden kabul veya ret cevabı verebilir. Reddedilen fatura iptal edilmiş sayılır.

e-Fatura ile Kağıt Fatura Arasındaki Fark Nedir?

Temel fark, oluşturulma ve iletilme biçimidir. Kağıt fatura matbu evrak üzerine basılır, elden veya kargo ile iletilir ve fiziksel klasörlerde saklanır. e-Fatura ise tamamen elektronik ortamda oluşturulur, internet üzerinden iletilir ve dijital sunucularda 10 yıl boyunca saklanır. Hukuki geçerlilik açısından aralarında hiçbir fark yoktur; her ikisi de resmi belgedir. Ancak e-Fatura, hata oranını minimize etmesi ve hızıyla kağıt faturadan ayrılır.

Gönderilen e-Faturada Değişiklik Yapılabilir mi?

Mali mühür ile imzalanıp GİB sistemine gönderilen ve başarıyla işlenen bir e-Fatura üzerinde sonradan değişiklik veya düzenleme yapılamaz. Eğer faturada bir hata varsa, faturanın alıcı tarafından reddedilmesi veya gönderici tarafından (reddedilme imkanı yoksa) iade faturası talep edilmesi gerekir. Hatalı fatura iptal edildikten sonra, doğru bilgilerle yeni bir e-Fatura oluşturulmalıdır.

e-Fatura Kullanmayan Firmalara e-Fatura Gönderilebilir mi?

e-Fatura kullanmayan firmalara elektronik fatura gönderimi sağlanamaz. Teknik olarak e-Fatura sistemi "kapalı devre" bir sistemdir. Yani sadece e-Fatura mükellefi olan bir firma, başka bir e-Fatura mükellefine e-Fatura gönderebilir. Eğer karşı taraf e-Fatura kullanıcısı değilse, bu firmaya veya şahsa e-Arşiv Fatura (veya kağıt fatura limitleri dahilindeyse kağıt fatura) düzenlenmesi gerekir. e-Arşiv Fatura, e-Fatura kapsamı dışındaki herkese kesilen elektronik faturadır.

Mali Mühür Nedir?

Mali Mühür, TÜBİTAK KAMU SM tarafından üretilen, kurumsal bir e-İmza çeşididir. e-Fatura ve diğer e-belge uygulamalarını kullanmak isteyen tüzel kişilerin (şirketlerin) sisteme tanımlanması, faturaların şirket adına imzalanması ve hukuki geçerlilik kazanması için kullanılır. Şahıs şirketleri ise Mali Mühür yerine kendi e-İmzalarını kullanabilirler. Mali Mühür, şirketin kaşesinin dijital halidir.

e-Arşiv Uygulamasına Geçmek İçin e-Fatura Kullanmak Zorunlu mu?

Genel kural olarak, e-Arşiv Fatura uygulamasına dahil olmak isteyen mükelleflerin öncelikle e-Fatura platformunda kayıtlı olmaları gerekmektedir. Özel entegratörler aracılığıyla e-Arşiv hizmeti alan firmalar, aynı zamanda e-Fatura sistemine de dahil olurlar. Ancak GİB'in sunduğu e-Arşiv Portal üzerinden (5.000 TL / 30.000 TL sınırlarını aşan faturalar için) fatura kesenlerin e-Fatura mükellefi olma zorunluluğu yoktur.

e-Faturada Doldurulması Zorunlu Alanlar Nelerdir?

Bir e-Faturanın geçerli sayılabilmesi için Vergi Usul Kanunu'nda belirtilen zorunlu alanların eksiksiz doldurulması gerekir. Bu alanlar şunlardır:

• Faturanın düzenlenme tarihi ve belge numarası.

• Düzenleyenin adı, ticaret unvanı, iş adresi, vergi dairesi ve numarası.

• Müşterinin adı, ticaret unvanı, varsa vergi dairesi ve numarası.

• Malın veya hizmetin beyanı, miktarı, fiyatı ve tutarı.

• Satılan malların teslim tarihi ve irsaliye numarası.

• Karekod (GİB standartlarına göre).

Serbest Meslek Makbuzu Kesenler e-Fatura Kullanabilir mi?

Serbest meslek erbabı (doktor, avukat, mimar vb.) yaptıkları hizmet karşılığında fatura değil, "Serbest Meslek Makbuzu" düzenlerler. Bu kişiler için dijital dönüşüm süreci "e-Serbest Meslek Makbuzu" (e-SMM) uygulaması ile yürütülür. Ancak, bir serbest meslek erbabı aynı zamanda bilanço esasına göre defter tutan bir ticari işletmeye de sahipse, o ticari faaliyeti için e-Fatura kullanabilir. Genel işleyişte serbest meslek kazancı için e-SMM kullanılır.

e-Faturaya Geçmek İçin Kamu Kuruluşlarına Gitmek Gerekir mi?

e-Faturaya geçiş süreci için fiziksel olarak bir kamu kuruluşuna gitmeye gerek yoktur. Mali Mühür başvurusu internet üzerinden Kamu SM'ye yapılır, mühür adrese teslim edilir. e-Fatura başvurusu ise Gelir İdaresi Başkanlığı'nın internet sitesi üzerinden online olarak gerçekleştirilir. Özel entegratör ile çalışılacaksa, entegratör firma süreci sizin adınıza dijital ortamda yönetir.

Şahıs Şirketlerinin e-Faturaya Geçişi Zorunlu mudur?

Şahıs şirketleri için e-Fatura zorunluluğu, şirketin yıllık brüt satış hasılatına ve faaliyet gösterdiği sektöre bağlıdır. GİB tarafından belirlenen ciro limitlerini aşan şahıs şirketleri zorunlu olarak e-faturaya geçmek durumundadır. Ciro limitlerinin altında kalan şahıs şirketleri ise zorunlu olmamakla birlikte, e-faturaya geçmenin avantajları sebebiyle gönüllü geçiş yapabilirler.

e-Fatura ve e-Arşiv Arasındaki Farklar Nelerdir?

Bu iki kavram sıkça karıştırılsa da hitap ettikleri kitle farklıdır.

• e-Fatura: Gönderici ve alıcının her ikisinin de e-Fatura sistemine kayıtlı olduğu durumdur.

• e-Arşiv Fatura: Göndericinin e-Fatura mükellefi olduğu, ancak alıcının (son kullanıcı veya e-Fatura kullanmayan firma) sisteme kayıtlı olmadığı durumlarda kesilen faturadır. Özetle; B2B (firmadan firmaya) işlemlerde genellikle e-Fatura, B2C (firmadan tüketiciye) işlemlerde ise e-Arşiv Fatura kullanılır.

e-Fatura Kullanım Kolaylığı Nasıl Sağlanır?

e-Fatura kullanım kolaylığı, tercih edilen yönteme göre değişir. GİB Portal karmaşık olabilirken, özel entegratörlerin sunduğu arayüzler kullanıcı deneyimini ön planda tutar. Muhasebe programları ile tam entegre çalışan sistemler sayesinde, faturayı tekrar oluşturmaya gerek kalmadan, tek tuşla muhasebe kaydından e-Fatura oluşturulabilir. Bulut tabanlı sistemler sayesinde her yerden erişim imkanı da kullanım kolaylığını artırır.

e-Fatura Sorgulama İşlemi Nasıl Yapılır?

e-Faturaların durumu GİB veya özel entegratör panellerinden sorgulanabilir. Faturanın alıcıya ulaşıp ulaşmadığı, onaylanıp reddedildiği gibi durum kodları (örneğin 1300 kodu: Başarıyla tamamlandı) sistem üzerinden anlık olarak takip edilebilir. Ayrıca, vergi kimlik numarası ile bir faturanın GİB kayıtlarında olup olmadığı "e-Fatura Görüntüleyici" programları ile kontrol edilebilir.

e-Fatura Kullanan İşletmelerin Müşterilerinin de e-Fatura Kullanımı Zorunlu mudur?

e-Fatura kullanan bir işletmenin müşterilerinin de bu sistemi kullanma zorunluluğu yoktur. Eğer müşteri e-Fatura kullanıcısı ise sistem otomatik olarak e-Fatura keser. Müşteri e-Fatura kullanıcısı değilse (örneğin sıradan bir vatandaş veya küçük bir işletme), bu durumda işletme müşterisine e-Arşiv Fatura düzenleyerek mail yoluyla veya kağıt çıktısı olarak iletir. Dolayısıyla e-Fatura sistemine geçmek, müşteri portföyünü kısıtlamaz.

e-Faturaya Sorunsuz Geçin

e-Fatura, işletmelerin hızına hız katan, maliyetlerini düşüren ve yasal uyumluluğu garanti altına alan modern bir çözümdür. 20 soruda özetlediğimiz bu süreç, kağıt faturaların getirdiği operasyonel yükü ortadan kaldırarak iş süreçlerini verimli hale getirir. İster zorunluluk kapsamında olsun ister gönüllü geçiş, e-fatura sistemi modern ticaretin vazgeçilmez bir parçasıdır.

Uyumsoft, e-Fatura geçiş sürecinizi ve sonraki operasyonlarınızı sorunsuz bir şekilde yönetmenizi sağlar. İşletmenizin ihtiyaçlarına özel çözümlerle e-dönüşüm sürecini başlatmak için hemen harekete geçebilirsiniz.