Fatura Sorgulama Nedir, Nasıl Yapılır?

Fatura sorgulama, işletmelerin ve bireylerin ticari işlemlerine ait faturaları kayıt altına alma ihtiyacının sonucu ortaya çıkan bir süreçtir. Dijitalleşen ekonomi ve e-Belge uygulamalarının yaygınlaşmasıyla birlikte kesilen faturaların sistemlerde görüntülenmesi ticari hayatın ayrılmaz bir parçası haline geldi. Ön muhasebeden e-fatura sistemlerine, mali müşavirlik uygulamalarından işletme yönetim araçlarına kadar pek çok platformda kullanılan bu kavram, işletmelerin düzenli bir kayıt yapısına sahip olmasına yardımcı olur. Uyumsoft e-Fatura çözümünde kontrollerinizi kolaylıkla yapabilirsiniz.

Fatura sorgulama ne demektir?

Fatura sorgulama, bir faturanın sisteme kaydedilip kaydedilmediğini, doğru bilgilerle düzenlenip düzenlenmediğini ve gerçekliğini kontrol etmek için yapılan işlemdir. Başka bir ifadeyle düzenlenen bir faturanın varlığını doğrulamak ve bilgileri kontrol etmektir. Bu işlem çoğunlukla e-Fatura ve e-Arşiv gibi elektronik belge sistemlerinde yapılır ve hem işletmeler hem bireyler tarafından kullanılabilir.

e-Fatura Sorgulama Nasıl Yapılır?

e-Fatura sorgulama işlemi, elektronik faturaların sisteme doğru şekilde kaydedilip kaydedilmediğini kontrol etmek için kullanılan dijital bir adımdır. Bu işlem üç temel yöntemle yapılabilir:

1. GİB e-Belge Portalı Üzerinden

Gelir İdaresi Başkanlığı’nın resmi portalı üzerinden sorgulama yapılabilir.

• ebelge.gib.gov.tr adresine giriş yapılır

• Sisteme mali mühür veya e-İmza ile giriş sağlanır

• Gelen veya gönderilen e-Faturalar görüntülenir

• Firma bilgisi, tarih veya belge numarasına göre arama yapılır 

e-İmza ile ilgili detaylara “e-İmza Nedir?” yazımızdan ulaşabilirsiniz.

2. Özel Entegratör Sistemleri ile

• Panel giriş bilgileri kullanılır

• Gelen ve giden faturalar otomatik listelenir

• Filtreleme araçları ile arama yapılır

Uyumsoft ile kontroller tek panelden kolayca yapılabilir.

3. İnteraktif Vergi Dairesi

Bazı temel sorgulamalar İnteraktif Vergi Dairesi üzerinden yapılabilir.

• Sisteme giriş yapılır

• e-Belge menüsü üzerinden ilgili bilgiler kontrol edilir
  Not: Her e-Fatura detayı burada görünmeyebilir.

e-Arşiv Fatura Sorgulama Nasıl Yapılır?

e-Arşiv fatura sorgulama, elektronik ortamda düzenlenen ve e-Fatura sistemine dahil olmayan mükellefler arasında gönderilen faturaların doğrulanması ve görüntülenmesi için yapılan işlemdir. Sorgulama genellikle aşağıdaki kanallar üzerinden gerçekleştirilir: 

1. GİB e-Arşiv Sorgulama Ekranı

Alıcı taraf, fatura kontrolünü Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından açılan sorgu ekranı üzerinden kontrol edebilir.

• GİB e-Arşiv doğrulama sayfasına girilir

• Fatura bilgileri yani tarih, belge numarası, vergi kimlik numarası veya T.C. kimlik numarası gibi bilgileri girilir

• Ekranda fatura bilgileri görüntülenir

2. İnteraktif Vergi Dairesi Üzerinden

Mükellefler sisteme giriş yaparak kendilerine kesilen e-Arşiv faturaları görüntüleyebilir.

• İnteraktif Vergi Dairesi’ne giriş yapılır

• e-Belge menüsüne geçilir

• e-Arşiv faturalar listesi incelenir

3. Özel Entegratör Paneli

Uyumsoft üzerinden, düzenlenen veya alınan e-Arşiv fatura sorgulama tek panelde yapılabilir.

• Kullanıcı adı ve şifre ile giriş yapılır

• e-Arşiv fatura listesi görüntülenir

• Tarih, tutar, firma gibi kriterlerle sorgulama yapılabilir. Bu yöntem işletmelere raporlama, toplu indirme veya muhasebe entegrasyonu gibi ek avantajlar sunar.

Fatura Sorgulama Neden Önemli?

• Belge doğruluğunu kontrol eder: Fatura doğrulama, faturanın gerçekten düzenlenip düzenlenmediğini ve bilgilerinin doğru olup olmadığını ortaya koyar.

• Vergi uyumunu destekler: Mükelleflerin Gelir İdaresi Başkanlığı kayıtlarıyla uyumlu hareket etmesini sağlar ve olası vergi cezalarının önüne geçer.

• Hataların tespit edilmesini sağlar: Yanlış tutar, hatalı unvan, eksik bilgiler veya tekrarlanan faturalar hızlıca fark edilebilir.

• Muhasebe süreçlerini düzenler: Gelen ve giden faturaların kontrolü, kayıt hatalarını en aza indirir ve muhasebe kayıtlarının sağlıklı oluşmasını garantiler.

• Finansal kararların doğruluğunu artırır: İşletme sahipleri, güncel fatura bilgileri sayesinde gelir-gider durumunu daha net görebilir.

• İade, itiraz ve iptal süreçlerini hızlandırır: Hatalı bir kayıt erkenden tespit edildiğinde, düzeltme işlemleri zaman kaybetmeden yapılabilir.

• Kayıp veya unutulan faturaların bulunmasını sağlar: Dijital sistemler sayesinde geçmiş faturalara kolay erişim mümkündür.

• Denetim ve raporlama süreçlerini kolaylaştırır: Gerek iç denetimlerde gerek resmi kontrollerde belgelerin doğrulanmış olması işletmelere güven kazandırır.

Uyumsoft ile e-Faturada Şeffaf Süreç

Uyumsoft, e-Fatura süreçlerini uçtan uca izlenebilir hale getirir. Tek platformda gelen ve giden faturaları otomatik eşleştirerek kullanıcıların kayıt, kontrol ve raporlama süreçlerinde zaman kaybetmesini önler. Fatura durumları, gönderim tarihleri, kabul-ret işlemleri ve entegrasyon akışları anlık olarak izlenebilir. Böylece hem işletmeler hem mali müşavirler, faturaların hangi aşamada olduğunu açık şekilde görebilir, hataları erken tespit ederek gerekli aksiyonları alabilir.