e-Arşiv Fatura Nedir, Başvurusu Nasıl Yapılır?

e-Arşiv fatura, e-Fatura uygulamasına dahil olmayan vergi mükelleflerine ve son tüketicilere elektronik ortamda belge düzenlenmesini, evrakların ikinci nüshasının dijital olarak muhafaza edilmesini sağlayan sistemdir. Ticari hayatta verimliliği merkeze alan firmalar, faturalandırma aşamalarını elektronik ortama taşıyarak operasyonel hız kazanır. Böylece gönderilen her e-arşiv fatura anında alıcısına ulaşırken, şirketler geleneksel depolama sorunlarından tamamen kurtulur. Dijitalleşme yolculuğunda işletmelerin en çok başvurduğu araçlardan biri haline gelen e-arşiv uygulamaları, ticareti şeffaflaştıran modern bir standarttır. Uyumsoft, işletmelerin bu dijital dönüşüm sürecinde e-arşiv ve tüm e-belge ürünleriyle hızlı, güvenilir entegrasyon imkanı sunar.

e-Arşiv nedir?

e-Arşiv, ticari faaliyetler sonucunda düzenlenen faturaların elektronik ortamda oluşturulmasını, alıcısına anında iletilmesini ve yasal zorunluluk olan on yıllık süre boyunca güvenle saklanmasını kapsayan yasal uygulamadır. Geleneksel yöntemlerin yarattığı zaman kaybını tamamen bitiren e-arşiv fatura sistemleri, kurumsal denetim süreçlerini de şeffaf hale getirir. İşletmelerin kağıt evrak basımını ortadan kaldıran e-arşiv, Gelir İdaresi Başkanlığı veri standartlarına göre eksiksiz çalışır.

Veri güvenliğini en üst düzeye çıkaran e-arşiv fatura çözümleri, kurumsal hafızanın zarar görmesini engeller. Bu dijital altyapı sayesinde evrak kaybolma riski biter ve oluşturulan her e-arşiv kaydı hukuki güvence altına alınır. Elektronik belge düzenleme kültürünün en önemli temeli olan bu yapı, mali birimlerin operasyonel iş yükünü sıfırlar. Yasal bütünlüğü koruyan e-arşiv fatura modeli, mali müşavirlerle veri paylaşımını tek tıkla yapılabilir hale getirir. Bir evrakın e-arşiv statüsünde olması, içeriğinin sonradan değiştirilemeyeceğini tesciller.

Kimler e-Arşiv Fatura Kullanmak Zorundadır?

e-Arşiv fatura kullanmak zorunda olanlar, Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen yıllık brüt satış hasılatı limitlerini aşan ve mecburi e-fatura mükellefi olan işletmelerdir. Aynı zamanda belirli ciro eşiklerini geçen e-ticaret siteleri de e-arşiv uygulamasına mecburi geçiş yapmak zorundadır. GİB portalı üzerinden de, sisteme dahil olmayan firmaların aynı gün içinde limit üstü kesim yapması gerektiğinde e-arşiv fatura düzenlenmesi yasal bir yükümlülüktür. 

Herhangi bir zorunluluğu bulunmayan işletmeler de tamamen kendi istekleriyle e-arşiv kullanıcısı olmayı tercih edebilirler. Sisteme gönüllü olarak geçen firmalar, zorunlu mükelleflerin sahip olduğu tüm e-arşiv fatura avantajlarından eksiksiz faydalanır. İnternet üzerinden mal ve hizmet satışına aracılık eden hizmet sağlayıcıları ile kargo şirketleri de mevzuat gereğince e-arşiv sistemine entegre olmalıdır. Ticari işletmelerin vergi cezalarıyla karşılaşmaması için tebliğleri takip ederek e-arşiv fatura geçiş işlemlerini zamanında yapması son derece kritiktir.

e-Arşiv Fatura Başvurusu Nasıl Yapılır?

e-Arşiv fatura başvurusu, işletmenin mali mühür veya elektronik imza araçlarını kullanarak Gelir İdaresi portalına kayıt olmasıyla veya özel entegratör firmalar aracılığıyla yetkilendirme yapılarak gerçekleştirilir. Firmalar genellikle kendi bilgi işlem altyapıları yerine yetkili entegratör üzerinden e-arşiv başvuru sürecini yönetmeyi seçer.

Hazırlık Aşaması:

Tüzel kişilerin mali mühür, şahıs şirketlerinin ise elektronik imza alması en önemli ön koşuldur. Bu donanımlar olmadan yasal bir e-arşiv fatura başvurusu kesinlikle onaylanamaz. Firma yetkilisi, işlemlere başlamadan önce e-arşiv başvuru cihazlarını ve şifrelerini hazır bulundurmalıdır.

Gerekli Belgeler:

Başvuru sürecinde işletmelerden talep edilen ana evraklar şunlardır:

• Kurum yetkilisine ait güncel imza sirküleri

• İşletmeye ait aktif vergi levhası

• Şirket yöneticilerinin geçerli kimlik belgeleri

• Özel entegratör yetkilendirme sözleşmeleri

Hızlı ve hatasız bir e-arşiv aktivasyon süreci için bu evraklar eksiksiz toplanmalıdır. Aracı firmaya iletilen bu bilgiler, yasal e-arşiv fatura hesabının açılışı için zorunludur.

Başvuru Süreci:

Doğrudan başvuruda form doldurularak donanımlarla sistem onayı verilir. Entegratör modelinde ise aracı kurum tüm teknik bildirimleri GİB'e yaparak firmanın e-arşiv fatura panelini kullanıma sunar. Şirketler bu sayede saniyeler içinde yetkili e-arşiv altyapısı üzerinden evrak düzenlemeye başlar.

e-Arşiv Fatura'ya Nasıl Geçiş Yapılır?

e-Arşiv fatura uygulamasına geçiş, işletmenin kullandığı ön muhasebe veya ERP yazılımının dijital kesim standartlarına uygun web servislerle entegre edilmesiyle yapılır. İlave donanım maliyeti istemeyen şirketler özel entegratörlerle anlaşarak e-arşiv ağına hızlıca dahil olur. Muhasebe programında kaydedilen her bir işlem, arka planda anında e-arşiv fatura formatına çevrilerek GİB sistemine uygun hale getirilir. Personel kısa bir sistem eğitiminin ardından e-arşiv arayüzünü profesyonelce kullanmaya başlar. Dijital geçiş sağlandıktan sonra, geçmişe dönük tüm e-arşiv fatura raporlama işlemleri de bu sistem içinden takip edilir.

e-Arşiv Faturanın Avantajları Nelerdir?

e-Arşiv en büyük avantajları; kağıt masraflarını sıfırlaması, operasyonel hız kazandırması ve geriye dönük evraklara 10 yıl boyunca erişim güvencesi sunmasıdır. Geleneksel süreçlerin maliyetlerini bitiren e-arşiv fatura altyapısı, şirketlerin ticari rekabet gücünü doğrudan artırır. Dijitalleşen tüm ticari belgeler, güvenilir e-arşiv veri merkezlerinde kayıpsız bir biçimde yedeklenir. e-Arşiv avantajları şu başlıklar altında incelenebilir:

Maliyet Tasarrufu:

Fiziksel baskı, kağıt, mürekkep ve kargo gönderim masrafları tamamen biter. Günlük evrak trafiği yoğun olan işletmeler için dijital e-arşiv fatura kullanımı devasa bir finansal tasarruf sağlar. Böylece teknolojik altyapı için yapılan e-arşiv yatırımı çok kısa bir sürede kendini fazlasıyla karşılar.

Zaman Tasarrufu:

Oluşturulan belgeler anında müşterinin e-posta veya SMS kutusuna ulaştığından personel verimliliği artar. Hızlı işlem ve anlık onay kapasitesi, yeni nesil e-arşiv fatura yazılımlarının işletmelere sunduğu en kritik değerdir. Departmanlar evrak aramak yerine e-arşiv hızını kullanarak ana hedeflerine daha rahat odaklanır.

Çevre Dostu:

Binlerce ağacın kesilmesi engellenirken lojistik kaynaklı karbon emisyonu azaltılır. Çevreye duyarlı şirket politikaları gereği, sürdürülebilirlik hedefleri için e-arşiv fatura sistemi mükemmel bir araçtır. Kağıt israfı ve kirlilik, çevre dostu e-arşiv modeli sayesinde iş dünyasından hızla silinir.

Kolay Erişim ve Arşivleme:

Kesilen her belge bulut platformlarında yasal on yıllık süre boyunca saklanır. Eski dönemlere ait herhangi bir e-arşiv fatura gelişmiş arama özellikleri sayesinde saniyeler içinde ekrana getirilir. Fiziki klasörleme devrini sonlandıran teknolojik yapı, e-arşiv sayesinde kurumsal hafızayı sorunsuz yönetir.

e-Arşiv'in e-Faturadan Farkı Nedir?

e-Arşiv ve e-fatura arasındaki temel fark, düzenlenen evrakın iletileceği alıcının sistemdeki kayıt durumudur. e-Fatura platformu sadece o sisteme kayıtlı olan vergi mükellefleri arasında kapalı devre bir ağ olarak çalışırken, e-arşiv fatura sisteme kayıtlı olmayan kişi veya şirketlere kesilir. Eğer alıcı sıradan bir vatandaş veya GİB sistemine dahil olmayan küçük ölçekli bir şahıs firması ise, oluşturulması gereken belge mecburen e-Arşiv formatında düzenlenir. e-Fatura evrakları alıcının onayı için GİB merkezli sunucular üzerinden doğrudan sisteme düşerken, bir diğer yöntem olan e-arşiv belgesi alıcıya doğrudan e-posta veya SMS ile iletilerek GİB'e ertesi gün rapor şeklinde bildirilir. Ayrıca e-faturada temel ve ticari olmak üzere iki farklı onay senaryosu varken, alıcı anında teslim aldığı için e-arşiv fatura modelinde böyle bir senaryo seçimi bulunmaz. e-Arşiv ve e-fatura farklarıyla ilgili detaylı bilgiye “e-Arşiv Faturanın e-Faturadan Farkı Nedir?” başlıklı içeriğimizden ulaşabilirsiniz.

Yurt Dışına e-Arşiv Fatura Nasıl Kesilir?

Yabancı müşterilere e-Arşiv formatında belge kesmek için evrak oluşturma ekranında alıcı ülke ve adres bilgileri eksiksiz girilir, vergi numarası alanına ise "2222222222" yazılarak KDV istisnası uygulanmış şekilde evrak oluşturulur. Mikro ihracat veya hizmet ihracatı işlemlerinde işletmeler tarafından genellikle bu dijital evrak türü kullanılır. Yabancı firmalar Türkiye'deki e-belge sistemlerine kayıtlı olamayacağı için, kullanılan yazılım vergi numarası formatını gördüğünde belgeyi otomatik olarak son tüketici mantığıyla elektronik formata dönüştürür. İngilizce içerikli olarak kesilen evraklar, dijital ortamda e-posta yoluyla yurt dışındaki alıcıya anında gönderilir ve yasal beyannamelerde ilgili istisna kodlarıyla muhasebeleştirilir.

Elektronik evrak kullanmak, işletmelerin operasyonel süreçlerini hızlandırırken kağıt ve kargo masraflarını ciddi anlamda düşürür. Geleneksel sistemlerin yarattığı zaman kaybı ve fiziki arşivleme problemlerinden kurtulan şirketler, mekan sınırlaması olmadan çok daha esnek bir şekilde çalışır. Uyumsoft çözümleri ile siz de firmanızın tüm faturalandırma ve dijital dönüşüm süreçlerini, yasal mevzuata yüzde yüz uyumlu, kesintisiz, güvenilir ve son derece pratik bir şekilde tek merkezden yönetebilirsiniz. İş akışınızı dijitalin gücüyle hızlandırmak, maliyet avantajı sağlamak ve operasyonel hataları sıfıra indirmek için Uyumsoft e-dönüşüm çözümlerini hemen inceleyebilir, işletmenizin süreçlerini mevzuata uyumlu şekilde dijitalleştirebilirsiniz.