e-Fatura ve e-Arşiv Fatura’ya Yeni Geçtiyseniz Ne Yapmalısınız?

e-Fatura ve e-Arşiv Fatura uygulamaları, Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen standartlar çerçevesinde yürütülür ve işletmelerin faturalama süreçlerini tamamen elektronik ortama taşır. Ancak e-Arşiv fatura süreçleri konusunda yeterli bilgiye sahip olmadan sisteme girildiğinde ciddi hatalar yapılabilir. 

e-Fatura ve e-Arşiv Fatura Nedir?  

e-Fatura, Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen standartlara uygun olarak, iki e-Fatura mükellefi arasında elektronik ortamda düzenlenen ve iletilen faturadır. Kâğıt fatura ile aynı hukuki niteliklere sahiptir ancak tamamen dijital ortamda oluşturulur, gönderilir ve saklanır. İlgili detayları  

e-Arşiv Fatura ise e-Fatura mükellefi olmayan kişi ve kurumlara düzenlenen faturaların elektronik ortamda oluşturulması ve elektronik arşiv kapsamında saklanmasını sağlayan uygulamadır. Detayları “e-Arşiv Fatura Nedir?” yazımızdan inceleyebilirsiniz. 

e-Fatura ve e-Arşiv Faturanın Temel Farkları Nelerdir? 

İki fatura türü arasında belirgin operasyonel ve hukuki farklar bulunmaktadır. Temel farklar ise şunlardır: 

• e-Fatura, yalnızca e-Fatura mükelleflerine düzenlenirken e-Arşiv Fatura, e-Fatura mükellefi olmayanlara düzenlenir. 

• e-Fatura, GİB sistemi üzerinden doğrudan alıcıya iletilir. e-Arşiv Fatura, alıcıya e-posta veya çıktı yoluyla iletilir. 

• e-Fatura iptal işlemi, alıcının reddiyle mümkündür. e-Arşiv fatura iptali, belirli süreler içinde GİB’e bildirimle yapılır. 

• e-Fatura, iki tarafça saklanır. e-Arşiv Fatura, elektronik arşiv kapsamında satıcı tarafından saklanır. 

e-Arşiv Faturaya Nasıl Geçilir? 

e-Arşiv faturaya geçmek isteyen kullanıcıların sırasıyla halletmesi gereken bazı adımlar vardır. Bu adımların tam ve doğru atılmasıyla e-Arşiv faturaya rahatça geçiş sağlanır. Yapılması gerekenler şunlardır: 

1. GİB e-Fatura başvurusu yapılır. 

2. Mali mühür veya e-imza temin edilir. 

3. GİB Portal, özel entegratör veya ERP tercih edilir. 

4. e-Arşiv Fatura aktivasyonu tamamlanır. 

Özellikle e-Arşiv kullanan işletmeler için GİB Portal yeterli olabilirken, işlem hacmi arttıkça entegratör altyapıları tercih edilebilir. Ayrıca e-Arşiv Fatura, e-Fatura sistemine entegre çalışır. 

e-Faturaya Geçiş Hadleri 

e-Fatura zorunluluğu, her yıl GİB tarafından yayımlanan tebliğlerle belirlenir. Bu şartlar genellikle ciro hadleri, faaliyet alanı ve iş modeli üzerinden tanımlanır. e-Fatura geçiş hadleri kapsamında; belirli ciroyu aşan mükellefler, e-ticaret yapan işletmeler, akaryakıt, maden, şeker, demir-çelik gibi sektörler ve internet üzerinden satış yapanlar e-Fatura zorunluluğu kapsamına alınır. 

e-Fatura Nasıl Kesilir? 

e-Fatura kesmek için bazı kontrollerin yapılması gerekir. Öncelikle alıcının e-Fatura mükellefi olup olmadığı sorgulanır ardından fatura bilgileri elektronik ortamda oluşturulur. Mali mühür veya e-imza ile onaylandıktan sonra GİB sistemi üzerinden alıcıya gönderilir. 

e-Arşiv Fatura Nasıl Kesilir? 

Perakende ve e-ticaret tarafında e-Arşiv faturanın eksiksiz ve doğru yöntemlerle hazırlanması önemlidir. e-Arşiv Fatura keserken alıcının TCKN/VKN bilgisi, teslim şekli ve fatura senaryosu doğru seçilmelidir. “e-Arşiv Fatura Nasıl Kesilir?” yazımızda detaylara ulaşabilirsiniz. 

e-Faturaya Yeni Geçenlerin Yapması Gerekenler 

e-Faturaya yeni geçen işletmelerin ilk aşamada kontrol etmesi gereken başlıklar vardır. Özellikle bu maddelere dikkat edildiğinde, gözden kaçan bir durum ve yanlış yapma olasılığı azalır. e-Faturaya yeni geçen işletmelerin yapması gerekenler aşağıdaki gibidir:

1- e-Fatura Mükellef Sorgulama Ekranı Aktif mi? 

e-Fatura kesmeden önce, alıcının e-Fatura mükellefi olup olmadığı kontrol edilmelidir. Çünkü e-Fatura mükellefine e-Arşiv Fatura kesilmesi veya tam tersi durumlar usulsüzlük riski doğurur. GİB tarafından sunulan mükellef sorgulama ekranı, her fatura öncesinde aktif şekilde kullanılmalıdır. 

2- Mali Mühür ve e-İmza Güncel mi? 

e-Fatura sisteminde düzenlenen faturalar, mali mühür veya e-imza ile onaylanır. Yeni geçen işletmelerde sıkça görülen sorunlardan biri, mali mührün süresinin dolmuş olması veya bilgisayarda doğru şekilde tanımlanmamış olmasıdır. Mali mühür sertifika süresi, sürücü ve yazılım güncellemelerinin kontrol edilmesi önemlidir. 

3- e-Fatura İptal ve Red Süreleri Biliniyor mu? 

e-Fatura iptal işlemi, kâğıt faturadan farklı olarak tek taraflı yapılamaz. Alıcıya iletilen e-Fatura, ancak alıcı tarafından reddedilirse iptal edilmiş sayılır. Bu yüzden yeni geçen işletmelerin ret süresi, ret senaryosu ve ret durumunda muhasebe kayıtlarının nasıl düzeltileceğini bilmesi gerekir.  

4- Muhasebe Kayıtları E-fatura ile Uyumlu mu? 

e-Fatura, muhasebe sürecinde önemli bir yere sahip olduğu için muhasebe fişine doğru aktarılması, KDV, tevkifat, istisna kodlarının doğru çalışması ve cari hesaplarla birebir eşleşmesi gerekir. 
 

e-Arşiv Faturaya Yeni Geçenlerin Yapması Gerekenler :

1- e-Arşiv Raporlama Süreci Öğrenilmelidir 

e-Arşiv Fatura kesen işletmeler, düzenlenen faturaları günlük olarak Gelir İdaresi Başkanlığı’na raporlamakla yükümlüdür. Bu raporların zamanında iletilmesi, eksiksiz ve GİB formatına uygun olması gerekir. Aksi takdirde işletmeler cezai yaptırımlarla karşılaşabilir. 

2- e-Arşiv Fatura İptal Süreci Bilinmelidir 

e-Arşiv fatura iptali, e-Fatura iptalinden bazı noktalarda farklılaşır. Belirli bir süre içinde GİB’e iptal bildirimi yapılması gerekir. Süre aşıldığında fatura muhasebeleşmiş kabul edilir ve düzeltme ancak iade faturası ile mümkündür. Bu nedenle yeni geçen işletmelerin iptal sürecini en baştan netleştirmesi gerekir. 

3- Elektronik Arşiv Saklama Yükümlülüğü Yerine Getirilmelidir 

e-Arşiv Fatura uygulamasında, faturaların saklanması satıcının sorumluluğundadır. Elektronik arşiv kapsamında faturaların belirlenen süre boyunca güvenli şekilde saklanması ve istenildiğinde ibraz edilebilir olması önemlidir. Ayrıca veri bütünlüğünün korunması da satıcının dikkat etmesi gereken bir diğer noktadır. 

e-Fatura ve e-Arşiv Süreçlerinde Uyumsoft'la Kesintisiz Entegrasyon 

Uyumsoft’un e-Fatura ve e-Arşiv çözümleri, GİB mevzuatına tam uyum sağlar ve ERP sistemleriyle entegrasyon açısından eksiksizdir. Özel entegratör güvencesiyle çalışan sistem, farklı sektör ve ölçeklerdeki işletmelerin gereksinimlerine göre uyarlanabilir. Bu sayede işletmeler e-Fatura ve e-Arşiv süreçlerini ölçülebilir bir dijital sürece dönüştürür. Mevzuat değişiklikleri anlık olarak sisteme yansır, hata riskleri minimize edilir ve yöneticiler düzenli raporlar üzerinden finansal görünürlüğü sağlam tutar. Bu sayede hem yasal uyum güvence altına alınır hem de dijitalleşme yolculuğunda önemli bir verimlilik adımı atılır.