Personel Avanslarında En Sık Yapılan 5 Hata

Personel avanslarında en sık yapılan 5 hata;196 numaralı hesap yerine yanlış hesapların kullanılması, kesintilerin bordroya yansıtılmaması, yasal limitlerin aşılması, mahsup işlemlerinin unutulması veya geciktirilmesi ve ödemelerin yazılı belgeye dayandırılmamasıdır. İşletmelerin nakit akışını doğrudan etkileyen bu hatalar, mali müşavirler ve muhasebe profesyonelleri için beyanname tutarsızlıkları, vergi incelemelerinde cezalı tarhiyatlar ve idari yaptırımlar gibi ciddi operasyonel riskler barındırmaktadır.

Yüzlerce çalışanı olan birden fazla mükellefin personel avans süreçlerini, bordro tahakkuklarını ve banka hareketlerini manuel olarak takip etmek, meslek mensupları için büyük bir zaman kaybına ve hata payının artmasına yol açmaktadır. Bu içeriğimizde avans hesaplamalarında yapılan kritik hataları ve çözümlerini derledik.

1. Yanlış Hesap Kodlarının Kullanılması

Personel avanslarının muhasebeleştirilmesinde en sık yapılan hata, Tek Düzen Hesap Planı'nda (TDHP) bu işlemler için özel olarak ayrılan 196 Personel Avansları hesabı yerine, 160 İş Avansları veya 335 Personele Borçlar gibi ilişkisiz hesapların kullanılmasıdır. 160 numaralı hesap, personelin işletme adına yapacağı seyahat, satın alma veya temsil ağırlama gibi harcamalar için verilen tutarları izlerken; 196 numaralı hesap, maaş, ücret veya yolluğa mahsuben ödenen avanslar için tanımlanır.

Hesapların birbirine karıştırılması, bilançoda dönen varlıkların, ticari alacakların ve personelden alacakların yanlış raporlanmasına yol açmaktadır. Özellikle vergi denetimlerinde, 196 hesabı yerine 160 hesabının kullanılarak personelin şahsi harcamalarının finanse edilmesi, işletmeden para çekilmesi (örtülü kazanç dağıtımı) şüphesi doğurabilmekte ve mali müşavirleri zor durumda bırakacak usulsüzlük cezalarına neden olabilmektedir.

2. Avans Kesintilerinin Bordroya Doğru Yansıtılmaması

Avans kesintilerinin bordroya yansıtılmaması; öncelikle bordro-banka mutabakatını bozan ve olası SGK veya vergi incelemelerinde işletmelerin açıklama ve ispat yükünü artıran temel bir eksikliktir. Personele ay içinde verilen avans tutarı, ilgili ayın sonunda tahakkuk eden net maaştan mutlak suretle düşülerek resmi bordrolaştırma işlemi yapılmalıdır. Bu mahsup işleminin muhasebe kayıtlarında ve ücret pusulalarında net olarak gösterilmemesi, çalışana gerçekte olduğundan daha fazla ödeme yapılmış gibi görünmesine sebep olmaktadır. Bu durum, ek muhtasar ve prim hizmet beyannamesi (MUHSGK) verilmesi gibi yorucu operasyonel yüklerin doğmasına ve kurumların cezai yaptırımlarla karşılaşmasına zemin hazırlar.

3. Hak Edilen Ücret Sınırının Göz Ardı Edilmesi

Personel avansı verirken yapılan en büyük hatalardan biri, çalışanın o ana kadar hak ettiği ücrete oranla makul sınırların aşılması ve avansın personel lehine bir borç verme işlemine dönüştürülmesidir. Avans uygulaması, işverenin işçiye kredi sağlaması değil, işçinin halihazırda sunduğu emeğin karşılığını erkenden tahsil etmesidir. Gelecek aylara sarkan veya personelin henüz hak etmediği tutarların üzerinde (örneğin 3-4 aylık maaşı peşin vermek gibi) verilen yüksek avanslar, avans müessesesinin temel amacının dışına çıkılması anlamına gelir.

İşten ayrılma veya iş akdinin feshi durumlarında, işletmeler hakedişi aşan bu tutarları tahsil etmekte zorlanmakta ve icra takibi gibi yorucu hukuki süreçlerle karşı karşıya kalmaktadır. Ayrıca bu durum, vergi idaresi tarafından işlem mahiyetine göre farklı değerlendirilip faiz hesaplama ve KDV doğması riskini de beraberinde getirebilir.

İş Kanunu'na Göre Avans Ödemesinin Şartları Nelerdir?

İş Kanunu'na ve 6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu'na (Madde 406) göre avans ödemesinin temel şartı, işçinin zorunlu bir ihtiyacının ortaya çıkması ve talep edilen tutarın işçinin o ana kadar çalışarak hak ettiği ücreti geçmemesidir. İlgili mevzuat maddeleri çerçevesinde, bir ödemenin yasal olarak "avans" niteliği taşıyabilmesi için mali müşavirlerin ve insan kaynakları uzmanlarının şu koşulların sağlandığından emin olması gerekir:

• İşçinin haklı, geçerli ve belgelendirilebilir zorunlu bir mazeretinin (sağlık, eğitim, barınma, afet vb.) bulunması.

• İstenen tutarın, işçinin ilgili ay içinde bilfiil çalıştığı günlere tekabül eden (hak edilmiş) net ücretini aşmaması.

• İşverenin, talep edilen avans ödemesini yapabilecek yeterli finansal güce ve nakit akışına sahip olması.

• Yapılacak ödemenin mutlaka işçinin en yakın tarihteki net ücretinden mahsup edilecek şekilde planlanması.

4. Mahsup İşlemlerinin Geciktirilmesi veya Unutulması

Mahsup işlemlerinin geciktirilmesi, avans tutarlarının ilgili ayın maaş ödemesinden düşülmeyerek hesaplarda askıda kalmasına ve şirketin nakit akışı raporlarının gerçeği yansıtmamasına yol açan kritik bir muhasebe yönetimi hatasıdır. Muhasebenin temel kavramlarından olan "Dönemsellik İlkesi" gereği, avansın verildiği hesap dönemi ile mahsup edildiği dönemin birbiriyle tutarlı olması hukuki bir zorunluluktur. 

Geciktirilen veya yoğunluktan dolayı unutulan mahsup işlemleri, yıl sonu kapanış kayıtlarında 196 numaralı hesabın gereksiz yere yüksek bakiye vermesine neden olur. Bu şişkin bakiyeler, bağımsız denetimlerde mali tabloların güvenilirliğini yitirmesine ve işletmenin varlıklarının gerçek dışı görünmesine yol açar.

5. Belgelendirme ve Yazılı Talep Eksikliği

Belgelendirme eksikliği, personele yapılan avans ödemelerinin ıslak imzalı bir talep formuna veya detaylı banka dekontuna dayandırılmaması sebebiyle işçi-işveren uyuşmazlıklarında hukuki kanıt sunulamaması durumudur. Hem Vergi Usul Kanunu (VUK) kapsamındaki tevsik (belgelendirme) zorunluluğu hem de İş Kanunu'nun ücret ödemelerine dair mevzuatı gereğince, avans ödemelerinin mutlaka banka kanalıyla ve açıklama kısmına "Personel Avans Ödemesi" yazılarak yapılması esastır.

Elden (kasadan) yapılan, yazılı bir personel avans talep formuna dayanmayan veya banka açıklaması boş bırakılarak gönderilen ödemeler, olası işe iade veya işçi alacağı davalarında "maaş ödemesi eksikliği" veya "ek prim" olarak yorumlanabilmektedir. İşverenin bu ödemenin bir avans olduğunu ispatlayamaması, ilgili tutarı faiziyle birlikte tekrar ödeme riski doğurur.

Personel Avansı Yönetiminde Dijitalleşmenin Gücü

Personel avanslarının yönetimi; yasal limitlerin takibinden belgelendirmeye kadar yüksek dikkat gerektiren, manuel ilerlediğinde hatalara ve cezai yaptırımlara son derece açık bir süreçtir. Bu karmaşık iş yükünü ve hata riskini dijitalleşmenin sunduğu modern altyapılarla ortadan kaldırmak mümkündür. Bu ihtiyaca yönelik geliştirilen bulut tabanlı mali müşavir yazılımı MüşavirPro+; online banka entegrasyonu, toplu fiş girişi ve Excel/PDF veri aktarımı ile manuel giriş kaynaklı avans hatalarını sıfırlayarak muhasebe süreçlerini anında kayıt altına alır. Üstelik Ofis Takip ve Görev Yönetimi sayesinde ekip içi görev dağılımını tek ekrandan yönetmenizi sağlayarak hiçbir mahsup işleminin askıda kalmamasını güvence altına alır. Otomatik yedekleme ile veri kaybı riskini de ortadan kaldıran MüşavirPro+ sayesinde, zamanınızı operasyonel angaryalar yerine mükelleflerinize sunacağınız stratejik finansal danışmanlığa ayırabilirsiniz.