Özlük Uygulamaları Nedir?

4857 sayılı İş Kanunu’nda özlük dosyası ile ilgili genel hükümler yer almaktadır ve kanunun 75.’ci maddesi ve 104.’cü maddesi özlük işlemleri ile ilgili hazırlanacak belge ve formların nasıl düzenlenip, saklanması ile ilgilidir. Bu arada her bir personeli için özlük işlemleri yapmayan firmaların, her bir çalışanı adına, idari para cezası ödeyeceğini hatırlatmakta fayda var. Özetle, Kanunun 75.’ci maddesinde, bir işçinin özlük dosyasını düzenlemeyen kurumların, 1.619 TL idari para cezası ödeyeceği belirtilmiştir. Bu nedenle işletmeler, tüm çalışanları için özlük dosyası hazırlamaktadır. Ayrıca, yasalar çerçevesinde hazırlanan bu özlük dosyaları, çalışanların ve işverenin herhangi bir hukuki olayı karşısında, olayların ispatı açısından da oldukça önemlidir. Bir diğer konu ise, çalışanı hakkında birçok bilgiye sahip olan işletmelerin, hukuka uygun şekilde, çalışanlarının özel bilgilerini (örneğin bir borcundan dolayı maaşında haciz olması gibi) diğer şahıslara açıklamaması gerektiği yükümlülüğü bulunmaktadır.

Çalışanın özlük dosyasında, hangi belgeler yer almaktadır

Şirketlerde, özlük uygulamaları konusunda bilgi birikimi olan uzmanlar tarafından, personellerin özlük dosyalarının çalışmaları yapılmaktadır. Genelde bu departmanda; iktisat, işletme, çalışma ekonomisi gibi bölümlerinden mezun olanlar çalışmaktadır. Özlük uygulamaları işlerini takip eden bu departman, işe yeni başlayan bir çalışanın giriş evraklarını hazırlar, maaş bordrosunu düzenler ve personel işten ayrılana kadar olan tüm özlük hakları ve işten ayrılması sırasında da gerekli belgelerin hazırlanması dahil çalışanların tüm bilgilerini ve belgelerini takip etmektedir.

Bu departmanda yapılan işleri biraz daha açacak olursak, özlük dosyası adına şu çalışmalar yapılmaktadır.

1. Her bir şirket, personeli adına diğer bir deyişle, her bir kişiye özel özlük dosyası oluşturulur.

2. Her bir çalışanın, mezun olduğu okulu, sicil kaydı, erkeklerde askerlik durumu, medeni durumu, çocuk durumu gibi personele ait bilgiler dosyaya eklenir.

3. Çalışanların, sözleşmesine göre aylık çalışma süresine ilave olarak, yaptığı mesailer ve genel yasal hakları da eklenerek, maaş bordrosu düzenlenir.

4. Çalışanların, fazla çalışması veya eksik çalışması gibi, yasal çalışma süresinden az veya çok saat olduğunda nedenleri ve sürelerin tespitine yönelik çalışma yapılır.

5. Şirkette, yurtdışından yabancı çalışanlar olabilir. Bu durumda yabancı personelin, çalışma izin belgesi, oturduğu ikametgah adresi gibi belgelerinin kontrol edilmesi sağlanır.

6. Şirkette, herhangi bir iş kazası olabilir. Böyle bir durumda iş kazasına dair gerekli bilgi ve evraklar, SGK başta olmak üzere ilgi kurumlara iletilmelidir.

7. Şirket, yurtdışı ile işler yapıyor olabilir. Özetle, bir çalışanın yurtdışına çıkması gerektiğinde, vize başvurusu için, gerekli olan evrakların hazırlanmasını yaparlar.

8. Hem hizmet (oteller gibi) sektöründe, hem üretim sektöründe, vardiya sistemi bulunmaktadır. Vardiya sisteminin mevzuata uygun şekilde olmasına yönelik çalışma yapılmaktadır.

9. Şirkete, evrakların kontrolü için yetkili devlet memuru geldiğinde, personele dair istediği belgelerin, yetkili memura verilmesi sürecini yönetirler.

10. Bir çalışanın maaşına, kanunun verdiği oranda haciz konulması durumu olabilir ve bu durumda haciz kararın ardından gerekli işlemleri yaparlar.

11. Bir personel, özlük hakları veya bordrosuna dair bir soru sorduğunda, bu departman ilgili sorularını yanıtlamaktadır.

12. İşten ayrılacak bir personel için kıdem ve ihbar tazminatı gibi gerekli evrakların düzenlenmesi de, bu departman tarafından yapılmaktadır.