Özlük Dosyası Nedir?

Özlük dosyası, işçi ile işveren arasındaki çalışma ilişkisinin başlangıcından sona ermesine kadar geçen sürede oluşan tüm bilgi ve belgelerin düzenli şekilde saklandığı dosyayı ifade eder. Çalışanın kimlik bilgileri, çalışma koşulları ve iş sürecine ilişkin kayıtlar bu dosyada yer alır. Özlük dosyası, iş hukukuna uygunluk, denetim süreçleri ve olası uyuşmazlıklarda ispat açısından önemli bir rol oynar. Liox HR, tüm İK süreçlerini tek bir merkezde toplayarak iş akışını kolayca yönetmenizi sağlar.

Personel Özlük Dosyası Nedir?

Personel özlük dosyası, işverenin çalıştırdığı her personel için düzenlediği ve çalışanın işe girişinden iş sözleşmesinin sona ermesine kadar geçen sürede oluşan tüm bilgi ve belgeleri içeren dosyayı ifade eder. Bu dosyada, çalışanın kimlik bilgileri, işe giriş süreci, çalışma şartları ve görevine ilişkin kayıtlar yer alır. Personel ile ilgili belgelerin düzenli ve güncel şekilde tutulması, iş ilişkisinin sağlıklı yürütülmesine ve süreçlerin daha sistemli takip edilmesine katkı sağlar.

Özlük Dosyası Nasıl Hazırlanır?

Özlük dosyası hazırlanırken amaç, çalışana ait tüm bilgi ve belgelerin düzenli, eksiksiz ve erişilebilir bir şekilde bir araya getirilmesidir. Süreç genellikle işe alım aşamasıyla birlikte başlar ve çalışma süresi boyunca güncellenerek devam eder.

İlk adımda, çalışanın kimlik ve işe giriş belgeleri temin edilir. Kimlik fotokopisi, ikametgâh bilgileri, adli sicil kaydı ve diploma gibi temel evraklar dosyanın başlangıcını oluşturur. Ardından iş sözleşmesi hazırlanarak dosyaya eklenir ve çalışanın görev tanımı, çalışma şekli ve ücret bilgileri kayıt altına alınır.

Çalışma süresi boyunca oluşan izin formları, performans değerlendirmeleri, ücret ve bordro kayıtları, eğitim belgeleri gibi evraklar özlük dosyasına düzenli olarak eklenir. Görev değişikliği, terfi veya ücret güncellemesi gibi durumlarda ilgili belgelerin dosyada yer alması önemlidir.

Personel Özlük Dosyasında Olması Gerekenler Nelerdir?

Personel özlük dosyasında yer alması gereken belgeler, çalışanın işe girişinden çalışma süresi boyunca oluşan tüm kayıtları kapsayacak şekilde düzenlenir. Başlıca belgeler ve kısa açıklamaları aşağıda yer almaktadır:

• Kimlik Bilgileri ve Kişisel Belgeler: Nüfus cüzdanı fotokopisi, ikametgâh bilgileri, mezuniyet belgesi ve iletişim bilgileri gibi çalışana ait temel tanımlayıcı evraklar.

• İşe Giriş Bildirgesi ve SGK Belgeleri: Sosyal Güvenlik Kurumu’na verilen işe giriş bildirgesi ve çalışanın sigortalılık durumunu gösteren kayıtlar.

• İş Sözleşmesi: Çalışma şartları, görev tanımı, ücret ve çalışma süresine ilişkin bilgileri içeren imzalı sözleşme.

• Görev ve Unvan Bilgileri: Çalışanın pozisyonunu, sorumluluklarını ve varsa görev değişikliklerini gösteren belgeler.

• Ücret ve Bordro Kayıtları: Maaş, prim, fazla mesai ve kesintilere ilişkin bordro ve ödeme belgeleri.

• İzin ve Devamsızlık Kayıtları: Yıllık izin, mazeret izni ve diğer izinlere ilişkin formlar ile devam çizelgeleri.

• Sağlık ve İş Güvenliği Belgeleri: İşe giriş sağlık raporu, periyodik muayene kayıtları ve iş sağlığı–güvenliği eğitim belgeleri.

• Eğitim ve Sertifika Belgeleri: Mesleki eğitimler, katılım belgeleri ve alınan sertifikalar.

• Performans ve Disiplin Kayıtları: Performans değerlendirme formları ve varsa disiplin süreçlerine ilişkin belgeler.

• Şirket Tarafından Verilen Cihazlar: Şirket tarafından verilen cep telefonu, bilgisayar vb. elektronik aletlerin kayıtları.

Özlük Dosyası Neden Hazırlanır?

Özlük dosyası, çalışanlara ilişkin bilgi ve belgelerin düzenli, sistemli ve güvenli şekilde kayıt altına alınması amacıyla hazırlanır. İşe girişten çalışma süresi boyunca gerçekleşen tüm personel işlemlerinin tek bir dosyada toplanması, insan kaynakları süreçlerinin sağlıklı yürütülmesine katkı sağlar.

Özlük dosyasının hazırlanması, işverenin personel süreçlerini planlı şekilde takip edebilmesine ve çalışanlara ilişkin bilgilerin güncel tutulmasına imkân tanır. Ücret, izin, görev değişikliği ve benzeri işlemler bu kayıtlar üzerinden izlenebilir hale gelir.

Ayrıca özlük dosyası, denetim ve inceleme süreçlerinde gerekli bilgi ve belgelerin kolayca sunulmasını sağlar. Çalışma ilişkisine dair kayıtların düzenli tutulması, olası uyuşmazlıklarda sürecin daha net değerlendirilmesine yardımcı olur.

İnsan Kaynakları Süreçlerini Uyumsoft ile Yönetin!

İnsan kaynakları süreçlerinin düzenli, izlenebilir ve merkezi bir yapıda yönetilmesi; işletmeler için operasyonel verimlilik ve sürdürülebilirlik açısından önemli bir ihtiyaç haline geldi. Personel özlük dosyalarından izin ve bordro süreçlerine, organizasyonel takibinden raporlamaya kadar tüm İK adımlarının dijital ortamda yönetilmesi işletmenize zaman kazandırır. Liox HR, insan kaynakları yönetimini bütüncül bir yaklaşımla ele alarak işletmelerin İK süreçlerini daha sistemli ve şeffaf hale getirir. İnsan kaynakları süreçlerinizi dijital bir yapıya taşımak ve İK yönetiminde kontrolü elinize almak için Liox HR’ı keşfedin.