İrsaliyeli Fatura Nedir? Ne İşe Yarar?

İrsaliyeli fatura, mal satışının sevkiyatla birlikte ilerlediği ticari süreçlerde işletmelerin en sık başvurduğu uygulamalardan biri olarak öne çıkar. Özellikle stok yönetimi, depodan çıkış kayıtları ve teslim zincirinin takibi açısından kritik rol taşıyan bu belge türü, şirketlerin sevkiyat anından itibaren işlemlerini yasal zeminde yürütmesini sağlar. Uyumsoft e-İrsaliye programı ile yasalara uygun hızlı bir süreç yürütmenize yardımcı olur.

İrsaliye Nedir?

İrsaliye, bir malın satıcıdan alıcıya sevk edilmesi sırasında düzenlenen ve taşınan ürünün detaylarını gösteren resmi belgedir. Belge, depodan ya da mağazadan çıkan her malın yola çıktığını ispat eder. İrsaliye, tek başına fatura yerine geçmez; sevkiyat ile satışın aynı anda yapıldığı durumlarda ise irsaliyeli fatura düzenlenerek hem irsaliye hem fatura işlevi tek belgede birleştirilebilir. İrsaliye ile ilgili detaylara “İrsaliye Neden Bu Kadar Önemli?” yazımızdan ulaşabilirsiniz.

İrsaliye Fatura Nedir?

İrsaliye fatura, malın sevk irsaliyesi ile faturanın tek belgede birleştirilmiş halidir. Mal depodan çıkarken hem sevkiyatın başladığını resmi olarak gösteren irsaliye bilgileri hem de satışa ilişkin fatura bilgileri tek bir belge üzerinde düzenlenir. Böylece önce irsaliye, sonra fatura kesme ihtiyacı ortadan kalkar ve süreç tek adımda tamamlanır.

• Malın sevk edildiğini ispat eder.

• Satış işlemini belgelendirir.

• Sevkiyat sırasında ibraz edilmesi zorunludur.

• 7 gün içinde ayrıca fatura kesme zorunluluğunu ortadan kaldırır.

İrsaliyeli Faturada Yer Alan Bilgiler Nelerdir?

İrsaliyeli fatura, hem sevk irsaliyesinin hem de faturanın niteliklerini taşıdığı için, üzerinde belirli bilgilerin bulunması zorunludur. Genelde aşağıdaki veriler yer alır:

Satıcı Bilgileri

• Unvan / Ad Soyad

• Vergi dairesi ve VKN/TCKN

• Adres ve iletişim bilgileri

Alıcı Bilgileri

• Unvan / Ad Soyad

• Vergi bilgileri

• Teslimat adresi

Belgeye İlişkin Bilgiler

• Belge türü

• Belge numarası ve tarih

• Düzenleme tarihi ile sevk tarihi

• Fatura seri/sıra numarası

Mal ve Sevkiyat Bilgileri

• Mal/hizmet açıklaması

• Miktar ve birim bilgisi

• Birim fiyat ve toplam tutar

• KDV oranı ve hesaplamaları

• Taşıma şekli ve varsa taşıyıcı firma bilgisi

• Malın teslim edileceği adres

Yasal Bilgiler

• Belge türü ibaresi

• Satıcının kaşesi ve imzası (kâğıt belgede)

• Elektronik belgede mali mühür veya GİB onayı

• Saklama süresine ilişkin yasal yükümlülükler

İrsaliyeli Fatura ile E-Fatura İlişkisi Nasıldır?

e-Fatura mükellefleri, faturalarını elektronik ortamda hazırlar süreç tamamen GİB (Gelir İdaresi Başkanlığı) altyapısı üzerinden yönetilir. Kağıt ortamda düzenlenen irsaliyeli fatura, satış ve sevkiyatın aynı anda gerçekleştiği durumlarda tek belgeyle işlem yapma imkânı sunarken; e-Fatura uygulamasına dahil olan işletmelerde bu belge elektronik formatta hazırlanır.

Alıcıya sistem üzerinden iletilir ve sevkiyat bilgileri dijital olarak işlenir. Böylece hem mal hareketi hem de fatura kaydı eş zamanlı olarak kayıt altına alınmış olur. e-Fatura sistemine tabi işletmeler, sevk sırasında ayrıca kâğıt irsaliye bastırmak veya 7 gün içinde fatura düzenlemek gibi ihtiyaçlardan muaf olur çünkü irsaliyeli fatura bu fonksiyonları tek başına karşılar.

İrsaliyeli Fatura Hangi Durumlarda Düzenlenir?

İrsaliyeli fatura, mal satışının sevkiyat ile aynı anda gerçekleştiği durumlarda düzenlenir. Depodan çıkan bir ürünün alıcıya doğru yola sürüldüğü her senaryoda, sevk irsaliyesi ve faturanın tek belgede birleştirilmesi mümkündür. Bu uygulama özellikle stok hareketlerinin anlık takibini kolaylaştırır ve satış işleminin sevk anından itibaren resmî nitelik kazanmasını sağlar.

İşletmeler irsaliyeli faturayı genellikle müşteriye mal gönderildiği fakat teslimin henüz tamamlanmadığı durumlarda tercih eder. Depodan çıkışın belgelendirilmesi, teslim sürecinin yasal çerçevede izlenmesi ve sevk sırasında ilgili belge numarasının ibraz edilmesi gereken tüm taşıma faaliyetlerinde düzenlenebilir. Böylece hem sevk hem satış tek belgede ispatlanır ve sonradan ayrıca fatura kesme yükümlülüğü ortadan kalkar.

Kimler İrsaliyeli Fatura Düzenlemek Zorundadır?

İrsaliyeli fatura, mal hareketiyle satış işlemini aynı anda gerçekleştiren tüm işletmeler tarafından düzenlenmek zorundadır. Bir başka ifadeyle, depodan ürün çıkararak sevkiyat başlatan ve bu sevkiyata ilişkin faturayı aynı aşamada oluşturmak isteyen mükellefler, sevk irsaliyesi yerine kullanabilir. 

Bu kapsam; üretim yapan firmalardan toptancılara, perakende satış yapan işletmelerden e-ticaret firmalarına kadar mal teslimi gerçekleştiren tüm ticari faaliyet sahiplerini kapsar. Ayrıca e-Fatura mükellefleri için irsaliyeli fatura düzenleme zorunluluğu, dijital ortamda işletilir ve yalnızca e-Fatura uygulamasına kayıtlı olanlar elektronik irsaliyeli fatura düzenleyebilir. e-Fatura, Uyumsoft ile çok daha pratik ve güncel!

İrsaliyeli Fatura Nasıl Düzenlenir?

İrsaliyeli fatura düzenleme süreci, sevkiyatın başladığı anda belirli bilgilerin belgeye işlenmesiyle tamamlanır. Bu bilgilerin sırayla ve doğru bir biçimde işlenmesi önemlidir.

• Belge türü seçilir: Düzenlenecek belgenin irsaliyeli fatura olduğu açıkça belirtilir.

• Satıcı ve alıcı bilgileri eklenir: Unvan, adres, vergi dairesi ve VKN/TCKN gibi bilgiler doğru şekilde yazılır.

• Sevk ve düzenleme tarihi belirtilir: Malın hangi tarihte yola çıktığı mutlaka yer almalıdır.

• Mal ve hizmet detayları eklenir: Ürün adı, miktarı, birim fiyatı, tutarı ve ilgili KDV hesaplamaları girilir.

• Teslim ve taşıma bilgileri yazılır: Teslim adresi, araç veya taşıyıcı firma bilgisi gibi sevkiyata ilişkin bilgiler kaydedilir.

• İrsaliyeli fatura ibaresi bulunur: Belgenin sevk irsaliyesi yerine geçtiği bu ifade ile gösterilir.

• Belge onaylanır: Kâğıt belgelerde imza/kaşe, elektronik belgelerde mali mühür veya GİB entegrasyon onayı yer alır.

• Sevkiyat sırasında ibraz edilir: Belge veya belge numarası taşıma sırasında araçta bulundurulur.

Uyumsoft ile İrsaliyede Dijital Dönüşüm

Uyumsoft, e-İrsaliye süreçlerinin tam dijital entegrasyonla yönetilmesini sağlayarak işletmelerin sevkiyat akışını daha hızlı, izlenebilir ve güvenilir hale getirir. Mal çıkışından teslim noktasına kadar geçen süreç, fiziksel evrak düzenleme ihtiyacını ortadan kaldıran elektronik irsaliye ile hem belgelendirilir hem de otomatik kayıt altına alınır. Uyumsoft’un GİB uyumlu altyapısı sayesinde düzenlenen e-İrsaliyeler anlık olarak oluşturulur, alıcıya güvenli biçimde iletilir ve tüm süreçler mevzuat çerçevesinde denetlenebilir hale gelir.

Uyumsoft; e-İrsaliye ile e-Fatura, stok yönetimi ve muhasebe sistemlerini tek noktadan uçtan uca bağlayarak ticari operasyonların kesintisiz ilerlemesine destek olur. Depo, lojistik ve muhasebe ekiplerinin aynı veri üzerinde çalışması; sevkiyat planlamasını hızlandırırken hatalı belge düzenleme riskini azaltır.