Freelance Çalışanlar Nasıl Serbest Meslek Makbuzu (SMM) Keser?

Freelance çalışanlar, vergi mükellefiyeti tesis ettirdikten sonra sundukları hizmetin karşılığını belgelemek amacıyla Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) portalı veya özel entegratörler aracılığıyla dijital ortamda Serbest Meslek Makbuzu (SMM) keserler. Kağıt makbuz döneminin sona ermesiyle birlikte, serbest meslek erbabının elektronik belge (e-SMM) düzenlemesi hem yasal bir zorunluluk hem de operasyonel bir kolaylık haline gelmiştir. Bu dijital süreç, tahsilatların resmiyete dökülmesini ve vergi süreçlerinin şeffaf bir şekilde yürütülmesini sağlar. 

Gelirlerini yasallaştırmak ve profesyonel bir iş akışı oluşturmak isteyen freelancerlar için makbuz düzenleme süreçlerine hakim olmak önemlidir; bu noktada Uyumsoft’un sunduğu e-SMM uygulaması, karmaşık görünen bu süreci hızlandırarak kullanıcılara pratik bir deneyim sunar. Bu yazımızda freelance çalışanların nasıl serbest meslek makbuzu kesilebileceğine değindik.

Freelance Çalışma Modeli Nedir?

Freelance çalışma modeli, kişinin herhangi bir kuruma veya işverene uzun süreli sözleşme ile bağlı olmaksızın, kendi uzmanlık alanında proje bazlı veya saatlik olarak bağımsız hizmet vermesi esasına dayanır. Freelance iş modelinde çalışan kişiler, mesai saatlerini ve çalışma mekanlarını kendileri belirlerken, aynı zamanda işin pazarlanmasından muhasebeleştirilmesine kadar olan tüm süreçlerden de sorumlu tutulurlar. Yazılımcılar, grafik tasarımcılar, danışmanlar ve içerik üreticileri gibi profesyonellerin sıklıkla tercih ettiği bu yöntem, yasal düzlemde genellikle "serbest meslek erbabı" statüsünde karşılık bulur. Freelance çalışmak, vergisiz kazanç sağlamak anlamına gelmez; aksine, elde edilen gelirin serbest meslek makbuzu veya fatura ile belgelendirilmesi zorunluluğunu beraberinde getirir.

Serbest Meslek Makbuzu Nedir?

Serbest meslek makbuzu (SMM), serbest meslek erbabının mesleki faaliyetleri sonucunda elde ettiği tahsilatı belgelemek için düzenlediği ve vergi kanunlarına göre fatura hükmünde olan resmi bir kıymetli evraktır. Faturadan temel farkı, faturanın ticari bir mal teslimi veya hizmet karşılığında tahakkuk esaslı düzenlenmesi; serbest meslek makbuzunun ise tahsilat esaslı olmasıdır. Yani, bir hizmet verilmiş olsa dahi ücret tahsil edilmeden makbuz kesilmesi teknik olarak beklenmez, ancak ticari hayatta işleyiş bazen farklılık gösterebilir. Serbest meslek erbabı olarak nitelendirilen doktorlar, mimarlar, mühendisler, mali müşavirler ve freelance çalışan kreatif profesyoneller, yaptıkları işin karşılığını bu belge ile kayıt altına alırlar. Bu belge üzerinde brüt ücret, stopaj (gelir vergisi kesintisi) ve KDV gibi kalemler detaylıca gösterilir. Serbest meslek makbuzunun nasıl kesildiği, ne olduğuna dair detaylı bilgi için “e-Serbest Meslek Makbuzu (e-SMM) Nedir?” başlıklı içeriğimize göz atabilirsiniz.

Freelance Çalışanlar Nasıl Fatura Keser?

Freelance çalışanlar, sundukları hizmetin türüne ve kurdukları şahıs işletmesinin yapısına göre ya serbest meslek makbuzu düzenleyerek ya da ticari fatura keserek belge oluştururlar. Freelance fatura kesmek terimi halk arasında genel bir ifade olarak kullanılsa da, vergi mevzuatında yapılan işin niteliği hangi belgenin düzenleneceğini belirler. Eğer freelancer, sermayeden ziyade şahsi mesaisine, ilmi veya mesleki bilgi birikimine dayalı bir hizmet sunuyorsa (örneğin danışmanlık, tasarım, yazılım), bu durumda Serbest Meslek Makbuzu (SMM) düzenlemelidir. Ancak işin niteliği ticari bir organizasyona dayanıyor ve sermaye yapısı ön plandaysa (örneğin e-ticaret, alım-satım), bu durumda fatura düzenlenmesi gerekir. Her iki durumda da belge düzenleyebilmek için öncelikle vergi dairesinde bir mükellefiyet kaydının bulunması şarttır.

Şahıs Şirketi Faturası

Şahıs şirketi kuran bir freelancer, eğer faaliyeti ticari kazanç kapsamında değerlendiriliyorsa, yaptığı iş veya sattığı ürün karşılığında KDV dahil tutar üzerinden standart fatura düzenler. Şahıs işletmeleri, kurulumu ve kapanışı en kolay olan şirket türleri olduğu için freelancerlar tarafından sıklıkla tercih edilir. Ticari kazanç sahibi olanlar (örneğin ürün satışı yapanlar), serbest meslek makbuzu yerine fatura kestiği için hesaplamalarında stopaj kesintisi yapmazlar, sadece KDV hesaplarlar. Ancak serbest meslek kazancı elde eden bir şahıs şirketi (örneğin bir avukat veya yazılımcı), faturadan farklı olarak makbuz düzenler ve burada stopaj devreye girer. Bu ayrım, serbest meslek makbuzu muhasebe kaydı ile ticari fatura kaydının birbirinden farklılaşmasına neden olur.

Freelance Vergi Oranları Nedir?

Freelance çalışanların vergilendirilmesinde ve makbuz hesaplamalarında temel olarak Gelir Vergisi (Stopaj) ve Katma Değer Vergisi (KDV) olmak üzere iki ana vergi kalemi bulunur. Freelance dünyasında stopaj nedir kim öder sorusu en sık karşılaşılan konulardan biridir. Stopaj, gelirin kaynağından kesilen bir vergidir ve oranı genellikle %20’dir. KDV ise hizmetin türüne göre değişmekle birlikte genel oran %20 olarak uygulanır (bazı istisnai hizmetlerde %10 olabilir). Vergi sorumlulukları şu şekilde işler:

• Stopaj (Gelir Vergisi Kesintisi): Hizmeti alan tarafın vergi mükellefi olması durumunda (bir şirkete hizmet veriyorsanız), brüt ücret üzerinden %20 oranında kesinti yapılır. Stopaj kim öder sorusunun net cevabı; hizmeti alan müşteridir. Müşteri, bu tutarı freelancera ödemez, freelancer adına devlete öder.

• KDV (Katma Değer Vergisi): Hizmet bedeli üzerinden hesaplanır ve müşteriden tahsil edilir. Freelancer bu tutarı devlete ödemekle yükümlüdür.

Eğer müşteri vergi mükellefi değilse (örneğin bireysel bir kullanıcıya logo tasarımı yapıldıysa), stopaj hesaplanmaz, sadece KDV hesaplanarak makbuz düzenlenir.

Freelance Serbest Meslek Makbuzu Kesmek

Freelance serbest meslek makbuzu kesmek için öncelikle bir Elektronik İmza (e-İmza) veya Mali Mühür temin edilmeli ve ardından GİB tarafından yetkilendirilmiş bir yöntemle belge oluşturulmalıdır. Geçmişte koçanlar halinde elle doldurulan makbuzlar, artık yerini tamamen elektronik sistemlere (e-SMM) bırakmıştır. Bir freelancerın adım adım makbuz kesme süreci şu şekildedir:

1. Mükellefiyet Tesis Ettirme: Vergi dairesine başvurarak serbest meslek kazancı yönünden mükellefiyet açtırılır.

2. e-İmza Temini: Elektronik belgeleri yasal olarak imzalayabilmek için e-imza alınır.

3. Yöntem Seçimi: GİB Portal üzerinden ücretsiz olarak veya özel entegratörler aracılığıyla daha gelişmiş arayüzlerle makbuz kesme yöntemi seçilir.

4. Bilgilerin Girilmesi: Müşterinin bilgileri (Ad, Soyad/Ünvan, T.C. Kimlik/Vergi No, Adres) sisteme girilir.

5. Hesaplama: Brüt ücret girilir. Sistem otomatik olarak %20 Stopajı düşer ve %20 KDV’yi ekler. Net Ele Geçen Tutar (Tahsil Edilen) belirlenir.

6. Onay ve Gönderim: Bilgiler kontrol edildikten sonra e-imza ile onaylanır ve belge resmileşir. Müşteriye e-posta veya çıktı olarak iletilebilir.

Makbuz kesilirken dikkat edilmesi gereken en önemli nokta brüt ve net ayrımıdır. Genellikle freelancerlar "Net X TL istiyorum" şeklinde anlaşma yaparlar. Bu durumda makbuz kesilirken tutarın brüte çevrilmesi (brütleştirilmesi) gerekir. Ayrıca hatalı bir işlem yapıldığında, serbest meslek makbuzu iade faturası nasıl kesilir gibi karmaşık süreçlerle uğraşmamak için onaysız taslak aşamasında kontrollerin dikkatli yapılması önerilir. Hatalı kesilen makbuzlar için genellikle iptal/itiraz süreçleri işletilir, çünkü makbuzun doğrudan bir "iade faturası" olmaz, işlem iptal edilir veya ters kayıt yapılır. Serbest meslek makbuzu kesmekle ilgili diğer detaylara “Nasıl Serbest Meslek Makbuzu Keserim?” içeriğimizden ulaşabilirsiniz.

Dijital Dönüşümle Süreçleri Kolaylaştırmak

Freelance çalışanlar için makbuz kesme, stopaj hesaplama ve müşteri kayıtlarını tutma süreçleri, doğru dijital araçlarla saniyeler süren basit bir işleme dönüşebilir. Karmaşık vergi hesaplamalarıyla boğuşmak yerine, işinize odaklanmanızı sağlayan sistemleri kullanmak verimliliğinizi artırır. Uyumsoft e-SMM uygulaması, serbest meslek erbaplarının mekan bağımsız olarak, web veya mobil üzerinden hukuken geçerli elektronik serbest meslek makbuzu oluşturmasını, muhafaza etmesini ve raporlamasını sağlar. Siz sadece işinizi yaparken, mevzuata uygun belge düzenleme ve arşivleme yükünü Uyumsoft’un güvenilir altyapısına bırakabilirsiniz.