e-SMM Nedir, Nasıl Kesilir?

e-SMM, serbest meslek erbapları tarafından mesleki faaliyetlerine ilişkin tahsilatları belgelemek amacıyla düzenlenen serbest meslek makbuzunun, Gelir İdaresi Başkanlığı standartlarında elektronik ortamda oluşturulmuş halidir. Geleneksel kağıt makbuz ile aynı hukuki niteliklere sahip olan bu belge, dijital dönüşümün serbest meslek grubundaki en önemli uygulamasıdır. İş süreçlerini dijitalleştiren kullanıcılar, fiziksel arşivleme yükünden kurtularak belgelerini güvenli bir şekilde saklar ve gerektiğinde saniyeler içinde ibraz edebilirler. Uyumsoft gibi özel entegratörler veya GİB portalı üzerinden yönetilen bu süreç, vergi mükelleflerine hız, maliyet avantajı ve operasyonel kolaylık sağlar.

e-SMM Nedir?

e-SMM, 213 sayılı Vergi Usul Kanunu hükümleri uyarınca düzenlenmesi zorunlu olan serbest meslek makbuzunun, elektronik belge biçiminde oluşturulması, muhafaza ve ibraz edilmesidir. Serbest meslek makbuzu nedir konusunun dijital karşılığı olan bu belge, kağıt ortamdaki makbuzla birebir aynı yasal geçerliliğe sahiptir ancak basım, gönderim ve saklama süreçleri tamamen dijitaldir. Bu sistem, kayıt dışı ekonomiyi azaltmak, vergi denetimlerini kolaylaştırmak ve belge akışını hızlandırmak amacıyla hayata geçirilmiştir. Kullanıcılar, elektronik imza veya mali mühür kullanarak belgelerini yasal geçerlilikle imzalarlar.

Kimler e-SMM Kullanmalı?

Vergi Usul Kanunu’na göre serbest meslek faaliyetinde bulunan ve bu faaliyetleri nedeniyle serbest meslek kazancı elde eden tüm mükellefler e-SMM kullanmak zorundadır. Bu kapsama giren meslek grupları, sermayeden ziyade şahsi mesaiye, ilmi veya mesleki bilgiye dayalı işleri kendi sorumlulukları altında yapan kişilerden oluşur.

e-SMM kullanması gereken başlıca meslek grupları şunlardır:

• Avukatlar

• Doktorlar, diş hekimleri ve veteriner hekimler

• Mimar ve mühendisler

• Mali müşavirler ve yeminli mali müşavirler

• Ressamlar, yazarlar, bestekarlar

• Yönetmenler ve yapımcılar

• Rehberler

• Sağlık memurları

• Noterler

Bu kişiler, faaliyetlerine başladıkları andan itibaren veya yasal olarak belirlenen geçiş süreleri içerisinde e-SMM uygulamasına dahil olmakla yükümlüdürler.

e-SMM Zorunluluğu Ne Zaman Başladı?

e-SMM zorunluluğu, Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından yayımlanan tebliğler ile kademeli bir takvimle hayata geçirilmiştir. 1 Şubat 2020 tarihi itibarıyla faaliyetine devam eden tüm serbest meslek erbapları için e-SMM uygulamasına geçiş zorunlu hale getirilmiştir. Ayrıca, 1 Şubat 2020 tarihinden sonra işe başlayan serbest meslek erbaplarının da işe başladıkları ayı izleyen üçüncü ayın sonuna kadar e-SMM uygulamasına başvurmaları ve geçiş yapmaları gerekmektedir. Bu düzenleme ile birlikte kağıt ortamda serbest meslek makbuzu düzenleme devri kapanmış ve tüm işlemlerin elektronik ortamda gerçekleştirilmesi zorunlu kılınmıştır. e-Serbest Meslek Makbuzu zorunluluğuyla ilgili detaylı bilgiye “e-Serbest Meslek Makbuzuna Geçme” başlıklı içeriğimizden ulaşabilirsiniz.

e-SMM'de Bulunması Gereken Bilgiler

e-SMM belgesinin yasal olarak geçerli sayılabilmesi için üzerinde VUK’ta belirtilen asgari bilgilerin eksiksiz olarak yer alması gerekir. Standart bir serbest meslek makbuzu örneği incelendiğinde bulunması gereken temel bilgiler şunlardır:

• Düzenleyenin Bilgileri: Adı, soyadı, vergi dairesi, vergi kimlik numarası (veya T.C. kimlik numarası) ve adresi.

• Müşterinin Bilgileri: Adı, soyadı, unvanı, adresi, vergi dairesi ve vergi kimlik numarası.

• Belge Bilgileri: Belgenin düzenlenme tarihi, saat ve dakika bilgisi ile belge numarası.

• Hizmet Detayları: Alınan paranın veya hizmetin cinsi, tutarı.

• Vergi Detayları: KDV tutarı, gelir vergisi stopaj tutarı ve varsa diğer vergisel kesintiler.

• İmza: Belgeyi düzenleyen serbest meslek erbabının elektronik imzası veya mali mührü.

Bu bilgilerin eksik olması, düzenlenen e-SMM belgesinin hatalı kabul edilmesine veya usulsüzlük cezası riskine yol açabilir.

e-SMM Uygulamasından Yararlanma Yöntemleri

Serbest meslek erbapları, e-SMM düzenlemek, göndermek ve saklamak için Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından sunulan üç farklı yöntemden birini tercih edebilirler.

1. GİB Portal Yöntemi: Gelir İdaresi Başkanlığı’nın sunduğu ücretsiz portal üzerinden belgeler manuel olarak oluşturulabilir. İşlem hacmi düşük olan kullanıcılar için uygundur ancak belgelerin saklanması kullanıcının sorumluluğundadır.

2. Özel Entegratör Yöntemi: GİB’den yetki almış özel entegratör firmaların bilgi işlem sistemleri kullanılarak e-SMM işlemleri gerçekleştirilir. Bu yöntem, gelişmiş arayüzler, otomatik arşivleme ve 7/24 destek gibi avantajlar sunar.

3. Doğrudan Entegrasyon Yöntemi: Mükelleflerin kendi bilgi işlem sistemlerini GİB sistemleri ile doğrudan entegre etmesidir. Genellikle çok yüksek işlem hacmine sahip ve güçlü bir IT altyapısı olan büyük yapılar tarafından tercih edilir.

e-SMM Başvurusu Nasıl Yapılır?

e-SMM uygulamasına dahil olmak isteyen mükelleflerin öncelikle geçerli bir Elektronik İmza (e-İmza) veya Mali Mühür temin etmeleri gerekmektedir. Başvuru süreci, tercih edilen yönteme göre değişiklik gösterebilir ancak temelde GİB’e bildirim yapılması esasına dayanır. Özel entegratör kullanacak olan mükellefler, anlaştıkları entegratör firma aracılığıyla başvurularını çok daha hızlı ve kolay bir şekilde tamamlayabilirler. GİB Portal yöntemini kullanacak olanlar ise "efatura.gov.tr" adresi üzerinden başvurularını bireysel olarak gerçekleştirmelidir. Başvuru onaylandıktan sonra belirlenen tarih itibarıyla kağıt makbuz düzenleme işlemi son bulur ve e-SMM kesilmeye başlanır. Başvuru süreci ile ilgili detaylı bilgiye “e-SMM (e-Serbest Meslek Makbuzu) Başvurusu Nasıl Yapılır?” yazımızdan ulaşabilirsiniz.

e-SMM Nasıl Geçilir?

e-SMM sistemine geçiş, teknik hazırlıkların tamamlanması ve yasal başvurunun onaylanmasıyla gerçekleşir. Geçiş sürecinde ilk adım, e-İmza veya Mali Mühür cihazının temin edilmesidir. Ardından, çalışılacak yöntem (özel entegratör veya GİB portal) seçilir. Özel entegratör ile çalışılacaksa, firma ile sözleşme imzalanır ve gerekli aktivasyon işlemleri entegratör tarafından yürütülür. Sistem aktif hale geldikten sonra, kullanıcılar kendilerine tanımlanan arayüzler üzerinden e-SMM oluşturmaya başlayabilirler. Geçiş tamamlandığında, geçmişe dönük kağıt makbuzların saklanması devam ederken, yeni düzenlenecek tüm makbuzların elektronik olması şarttır.

e-SMM Nasıl Kesilir?

e-SMM kesme işlemi, kullanılan yazılım veya portal üzerinden ilgili alanların doldurulması ve belgenin elektronik olarak imzalanmasıyla tamamlanır. Serbest meslek makbuzu nasıl kesilir sorusu, dijital paneller sayesinde oldukça basit adımlardan oluşur:

1. Giriş Yapılır: Kullanıcı, özel entegratör paneline veya GİB portala şifresiyle giriş yapar.

2. Alıcı Bilgileri Girilir: Hizmet verilen kişinin veya kurumun VKN/TCKN bilgileri girilir; sistem genellikle isim ve adres bilgilerini otomatik getirir.

3. Hizmet Detayları Eklenir: Verilen hizmetin türü (örneğin "Mali Danışmanlık") ve brüt ücret yazılır.

4. Vergi Hesaplamaları: Stopaj (%20) ve KDV (%18 veya %20) oranları seçilir. Sistem, net alınacak tutarı otomatik hesaplar.

5. Onay ve İmza: Bilgiler kontrol edildikten sonra "Oluştur" veya "Onayla" butonuna basılır. Son aşamada e-İmza ile belge imzalanır.

6. Gönderim: Oluşturulan e-SMM, alıcıya elektronik ortamda (e-posta vb.) iletilir ve eş zamanlı olarak GİB sistemlerine raporlanır.

Serbest meslek makbuzu kesmek, dijital arayüzler sayesinde manuel hesaplama hatalarını ortadan kaldırır ve saniyeler içinde tamamlanır. Serbest meslek makbuzu kesmeyle ilgili detaylı bilgiye “Nasıl Serbest Meslek Makbuzu Keserim” başlıklı içeriğimizden ulaşabilirsiniz.

Kimler Serbest Meslek Erbabı Sayılır?

Sermayeden ziyade şahsi mesaiye, ilmi veya mesleki bilgiye veya ihtisasa dayanan ve ticari mahiyette olmayan işleri işverene tabi olmaksızın şahsi sorumluluk altında kendi nam ve hesabına yapanlar serbest meslek erbabı sayılır. Serbest meslek nedir kavramının temelinde bu "bağımsızlık" ve "uzmanlık" yatar. Serbest meslek erbabı nedir tanımı, Vergi Usul Kanunu’nun 155. maddesinde detaylandırılmıştır. Bu tanıma göre; avukatlar, doktorlar, mimarlar, mühendisler, mali müşavirler, yazarlar ve sanatçılar gibi profesyoneller bu sınıfa girer. Ayrıca, gümrük komisyoncuları, noterler ve borsa ajanları da serbest meslek erbabı olarak kabul edilir ve faaliyetleri karşılığında serbest meslek makbuzu düzenlemekle yükümlüdürler.

e-SMM Hakkında Bilmeniz Gerekenler

e-SMM süreci sadece makbuz kesmekten ibaret değildir; sorgulama, doğrulama ve iptal gibi süreçlerin de bilinmesi gerekir. Düzenlenen makbuzların doğruluğu, alıcılar tarafından serbest meslek makbuzu sorgulama ekranları aracılığıyla kontrol edilebilir. GİB tarafından sunulan e-serbest meslek makbuzu sorgulama hizmeti, belgenin orjinal olup olmadığını teyit etmeye yarar. Ayrıca, makbuzların yasal saklama süresi olan 5 yıl (Vergi Usul Kanunu) ve 10 yıl (Türk Ticaret Kanunu) boyunca dijital ortamda muhafaza edilmesi zorunludur. Yanlış düzenlenen bir e-SMM için iptal süresi genellikle 8 gündür; bu sürenin aşılması durumunda farklı muhasebe prosedürleri devreye girer. Bu nedenle sistemin detaylarına hakim olmak, olası hataların önüne geçer.

Uyumsoft Çözümleri ile İşlerinizi Dijitalde Sürdürün

Uyumsoft, dijital dönüşüm yolculuğunuzda e-SMM süreçlerinizi güvenli, hızlı ve mevzuata tam uyumlu bir şekilde yönetmenizi sağlar. Uyumsoft’un kullanıcı dostu arayüzleri sayesinde, herhangi bir teknik bilgiye ihtiyaç duymadan, internetin olduğu her yerden makbuzunuzu anında oluşturabilir ve müşterilerinize iletebilirsiniz. e-SMM belgeleriniz, Uyumsoft’un güvenli sunucularında 10 yıl boyunca ücretsiz olarak saklanır, böylece veri kaybı riski ortadan kalkar ve dilediğiniz zaman eski kayıtlarınıza erişim sağlayabilirsiniz. Muhasebe programları ile tam entegrasyon yeteneği sunan Uyumsoft e-Belge çözümleri, finansal süreçlerinizi otomatikleştirerek iş yükünüzü hafifletir. Siz de Uyumsoft ailesine katılarak işlerinizi dijitalde kesintisiz sürdürebilir ve zamanınızı asıl mesleğinize ayırabilirsiniz.