e-Fatura Birim Kodları Nedir?

e-Fatura birim kodları, e-fatura sistemine geçen mükelleflerin en sık karşılaştığı ve doğru kullanılmadığında hatalı fatura düzenlenmesine yol açabilen konuların başında gelir. Bu kodlar, faturaların hem hukuki hem de teknik olarak doğru şekilde oluşturulmasını sağlayan ölçü birimlerini ifade eder. Uyumsoft’un e-Fatura çözümleri ile GİB tarafından belirlenen standartlara uygun, hızlı ve hatasız bir süreç yönetebilirsiniz.  

e-Fatura Birim Kodları Ne Anlama Gelir? 

e-Fatura birim kodları, faturada yer alan her bir satır için kullanılan ölçü biriminin sistem tarafından tanınmasını sağlayan kodlardır. Bu sayede; fatura içeriği dijital ortamda standart hale gelir, alıcı ve satıcı sistemleri arasında uyum sağlanır ve GİB ile vergi dairesi tarafından yapılan kontroller kolaylaşır. 

GİB, e-fatura evrensel birim kodlarını esas alır. Bu nedenle kullanılan kodlar yalnızca Türkiye’ye özgü değil, aynı zamanda uluslararası geçerliliğe sahip bir yapıya dayanır. Bu noktada evrensel kodlar teknik altyapının temel taşlarından biridir. 

e- Fatura Ölçü Birim Kodları Neden Zorunludur? 

e-Fatura birim kodları; GİB sistemleri, Vergi Dairesi denetimleri ve e-Dönüşüm süreçleri açısından oldukça önemlidir. e-Fatura sisteminde ölçü birimlerinin serbest metin olarak yazılması mümkün değildir. Bunun temel nedenleri arasında; fatura verilerinin otomatik işlenmesi, uluslararası veri standardizasyonu, denetim ve raporlama süreçlerinin güvenilirliği yer alır. 

Bu kapsamda e-fatura birim kodları, farklı ERP ve muhasebe yazılımlarının aynı dili konuşmasını sağlar. Aynı ürün, farklı sistemlerde farklı şekilde adlandırılsa bile, birim kodu sayesinde anlam karmaşası ortadan kalkar.  

e-Faturada Kullanılan Uluslarası Birim Kodları Nelerdir? 

e-Fatura uluslararası birim kodları, Birleşmiş Milletler tarafından geliştirilen ve “UN/ECE Recommendation 20” standardına dayanan kodlardır. GİB, e-Fatura altyapısında bu evrensel standardı esas alır. Görselde, yüksek oranda kullanılan GİB ölçü birimleri yer almaktadır. 

e-Fatura Birim Fiyatı Nasıl Hesaplanır? 

e-Fatura birim fiyat hesaplama, seçilen ölçü birimi ile birebir ilişkilidir ve faturanın hem teknik doğruluğunu hem de muhasebe kayıtlarının tutarlılığını doğrudan etkiler. Bu nedenle hesaplama süreci belirli adımlar izlenerek yapılmalıdır. 

Satılan Mal veya Hizmetin Ölçü Biriminin Belirlenmesi 

e-Fatura birim kodlarında fiyat hesaplama sürecinin ilk ve en kritik adımı; bir ürünün adet, kilogram, litre, metre ya da koli üzerinden mi satıldığını tanımlamaktır. Bu belirleme yalnızca ticari alışkanlıklara göre değil, fiili satış şekline göre yapılmalıdır. Örneğin aynı ürün bazı firmalarda adet bazında satılırken, başka bir firmada ağırlık esasına göre faturalandırılabilir. Bu nedenle kodların seçimi, faturanın hukuki ve muhasebesel altyapısını doğrudan etkileyen temel bir unsurdur. 

İlgili e-Fatura Birim Kodlarının Seçilmesi 

Ölçü birimi belirlendikten sonra, bu ölçüye karşılık gelen ilgili e fatura birim kodunun seçilmesi gerekir. Bu kodlar serbest metin olarak yazılamaz; Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından tanımlanan standart kodlar kullanılmak zorundadır. Adet, kilogram veya metre gibi yaygın ölçü birimleri dahi sistemde belirli kodlarla temsil edilir. Bu aşamada yapılan yanlış bir kod seçimi, faturanın teknik olarak hatalı oluşmasına veya karşı taraf sisteminde uyumsuzluk yaşanmasına neden olabilir.  

Birim Fiyatın Ölçü Birimine Göre Girilmesi 

Üçüncü adımda ise birim fiyatın, seçilen ölçü birimine uygun şekilde girilmesi gerekir. Girilen birim fiyat, mutlaka seçilen ölçü birimi üzerinden hesaplanmış olmalıdır. Örneğin kilogram birimi seçildiyse, fiyat kilogram başına; adet birimi seçildiyse, fiyat adet başına olacak şekilde belirlenmelidir. Aksi durumda, miktar doğru girilmiş olsa dahi satır tutarı gerçeği yansıtmaz. e-fatura birim kodlarının yanlış hesaplanması, yalnızca fatura tutarını değil, KDV hesaplamasını ve muhasebe kayıtlarını da doğrudan etkiler. 

Satır Tutarının Hesaplanması 

Son aşamada ise miktar × birim fiyat = satır tutarı formülü üzerinden hesaplama yapılır. Sistem, girilen miktar ve birim fiyat bilgilerini esas alarak fatura satır tutarını otomatik olarak oluşturur. Bu tutar, hem alıcı hem de satıcı muhasebe kayıtlarına doğrudan yansır. 

e-fatura birim kodlarının hesap sürecinde yapılan en yaygın hata, adet bazlı fiyat girilmesine rağmen kilogram, koli veya metre gibi farklı bir ölçü biriminin seçilmesidir. Böyle bir uyumsuzluk, faturanın teknik açıdan hatalı olmasına, muhasebe kayıtlarında tutarsızlıklara ve vergi dairesi denetimlerinde açıklama zorunluluğuna neden olabilir. 

e-Fatura Birim Kodu Yanlış Seçilirse Ne Olur? 

e-Fatura birim kodları yanlış kullanıldığında ortaya çıkabilecek riskler şunlardır: 

• Faturanın Reddedilmesi: Kodların hatalı seçilmesi, faturanın GİB sistemleri tarafından teknik kontrollerden geçememesine neden olabilir. Bu durumda fatura alıcıya ulaşmadan reddedilir ve yeniden düzenlenmesi gerekir. 

• Muhasebe Kayıtlarında Tutarsızlık: Yanlış birim kodu, fatura satırındaki miktar ve tutar ilişkisinin bozulmasına yol açar. Bu durum, muhasebe kayıtlarında hatalı stok, maliyet ve gelir hesaplamalarına neden olabilir. 

• Vergi Dairesi İncelemeleri: Vergi dairesi tarafından yapılan incelemelerde, fatura içeriği ile fiili satış arasındaki uyumsuzluklar tespit edilebilir. Yanlış birim kodu kullanımı, mükellefin bu farklara ilişkin yazılı açıklama yapmasını gerektirebilir. 

• Veri Uyumsuzluğu: Alıcı tarafın muhasebe veya ERP sisteminde, gönderilen fatura verileri hatalı veya eksik şekilde işlenebilir. Bu durum, mutabakat sorunlarına ve faturanın iade edilmesine kadar uzanan süreçlere yol açabilir. 

Bu nedenle e fatura birim kodları (yazım hataları dahil) konusunda dahi dikkatli olunması gerekir. Kodun yanlış seçilmesi, içeriğin yanlış anlaşılmasına neden olabilir. e-Fatura hakkında yanlış bilgiler edinerek hata yapmamanız için e-Fatura hakkında karşılaşabileceğiniz yanlışlar içeriğimize göz atabilirsiniz. 

Uyumsoft e-Fatura Çözümleriyle Eksiksiz İş Akışı Sürdürün 

Uyumsoft e-fatura çözümü, işletmenizin e-dönüşüm süreçlerini en üst düzeye taşımak için tasarlanmış kapsamlı bir hizmettir. Bu çözüm sayesinde Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) ile tam uyumlu e-fatura süreçlerinizi hızlı, güvenli ve dijital ortamda yönetebilirsiniz.  

e-Fatura uygulaması; faturalarınızı tek tek veya toplu olarak oluşturmanıza, göndermenize, almanıza ve arşivlemenize olanak tanıyarak manuel işlemlerin yol açtığı zaman kaybını ve hata riskini ortadan kaldırır. Böylece işletmenizin finansal süreçleri daha kontrollü, raporlanabilir ve otomatik hale gelir; muhasebe süreçleriniz güçlü bir altyapı ile desteklenir. 

Uyumsoft’un bulut tabanlı e-fatura çözümü, işletmenizin fatura süreçlerini her yerden yönetebilmesine olanak tanırken ERP ve ön muhasebe sistemleriyle tam entegrasyon sağlar.

GİB uyumlu altyapısı, uzman teknik desteği ve ölçeklenebilir yapısı sayesinde e-fatura geçişini sorunsuz şekilde tamamlamanıza yardımcı olur.