Şahıs Şirketleri e-Fatura Kullanabilir mi?

Şahıs şirketleri, Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından belirlenen standartlara uymak ve gerekli başvuruları yapmak koşuluyla e-fatura uygulamasını kullanabilirler. Günümüzde dijitalleşme süreçlerinin hız kazanmasıyla birlikte, şirket türü ne olursa olsun ticari faaliyetlerin elektronik ortama taşınması büyük bir kolaylık sağlamaktadır. Özellikle Uyumsoft gibi özel entegratörler aracılığıyla bu süreç, şahıs firmaları için oldukça hızlı ve verimli bir hale gelmiştir. Bu yazımızda, şahıs işletmelerinin e-fatura süreçlerine dair tüm detayları, avantajları ve geçiş aşamalarını ele alacağız.

Şahıs Şirketi e-Fatura Mükellefi Olabilir mi?

Vergi Usul Kanunu kapsamında kurulan şahıs şirketleri, ticari hayatlarını sürdürürken fatura kesmekle yükümlüdürler. Geleneksel kağıt fatura kullanımı devam etmekle birlikte, şahıs şirketi e-fatura uygulamasına geçiş yapmak hem mümkündür hem de teşvik edilmektedir. Bir işletmenin sermaye şirketi (Limited veya Anonim) ya da şahıs şirketi olması, elektronik belge sistemine dahil olmasına engel değildir.

Şahıs şirketi e-fatura sistemine geçiş iki şekilde gerçekleşir: Zorunlu geçiş ve gönüllü geçiş. Cirosu belirli bir limiti aşan veya e-ticaret gibi özel sektörlerde faaliyet gösteren işletmeler için bu geçiş zorunluyken, iş süreçlerini hızlandırmak isteyen küçük işletmeler de gönüllü olarak şahıs şirketi e-fatura kullanıcısı olabilirler. Şahıs şirketi fatura kesmek eylemini dijitalleştirdiğinde, noter tasdiki, kağıt masrafı ve kargo gibi maliyetlerden kurtulmuş olur. Dolayısıyla, mükellefiyet türü ne olursa olsun, dijital dönüşüm kapıları tüm ticari yapılara açıktır.

e-Fatura mükellefi olmak hakkında daha fazla detay için “e-Fatura Mükellefi Nedir? Nasıl Sorgulanır?” başlıklı blog içeriğimizi inceleyebilirsiniz.

Şahıs Şirketi Yurt Dışına Fatura Kesebilir mi?

Ticaretin sınırları kalktıkça, şahıs işletmeleri de ürün veya hizmetlerini yurt dışına pazarlamaktadır. Bu noktada akıllara gelen "Yurt dışına şahıs şirketi nasıl fatura keser?" sorusunun cevabı oldukça nettir. Evet, şahıs şirketleri yurt dışına fatura kesebilir. Eğer işletme şahıs şirketi e-fatura kullanıcısı ise, yurt dışındaki müşterisine kestiği fatura teknik olarak "e-İhracat Faturası" (gümrük beyannameli mal ihracında) veya hizmet ihracı gibi durumlarda e-Arşiv Fatura kapsamında düzenlenir.

Yurt dışına fatura keserken KDV muafiyeti (istisnası) gibi durumlar söz konusu olabilir, ancak belgeleme süreci yurt içi işlemlerle benzer bir dijital altyapı üzerinden yürütülür. Şahıs şirketi e-fatura sistemi sayesinde, dünyanın diğer ucundaki bir müşteriye saniyeler içinde resmi evrak iletmek mümkün hale gelir. Bu durum, işletmenin uluslararası arenada kurumsal bir imaj çizmesine de katkı sağlar.

Şahıs Şirketleri İçin e-Fatura Avantajları Nelerdir?

Kağıt faturaların operasyonel yükünden kurtulmak, şahıs şirketi e-fatura sisteminin sunduğu en büyük artılardan biridir. Ancak avantajlar sadece bununla sınırlı değildir. Dijitalleşme, özellikle tek başına veya az sayıda personelle çalışan şahıs işletmeleri için zaman yönetimi açısından kritiktir.

Şahıs şirketi e-fatura kullanımının temel avantajları şunlardır:

• Maliyet Tasarrufu: Kağıt, mürekkep, zarf ve kargo masrafları tamamen ortadan kalkar.

• Hız ve Verimlilik: Faturanın oluşturulması ve alıcıya iletilmesi saniyeler sürer. Tahsilat süreçleri hızlanır.

• Güvenli Arşivleme: Faturalar dijital ortamda (bulut sistemlerde) 10 yıl boyunca yasal geçerlilikle saklanır. Fiziksel arşiv alanına ihtiyaç duyulmaz.

• Hata Payının Azalması: Manuel giriş hataları minimize edilir, şahıs şirketi e-fatura oluştururken sistem otomatik kontroller yapar.

• Çevre Dostu: Kağıt tüketimini azaltarak doğanın korunmasına katkı sağlanır.

• Prestij: Dijital belge kullanımı, müşteriler nezdinde modern ve güvenilir bir işletme algısı oluşturur.

Özellikle Uyumsoft gibi kullanıcı dostu arayüzlere sahip entegratörlerle çalışıldığında, muhasebe süreçleri işletme sahibi için bir yük olmaktan çıkar.

Şahıs Şirketleri e-Fatura Başvurusunu Nasıl Yapabilir?

Şahıs şirketi e-fatura uygulamasına geçmeye karar veren bir işletme sahibi için başvuru süreci oldukça basittir. İlk ve en önemli adım, "Mali Mühür" veya şahıs şirketleri için geçerli olan "e-İmza" temin etmektir. Sermaye şirketleri mutlaka Mali Mühür almak zorundayken, şahıs şirketleri mevcut e-İmzaları ile de GİB başvurusu yapabilir ve sisteme dahil olabilirler.

Başvuru aşamaları genel hatlarıyla şöyledir:

1. e-İmza veya Mali Mühür Temini: Sertifika sağlayıcılarından temin edilir.

2. GİB Başvurusu: Gelir İdaresi Başkanlığı'nın portalı üzerinden e-Fatura uygulamasına başvuru yapılır.

3. Yöntem Seçimi: GİB Portal, Entegrasyon veya Özel Entegratör (Uyumsoft gibi) yöntemlerinden biri seçilir.

4. Aktivasyon: Seçilen yöntem üzerinden hesap aktif edilir ve şahıs şirketi e-fatura kesmeye başlayabilir.

Özel entegratör kullanımı, teknik altyapı gerektirmediği ve 7/24 destek sunduğu için şahıs firmaları tarafından en çok tercih edilen yöntemdir.

Şahıs Şirketi Nasıl e-Fatura Keser?

Sisteme dahil olduktan sonra fatura kesme işlemi, kullanılan arayüze göre değişiklik gösterse de mantık aynıdır. Şahıs şirketi e-fatura nasıl kesilir sorusunun cevabı, dijital panellerde gizlidir. Kullanıcı, entegratör firmasının web portalına veya mobil uygulamasına giriş yapar. Ardından "Fatura Oluştur" adımını seçerek alıcı bilgilerini girer.

Şahıs Şirketi Fatura Limiti ve Fatura Türleri

Fatura keserken dikkat edilmesi gereken en önemli hususlardan biri alıcının durumudur. Eğer alıcı da e-Fatura mükellefi ise sistem bunu otomatik algılar ve belge "e-Fatura" olarak gider. Alıcı e-Fatura mükellefi değilse (son tüketici veya kağıt fatura kullanan bir firma), belge "e-Arşiv Fatura" olarak düzenlenir.

Burada şahıs şirketi fatura limiti kavramı devreye girer. e-Fatura mükellefi olmayan şahıs şirketleri dahi, GİB tarafından belirlenen (örneğin vergi mükelleflerine 5.000 TL, vergi mükellefi olmayanlara 30.000 TL gibi dönemsel değişen) tutarların üzerindeki faturaları GİB e-Arşiv Portal üzerinden elektronik olarak kesmek zorundadır. Ancak şahıs şirketi e-fatura sistemine gönüllü geçenler için bu limit takibi stresi ortadan kalkar; çünkü tüm faturalar zaten elektronik ortamda kesilir.

Peki, şahsa fatura nasıl kesilir? Şahıs şirketleri, vergi mükellefi olmayan nihai tüketicilere (vatandaşlara) fatura keserken alıcının T.C. Kimlik Numarasını girerler. Eğer T.C. Kimlik Numarası bilinmiyorsa veya verilmek istenmiyorsa, mevzuatın izin verdiği durumlarda "11111111111" şeklinde sanal numara kullanılarak işlem yapılabilir. Böylece şahsa fatura kesilir mi endişesi taşımadan satış belgelendirilebilir.

Bir şahıs şirketi e-fatura örneği incelendiğinde, belgenin üzerinde standart fatura bilgilerinin (tarih, saat, mal/hizmet cinsi, KDV, tutar) yanı sıra karekod (QR kod) ve dijital imza verilerinin bulunduğu görülür. Bu da faturanın doğrulanabilirliğini sağlar. Şahıs şirketi ne kadar fatura kesebilir konusunda ise yasal bir üst sınır yoktur; ticari hacim ne kadar genişse o kadar fatura düzenlenebilir, önemli olan vergisel yükümlülüklerin yerine getirilmesidir.

Şahıs Şirketi e-Fatura Zorunlulukları Nelerdir?

Her şahıs şirketi zorunlu olarak e-faturaya geçmek durumunda değildir, ancak yıllık ciro limitleri ve sektörel kriterler belirleyicidir. GİB, her yıl yayınladığı tebliğlerle ciro limitlerini güncellemektedir (örneğin brüt satış hasılatı 3 Milyon TL ve üzeri olanlar gibi). Bu limitlere ulaşan işletmelerin, izleyen yılın Temmuz ayına kadar şahıs şirketi e-fatura sistemine geçmeleri zorunludur.

Cirodan bağımsız olarak; e-Ticaret pazar yerlerinde satış yapanlar, gayrimenkul ve motorlu taşıt ilanı yayınlayanlar veya internet üzerinden reklam hizmeti verenler için geçiş limitleri çok daha düşük tutulmuştur. Bu nedenle işletme sahiplerinin, şahıs şirketi e-fatura zorunluluk kapsamına girip girmediklerini mali müşavirleri aracılığıyla düzenli kontrol etmeleri önerilir.

Şahıs Şirketleri e-Faturada Neden Uyumsoft'u Tercih Etmeli?

Dijital dönüşüm yolculuğunda bir şahıs şirketi için en önemli unsur, kesintisiz ve güvenilir bir hizmet almaktır. Uyumsoft, şahıs şirketi e-fatura süreçlerinde sunduğu yenilikçi çözümlerle işletmelerin iş yükünü hafifletir. Kullanıcı dostu arayüzü sayesinde, herhangi bir teknik bilgiye ihtiyaç duymadan, internetin olduğu her yerden fatura kesmek mümkündür.

Uyumsoft'un sağladığı avantajlar şunlardır:

• Kolay Entegrasyon: Muhasebe programlarıyla tam uyumlu çalışır.

• Ücretsiz Saklama: Faturalarınız yasal süre boyunca güvenli sunucularda saklanır.

• 7/24 Destek: Karşılaşılan her türlü sorunda uzman ekiplere ulaşılabilir.

• Ekonomik Paketler: Şahıs şirketlerinin bütçesine uygun esnek kontör paketleri sunulur.

Sonuç olarak, şahıs şirketi e-fatura uygulaması, modern ticaretin vazgeçilmez bir parçasıdır. İşletmenizi geleceğe taşımak, yasal uyumluluğu zahmetsizce sağlamak ve operasyonel maliyetlerinizi düşürmek için Uyumsoft e-fatura platformuyla tanışabilirsiniz.