e-İrsaliye Hakkında Sıkça Sorulan Sorular

e-İrsaliye, elektronik belge uygulamaları hızla yaygınlaştığı için dijital dönüşümde önemli bir yer tutmaktadır. Dijital dönüşümün getirdiği bu yeni işleyiş hem yasal düzenlemeler hem de pratik uygulamalar açısından çeşitli soruları beraberinde getirmektedir. Özellikle sevkiyat sürecine dair süreçler söz konusu olduğunda uygulamanın kapsamı, hangi işletmeleri ilgilendirdiği ve teknik gereksinimler sıkça merak edilen başlıkların başında gelmektedir. Uyumsoft e-İrsaliye ile bu sorulara gerek kalmadan işlemlerinizi hızlıca ve kolaylıkla halledebilirsiniz.

e-İrsaliye Nedir?

e-İrsaliye, irsaliyenin dijital halidir. Mal sevkiyatı sırasında düzenlenen belge, elektronik ortamda saklanır.Malın satıcıdan çıkışından alıcıya teslimine kadar geçen süreçte sevkiyatın belgelendirilmesini sağlar ve kâğıt irsaliyeyle aynı hukuki geçerliliğe sahiptir. “e-İrsaliyede Dikkat Etmeniz Gereken 5 Önemli Madde” içeriğinde önemli kısımlara göz gezdirebilirsiniz.

e-İrsaliye Hakkında Merak Edilenler

1. e-İrsaliye Kimler İçin Zorunludur?

e-İrsaliye; Gelir İdaresi Başkanlığı’nın belirlediği kriterlere göre belirli ciro limitlerini aşan işletmeler, e-Fatura uygulamasına dahil olanlar ve sektörel zorunluluk kapsamındaki mükellefler için geçerli bir yükümlülüktür. Ayrıca bazı vergi türlerine tabi faaliyet gösteren işletmeler de zorunlu olarak sisteme dahil edilir. Zorunluluk kapsamı her yıl yayımlanan tebliğlerle güncellenmektedir.

2. e-İrsaliye Başvurusu Nasıl Yapılır?

Başvuru, GİB’e doğrudan başvuru ile ücretsiz portal üzerinden kullanım, özel entegratör aracılığıyla sistem bağlantısı ya da kendi bilgi işlem sistemini GİB’e entegre etme yollarıyla yapılabilir. Mükellefler hangi yöntemi kullanacaklarına faaliyet hacimlerine, teknik altyapılarına ve ihtiyaçlarına göre karar verebilirler.

3. e-İrsaliye Düzenlemek İçin Hangi Sistemleri Kullanmak Gerekir?

e-İrsaliye düzenlemek için GİB’in ücretsiz e-İrsaliye portalı kullanılabilir veya bir özel entegratör üzerinden işlem yapılabilir. Yeterli teknik altyapıya sahip büyük işletmeler ise GİB ile doğrudan entegrasyon sağlayarak e-İrsaliye gönderebilir. Hangi yöntem seçilirse seçilsin sistem GİB standartlarını karşılamalıdır.

4. e-İrsaliye Ne Zaman Düzenlenir? 

e-İrsaliye, malın fiilen sevk edilmesinden önce düzenlenmelidir. Belge, sevkiyat anında aracın sistem üzerinden gönderilmiş veya çıktısının bulundurulmuş olması gerekir. Sevkiyat tamamlandıktan sonra düzenlenen belge geçerli kabul edilmez ve cezai yaptırım riski doğurabilir.

5. e-İrsaliye Gönderilemediğinde Kâğıt İrsaliye Kullanılabilir mi?

Zorunlu teknik nedenler, sistem hataları veya kesintiler nedeniyle e-İrsaliyenin gönderilemediği durumlarda işletmeler geçici olarak kâğıt irsaliye düzenleyebilir. Ancak örgün sisteme dönüş sağlandığında bu sevkiyatın elektronik ortama aktarılması ve mevzuat gereği bildirilmesi gerekir.

6. Taşıma Esnasında e-İrsaliyenin Çıktısının Bulunması Gerekir mi?

Her ne kadar belge elektronik ortamda oluşturulsa da denetimler sırasında ibraz edilmek üzere e-İrsaliyenin çıktı veya karekod içeren örneğinin araçta bulundurulması önerilir. QR kod veya belge numarası üzerinden bilgiler doğrulanabildiği için kontrol süreci kolaylaşır.

7. e-İrsaliye Alıcısı Belgeyi Reddedebilir mi?

Evet, alıcı sistem üzerinden e-İrsaliyeyi reddedebilir. Yanlış miktar, hatalı ürün, eksik bilgi veya sevkiyatla uyumsuzluk gibi durumlar tespit edildiğinde alıcı elektronik ortamda itiraz hakkını kullanabilir. Bu durumda satıcının yeni ve doğru belge düzenlemesi gerekir.

8. Düzenlenen e-İrsaliyede Sonradan Değişiklik Yapılabilir mi?

Gönderilmiş bir e-İrsaliye üzerinde doğrudan düzeltme yapılamaz. Hata olması halinde belge reddedilir veya iptal edilerek yerine yenisi düzenlenir. Sevkiyat tamamlanmışsa düzeltme faturayla ilişkilendirilerek yapılır ve kayıtlar mevzuata göre güncellenir.

9. e-İrsaliye ile İlgili Saklama ve İbraz Zorunluluğu Nasıl İşler?

e-İrsaliye, tıpkı diğer elektronik belgeler gibi 10 yıl süreyle güvenli şekilde saklanmak zorundadır. Saklama işlemi mükellefin kendi sisteminde, özel entegratör altyapısında veya GİB tarafından tanınan dijital depolama ortamlarında yapılabilir. Denetim talebi halinde belge ve kayıtların hızlı şekilde ibraz edilmesi zorunludur.

10. e-İrsaliye Düzenlemek İçin Mali Mühür Zorunlu mudur?

Evet, e-İrsaliye düzenlemek isteyen tüzel kişilerin mali mühüre sahip olması gerekmektedir. Mali mühür, elektronik belgelerin güvenli biçimde imzalanmasını ve doğrulanmasını sağlayan bir elektronik kimlik aracıdır. Şahıs işletmeleri için ise e-imza yeterli olabilmektedir. Mali mühür veya e-imza olmadan sisteme giriş yapılamadığı için bu adım sürecin temel gerekliliklerinden biridir.

Uyumsoft e-İrsaliyede Kesintisiz Çözüm

Uyumsoft, e-İrsaliye süreçlerinde işletmelerin mevzuata tam uyum sağlayarak operasyonlarını güvenle yürütmesine destek olur. GİB onaylı altyapısı, sürekli güncellenen teknik standartları ve stabil çalışma performansı sayesinde belge düzenleme, gönderme, alma ve saklama aşamalarının tamamını kesintisiz şekilde yönetir. Sevkiyat başlamadan belge oluşturma, araçta ibraz kolaylığı sağlayan karekodlu çıktılar, geçmiş kayıtların izlenmesi ve raporlanması gibi tüm ihtiyaçlar tek ekrandan karşılanır. Böylece olası teknik sorunlar, sistem kesintileri ve operasyonel hatalar minimuma iner.