4 Dakikalık Okuma
e-İrsaliye Nedir? Neden e-İrsaliye?
Bilgi çağını yaşadığımız şu günlerde, teknolojik gelişmeler hayatımızın her alanında önemli etkiler yaratmaktadır ve işlerimizi de büyük ölçüde etkilemektedir. e-Beyanname, e-Bildirge, e-Fatura derken şimdi de e-İrsaliye literatürümüze girmiş bulunmaktadır.
e-Dönüşümün bir parçası olarak uygulamaya geçilen e irsaliye, kağıt ortamında düzenlenmekte olan “sevk irsaliyesi” belgesi yerine elektronik ortamda düzenlenmiş olan, elektronik ortamda alıcısına iletilen ve muhafaza edilen bir elektronik belgedir. Ancak e-İrsaliye uygulamasıyla yeni bir belge ortaya çıktığı düşünülmemelidir. Dijital ortamda düzenlenen irsaliye, kağıt irsaliye ile aynı hukuki niteliklere sahiptir. Kağıt formundan farklı olarak malı taşıyan aracın plaka bilgisi ile şoförün kimlik bilgilerini de içermektedir. Bu belge sayesinde alıcılar, malı teslim aldıklarında GİB sistemi üzerinden dönüş yaparak malın tamamına kabul ya da ret yanıtı verebilme imkanına sahip oldukları için teslimat işlemlerindeki kısmi kabul, iade ya da hatalardan kaynaklanan aksaklıklar satıcıya iletilebilmektedir.
e-İrsaliye Uygulaması
e-İrsaliye veri formatı ve standardı Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından belirlenen, 487 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile yürürlüğe girmiş olan bir uygulamadır.
Elektronik ortamda hazırlanan e-İrsaliye üzerinde bulundurulması gereken zorunlu bilgiler ise;
e-İrsaliye’yi düzenleyen şirkete ait bilgiler (adı, ticaret unvanı, adresi, vergi dairesi ve hesap numarası),
e-İrsaliyesinin düzenlenme tarihi ve belge numarası,
e-İrsaliye’nin yönlendirileceği alıcı bilgileri (adı, adres, ticaret unvanı, adresi, vergi numarası vb.)
Taşınan malın nevi(türü), miktarı
Fiili sevk tarihi, saat ve dakika olarak fiili sevk zamanı bulunmalıdır.
e-İrsaliye kullanıcısı şirketlerin elektronik belge üzerinde yukarıda belirtilen zorunlu bilgilere ilave olarak kendi ihtiyaçları durumunda farklı bilgileri de bulundurması mümkündür.
Düzenlenecek e-İrsaliyelerde, GİB sistemlerinden elektronik ortamda doğrulanması, sorgulanması ve görüntülenmesine imkân vermek amacıyla kare kodun belge üzerinde bulunması mecburidir.
Kimler e-İrsaliye kullanmak zorunda?
e-İrsaliye’nin malın fiili sevk işleminden önce düzenlenmesi ve GİB sistemleri üzerinden alıcısına başarılı olarak iletilmesi gerekmektedir. e-İrsaliye Uygulaması üzerinden alıcısına başarılı bir şekilde iletilmeyen e-İrsaliye geçerli olmaz. Malın fiili sevki sırasında ise araç içinde e-İrsaliyenin bir çıktısının bulunması mecburidir. Fakat çıktı üzerinde ıslak imza ya da kaşe bulunması mecburi değildir. e-İrsaliyenin düzenlenmesinden önce sevki yapılmış mallara e-Fatura düzenlenmiş olması durumunda, e-İrsaliye üzerinde e-Faturanın belge numarasına da yer verilmesi zorunludur.
e-Arşiv ve e-Fatura sisteminde olduğu gibi, e-İrsaliye’de UBL-2.1 standardı kullanılmaktadır. Kullanıcılar ise e-Faturada olduğu gibi e-İrsaliyede de ret veya kabul işlemlerini gerçekleştirebileceklerdir. Bunun yanında e-İrsaliyede farklı olarak kalem kalem ret verebilme imkanı da sağlanmıştır. e-İrsaliye düzenlenmesinin ardından önce GİB sistemine, ardından da kullanıcılara ulaşılacaktır. e-Fatura uygulamasında olduğu gibi sadece uygulamaya dahil olan kullanıcılar arasında düzenlenebilen e-İrsaliye, kapalı bir sistemde işlemektedir. Mali mühür ile onaylanan e-İrsaliye, satıcı tarafından GİB’e iletildikten sonra GİB tarafından kontrolü sağlanır ve elektronik ortamda alıcıya ulaştırılır.e-Fatura’ya kayıtlı olan mükellefler, 01 Ocak 2019 tarihine kadar e-Arşiv Fatura ve e-İrsaliye’ye geçmek zorunda olacak!Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından yayımlanan tebliğe göre; brüt satış hasılatı 5 milyon TL ve üzeri olan tüm şirketlerin e-Fatura ve e-Arşiv faturaya geçmek zorundadır.
e-İrsaliye Uygulaması İzni
e-İrsaliye uygulamasına geçiş zorunluluğu yoktur. Fakat e-İrsaliye düzenlemiyor olsanız bile, tarafınıza kesilen e-İrsaliye belgelerini alabilmek için e-İrsaliye uygulamasına dahil olmanız gerekebilir. Çünkü merkezinde Gelir İdaresi Başkanlığı’nın yer aldığı e-İrsaliye, yalnızca uygulamaya geçiş yapmış kayıtlı şirketler arasında kullanılabilecek. Kısacası “Kimler e-İrsaliye kullanabilir?” sorusuna şöyle yanıt bulabiliriz:
Daha önceden yıllık cirosu 5 milyon TL olan ve yalnızca internetten satış gerçekleştiren firmaları kapsayan e-Arşiv zorunluluğu, son yayınlanan taslak tebliğ ile yıllık cirosu 5 milyon TL olan ve “internette satış yapıyor olmasına bakılmaksızın” tüm şirketleri kapsamaktadır. Bu tarife uyan tüm firmalar zorunlu olarak e-Arşiv uygulamasına geçmek zorundadır. e-Arşiv’e geçiş, beraberinde e-Fatura’ya geçişi de mecbur kılıyor.
Çünkü e-Fatura’ya geçmeden e-Arşiv kullanılamamaktadır. Bu sebeple tüm bu firmalar e-Fatura kullanıcısı olmak zorundadırlar. GİB’in yayınladığı taslak tebliğ, e-Fatura kullanan firmalar için e-İrsaliye kullanımını da zorunlu kıldığı için e-İrsaliye’ye geçiş yapacak firma sayısının oldukça fazla olması beklenmektedir.
Uygulamadan Yararlanma Yöntemleri ve Başvuru
e-Fatura sistemine kayıtlı tüm kullanıcılar e-İrsaliye uygulamasına 3 yöntemden herhangi birini seçerek yararlanabileceklerdir.
GİB portalı aracılığıyla
e-İrsaliye uygulamasına ait temel fonksiyonlar, Gelir idaresi Başkanlığı tarafından hazırlanan GİB Portal tarafından sunulmaktadır, şirketler GİB Portal üzerinden e-İrsaliye uygulamasına geçiş yapabilirler.
Şirketlerin Kendi Bilgi İşlem Sistemi ile Entegrasyon
GİB sistemlerine kendi sahip oldukları Bilgi İşlem Sistemleri aracılığıyla entegrasyon sağlayan şirketlerin kullanabilecekleri bir yöntemdir.
Özel Entegratörlük
GİB’den bu hizmeti verebilmek için özel olarak izin almış firmaların sağladığı çözümlerdir.e-İrsaliye çözümünüzü Uyumsoft ile hemen kullanmaya başlayabilir iş gücünden, maliyetten, zamandan tasarruf edip kaliteli hizmetin farkına varabilirsiniz.Türkiye’nin özel entegratörleri arasında ilk sıralarda yer alan Uyumsoft, e-İrsaliye uygulamasıyla size uzman destek ekibi ile online veya telefonla teknik destek imkanı, bulut tabanlı sistem ile düşük maliyet ve esnek ödeme planları ve güçlü teknik altyapı ile hızlı erişim ve yüksek güvenlik sağlar.
Değerlendirme ve İzin
Operasyonel süreçlerinizin büyük kısmını oluşturan ve sayfalarca basılan kağıt irsaliye dönemi sona eriyor!e-İrsaliye uygulaması doğrudan maliyetleri azaltarak iş süreçlerinde kolaylık sağlayarak verimliliği ve iyileşmeyi artırır. Şirketlerin irsaliye basım, kargolama, arşivleme gibi maliyetlerini ortadan kaldırır; personel çalışma verimliliği sağlar ve işçilik maliyetinden tasarruf ederler.
İrsaliyeyi kağıt olarak hazırlamak zorunda kalmayan şirketler, e-İrsaliye ile zamandan kazanırlar; alıcıya anında ulaşan bilgiler sayesinde kabul, red, iade işlemlerinde hızlı mutabakat sağlanır ve dijital arşivleme ile irsaliye belgelerine hızlıca ulaşırlar. Ayrıca muhasebe sistemlerine entegre edilen e-İrsaliye uygulaması ile şirketler tüm irsaliye süreçlerini tek bir yerden yönetebilirler.
Uygulamanın bir diğer faydası ise doğa dostu oluşudur. Kâğıt israfından karbon salınımına kadar çevreye zarar veren birçok unsuru ortadan kaldırarak ekosisteme katkı sağlar. Özetle, e-Dönüşümün bir parçası olan e-İrsaliye; saklama ve yeniden ulaşabilme kolaylığı, raporlama kolaylığı, gönderim pratikliği, anında ulaşılabilme ve 10 yıl boyunca güvenle saklama avantajı sağlamaktadır. Eğer siz de e-İrsaliye ile e-Dönüşüm’e katılmak istiyorsanız, hemen bizimle iletişime geçin!
