e-Fatura Keserken Nelere Dikkat Edilmeli?

e-Fatura keserken dikkat edilmesi gereken en temel husus, belgenin Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından belirlenen teknik standartlara uygun olması, zorunlu bilgilerin eksiksiz doldurulması ve yasal düzenleme süresi olan 7 günlük sürenin aşılmamasıdır. İşletmelerin dijital dönüşüm süreçlerinde kritik bir rol oynayan e-Fatura, kağıt fatura ile aynı hukuki niteliklere sahiptir; ancak düzenleme, iletim ve saklama süreçleri tamamen elektronik ortamda gerçekleşir. Uyumsoft e-fatura platformu, işletmelerin operasyonel yükünü hafifletirken yasal uyumluluğu da garanti altına alır.

Ticari hayatın dijitalleşmesiyle birlikte faturalama süreçleri hız kazanmış olsa da, teknik ve yasal detaylara hakim olmak büyük önem taşır. Hatalı düzenlenen bir fatura, vergi cezalarından ticari itibar kaybına kadar çeşitli olumsuz sonuçlar doğurabilir. Bu rehberde, e-Fatura keserken nelere dikkat edilmesi gerektiği, uyulması gereken kurallar ve sık yapılan hatalar detaylıca ele alınmıştır.

e-Fatura Keserken Uyulması Gereken Yasal Kurallar

e-Fatura uygulaması, 213 sayılı Vergi Usul Kanunu (VUK) hükümleri çerçevesinde şekillendirilmiştir. Bir işletmenin e-fatura nasıl kesilir sorusuna vereceği yanıt, öncelikle bu yasal zemini anlamaktan geçer. Elektronik ortamda oluşturulan faturaların, kağıt faturalar gibi yasal geçerliliğe sahip olabilmesi için mali mühür veya zaman damgası ile imzalanması şarttır.

Sürecin yasal boyutunda dikkat edilmesi gereken en önemli nokta, faturanın değiştirilemez ve inkar edilemez bir yapıda olmasıdır. GİB portalı veya özel entegratörler aracılığıyla kesilen faturalar, alıcıya anında iletilir. Bu aşamada gönderici, faturanın içeriğinden ve doğruluğundan tam sorumludur. Ayrıca, e-Fatura kullanıcısı olan bir mükellefin, bir başka e-Fatura kullanıcısına kağıt fatura kesmesi yasal olarak mümkün değildir; bu durum usulsüzlük olarak değerlendirilir.

e-Fatura Düzenlerken Zorunlu Alanlar Nelerdir?

Fatura düzenleme süreci, sisteme doğru verilerin girilmesiyle başlar. Fatura kesmek için ne gerekli sorusunun cevabı, Vergi Usul Kanunu'nun 230. maddesinde belirtilen zorunlu alanlarda gizlidir. Eksik bilgi ile oluşturulan bir belge, hukuken fatura niteliği taşımayabilir.

Fatura kesmek için gerekli bilgiler ve zorunlu alanlar şunlardır:

• Düzenleme Tarihi ve Belge Numarası: Faturanın oluşturulduğu tarih ve benzersiz seri numarası.

• Tarafların Bilgileri: Alıcı ve satıcının ticari unvanı, adresi, vergi dairesi ve Vergi Kimlik Numarası (VKN) veya T.C. Kimlik Numarası.

• Mal veya Hizmetin Detayları: Satılan ürünün veya hizmetin nevi, miktarı, birim fiyatı.

• Tutar Bilgileri: Mal/hizmet tutarı, KDV oranı, KDV tutarı ve vergiler dahil toplam ödenecek tutar.

• İrsaliye Bilgisi: Eğer malın teslimi sırasında irsaliye kullanılmışsa, irsaliye tarihi ve numarası faturada mutlaka yer almalıdır.

Bu alanlara ek olarak, banka hesap bilgileri (IBAN) ve ödeme koşulları gibi fatura için gerekli bilgiler de ticari mutabakatın sağlanması açısından faturaya eklenebilir.

e-Fatura Keserken Tarih, Numara ve Belge Düzeni

Elektronik faturalarda tarih ve numara silsilesi, sistem tarafından otomatik olarak yönetilse de manuel müdahalelerde dikkatli olunmalıdır. Özellikle e-fatura kesme süresi konusunda "7 gün kuralı" hayati önem taşır. Vergi Usul Kanunu’na göre, malın teslimi veya hizmetin yapıldığı tarihten itibaren en geç 7 gün içinde fatura düzenlenmelidir. Bu süre aşıldığında fatura hiç düzenlenmemiş sayılabilir ve Özel Usulsüzlük Cezası uygulanabilir.

Belge numarası ise 16 haneli bir yapıdan oluşur. İlk üç hane seriyi, sonraki dört hane yılı, kalan dokuz hane ise müteselsil sıra numarasını ifade eder. Her yıl başında numara silsilesinin sıfırlanması veya yeni bir seri ile devam edilmesi gerekir. Tarih ve numara arasındaki tutarlılık, vergi incelemelerinde ilk bakılan hususlardan biridir. İleri tarihli bir faturadan sonra, geriye dönük tarihli bir fatura kesilmesi (numara atlaması veya tarih uyumsuzluğu) sistemde tutarsızlık yaratır.

e-Fatura Senaryolarının Doğru Seçilmesi

e-Fatura oluştururken "Temel Fatura" ve "Ticari Fatura" senaryolarından hangisinin seçileceği, fatura itiraz süreçlerini doğrudan etkiler.

• Temel Fatura: Alıcının sistem üzerinden reddetme şansı yoktur. İtirazlar harici yollarla (KEP, Noter) yapılmalıdır.

• Ticari Fatura: Alıcı, faturayı aldıktan sonra 8 gün içinde sistem üzerinden "Kabul" veya "Red" yanıtı verebilir.

e-Fatura Keserken KDV ve Vergi Bilgilerine Dikkat

Faturalandırma sürecinin en hassas noktalarından biri vergi hesaplamalarıdır. e-Fatura kesme aşamaları sırasında KDV oranlarının doğru seçilmesi, varsa tevkifat oranlarının sisteme doğru girilmesi gerekir. Yanlış vergi oranı seçimi, hem alıcı hem de satıcı için hatalı KDV beyanına yol açar.

Özellikle istisna kapsamındaki işlemlerde (İhracat, Yatırım Teşvik vb.) istisna kodunun (3065 sayılı kanun maddesi) faturada açıkça belirtilmesi zorunludur. Benzer şekilde, tevkifatlı faturalarda tevkifat kodunun ve oranının eksiksiz girilmesi gerekir. Sistemler genellikle matematiksel hesaplamaları otomatik yapsa da, veri girişini yapan kişinin seçtiği vergi parametrelerinin doğruluğu esastır.

e-Faturaların Saklama ve Arşivleme Süreleri

Dijitalleşmenin en büyük avantajı fiziksel arşiv yükünü ortadan kaldırmasıdır, ancak bu durum saklama yükümlülüğünü sona erdirmez. Vergi Usul Kanunu’na göre e-Faturaların 5 yıl, Türk Ticaret Kanunu’na göre ise 10 yıl boyunca saklanması zorunludur.

Saklama işlemi sadece faturanın görselini (PDF) saklamak değildir; faturanın XML formatını ve mali mühür/zaman damgası verilerini de bütünlüğü bozulmadan muhafaza etmeyi gerektirir. Olası bir denetimde ibraz edilecek olan format, elektronik (XML) formattır.

Hatalı Kesilen e-Faturalar Nasıl Düzeltilir?

Hatalı bir e-Fatura gönderildiyse, düzeltme yöntemi seçilen fatura senaryosuna göre değişir. Eğer "Ticari Fatura" senaryosu seçildiyse, alıcı taraf 8 gün içinde sistemi kullanarak faturaya "Ret" yanıtı verebilir. Bu durumda fatura geçersiz sayılır ve satıcı yeni bir fatura düzenler.

Ancak "Temel Fatura" senaryosunda sistem üzerinden ret butonu bulunmaz. Bu durumda alıcının Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) sistemi üzerinden veya noter kanalıyla faturaya itiraz etmesi gerekir. İtiraz gerçekleştikten sonra, satıcı hatalı faturayı muhasebe kayıtlarında ters kayıtla düzelterek yeni bir fatura oluşturabilir. Ayrıca, GİB'in sunduğu "e-Fatura İptal Portalı" üzerinden de belirli süreler dahilinde karşılıklı onay ile iptal işlemleri gerçekleştirilebilmektedir.

e-Fatura Keserken Yapılan Yaygın Hatalar

Süreç ne kadar dijitalleşse de insan faktörü nedeniyle hatalar meydana gelebilmektedir. e-Fatura keserken yapılan hatalar genellikle dikkatsizlik veya mevzuat eksikliğinden kaynaklanır. En sık karşılaşılan hatalar şunlardır:

• Yanlış VKN/TCKN Girişi: Faturanın yanlış bir muhataba gitmesine neden olur.

• Süre Aşımı: 7 günlük yasal sürenin geçirilmesi.

• Senaryo Hatası: Ticari olması gereken bir işlemin Temel fatura olarak kesilmesi (veya tam tersi).

• GTİP Kodlarının Eksikliği: Özellikle ihracat faturalarında Gümrük Tarife İstatistik Pozisyonu (GTİP) kodlarının yazılmaması.

• Birim ve Para Birimi Hataları: Dövizli faturalarda kur bilgisinin yanlış girilmesi veya birim fiyatın hatalı yazılması.

e-Fatura Usulsüzlük ve Ceza Riskleri

e-Fatura zorunluluğu bulunan mükelleflerin kağıt fatura düzenlemesi veya hiç fatura düzenlememesi ciddi yaptırımlara tabidir. Belge düzenine uyulmaması durumunda, her bir belge için Özel Usulsüzlük Cezası kesilir. Bu ceza tutarı, faturada yazılması gereken meblağın %10'undan az olamaz ve her yıl belirlenen asgari ceza limitinin altında kalamaz. Ayrıca, gerçeğe aykırı fatura düzenlemek (naylon fatura) vergi suçu kapsamına girer ve hapis cezasına varan sonuçlar doğurabilir.

Uyumsoft e-Fatura Uygulaması ile Süreci Kolaylaştırın

e-Fatura süreçlerindeki teknik detaylar ve yasal zorunluluklar karmaşık görünse de, Uyumsoft’un gelişmiş e-Fatura uygulaması ile bu süreçleri yönetmek oldukça pratiktir. Uyumsoft, kullanıcı dostu arayüzü sayesinde fatura oluşturma, gönderme ve arşivleme adımlarını tek bir platform üzerinden en hızlı şekilde gerçekleştirmenizi sağlar.

Uyumsoft altyapısı, fatura oluştururken zorunlu alanların kontrolünü otomatik olarak yaparak hatalı fatura kesme riskini minimize eder. Mevzuat değişikliklerinde sistem anında güncellenir, böylece her zaman yasalara uyumlu işlem yaparsınız. Ayrıca, Uyumsoft'un güvenli saklama hizmeti sayesinde faturalarınız 10 yıl boyunca kaybolma veya bozulma riski olmadan dijital ortamda saklanır ve dilediğiniz an erişilebilir durumda olur. İşletmenizin verimliliğini artırmak ve faturalama süreçlerindeki hatayı sıfıra indirmek için Uyumsoft’un e-Belge çözümleriyle tanışabilirsiniz.