Modern iş dünyasında, teknolojinin hızlı ilerleyişiyle birlikte, işletmeler geleneksel yöntemlerden dijital süreçlere geçerek daha verimli ve sürdürülebilir bir yapı oluşturmanın yollarını aramaktadır. Bu evrimin önemli bir unsuru olan e arşiv fatura sistemi, işletmelere maliyet tasarrufu ve çevre dostu bir yaklaşım sağlayarak, finansal işlemleri dijitalleştirmenin önemini vurguluyor. Bu blog yazısında, başvuru sürecini adım adım ele alacak ve işletmelerin bu dijital dönüşüm aracıyla elde edebilecekleri avantajları, başvuru süreçlerini ve sistem geçişinin getirdiği kolaylıkları inceleyeceğiz. Çeşitli avantajları keşfetmek ve işletmenizin mali süreçlerini daha etkili bir şekilde yönetmek için bu rehberi dikkatlice takip edin.
Nedir?
Çek, ilgili taraflar arasında ödeme güvencesi sağlayan ve düzenleyen kişi, alacaklı, çeki ödeyecek olan banka olmak üzere üç ana bileşenden oluşan ve ticarette sıkça kullanılan bir ödeme aracıdır. Kısaca çek, belirli bir miktarın belirli bir tarihte ödenmesi taahhüdüdür.
e arşiv fatura, elektronik düzenlenen ve elektronik ortamda gönderilen bir fatura türüdür. Geleneksel kâğıt faturaların elektronik ortama taşınması ve daha hızlı, kolay bir şekilde işlem yapılmasını sağlar. Ek olarak, vergi daireleri tarafından kabul edilen bir belge olduğundan hem işletmeler hem de müşteriler için yasal olarak geçerli bir değere sahiptir.
Bu fatura türü ile işletmeler, fatura düzenleme, gönderme ve saklama süreçlerini elektronik ortamda gerçekleştirerek zaman ve maliyet tasarrufu yapabilirler. Müşteriler ise faturalarını elektronik olarak alabildiği için daha hızlı ve kolay bir şekilde fatura bilgilerine ulaşabilirler.
Türkiye’de birçok işletme tarafından tercih edilir ve hem KOBİ’ler hem de büyük şirketler, bu sistem sayesinde iş süreçlerini kolaylaştırmakta ve verimliliği artırmaktadır.
Daha fazla bilgi almak için “e Arşiv Nedir?” Başlıklı yazımızı okuyun.
e Arşiv Fatura Başvurusu Nedir?
Başvuru, bir işletmenin geleneksel kâğıt fatura düzenleme yönteminden vazgeçerek, dijital bir formatta fatura oluşturabilmek ve gönderebilmek için Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından sunulan bir hizmettir. Bu başvuru, işletmelerin finansal işlemlerini dijitalleştirmelerine olanak tanır ve geleneksel kâğıt fatura kullanımının yerine geçer.
Ek olarak, mükelleflerin vergisel yükümlülüklerini yerine getirmeleri ve ticari faaliyetlerini yasal düzenlemelere uygun bir şekilde sürdürmeleri için önemli bir adımdır. Başvurunun onaylanmasıyla birlikte, işletmeler kendi bünyelerinde veya bir mali müşavir aracılığıyla bu fatura sistemini kullanarak, faturalarını elektronik ortamda düzenleyip gönderebilir, bu sayede kâğıt tüketimini azaltabilir ve iş süreçlerini daha verimli hale getirebilirler.
Başvuru İçin Gerekli Belgeler
Başvuru yapmadan önce, aşağıdaki belgelerin hazırlanması gerekmektedir:
Vergi Kimlik Numarası (VKN): Fatura düzenlemek için vergi kimlik numaranızın olması gerekmektedir. Vergi mükellefi olmayan bireylerin fatura düzenlemesi mümkün değildir.
İmza Sirküleri veya Yetki Belgesi: Şirketinizin imza sirküleri veya yetki belgesinin bulunması fatura düzenlemek için şarttır.
Vergi Levhası veya Ticaret Sicil Gazetesi: Şirketinizin vergi levhası veya ticaret sicil gazetesi kopyası da başvuru için gerekli belgeler arasındadır. Bu belgeler, şirketinizin mevcut olduğunu ve faaliyet gösterdiğini kanıtlar.
Başvuru Formu: Başvuru yaparken, ilgili başvuru formunun doldurulması gerekmektedir. Başvuru formu, vergi dairesi veya özel entegratör tarafından temin edilebilir. Bu belgeleri eksiksiz bir şekilde hazırlayarak, başvurunuzu gerçekleştirebilirsiniz.
e Arşiv Fatura Başvurusu Nasıl Yapılır?
Başvuru yapmak oldukça kolay bir süreçtir. Aşağıdaki adımları izleyerek elektronik arşiv faturası başvurusunu gerçekleştirebilirsiniz:
- İlk adımda, e fatura mükellefiyetinizi aktif hale getirmeniz gerekmektedir. Eğer henüz e-fatura mükellefi değilseniz, bu adımı tamamlamanız gerekmektedir.
- E-devlet kapısına giriş yapın ve başvuru sayfasına gitmek için arama çubuğuna “e arşiv fatura başvurusu” yazın.
- Açılan sayfada fatura başvurusu yapmak istediğiniz şirketin vergi kimlik numarasını veya ticaret unvanını girin.
- Ardından, başvurunuzu gerçekleştireceğiniz şirketin yetkilendirme bilgilerini girmeniz gerekmektedir. Bu bilgiler genellikle firma sahibi veya yetkilisi tarafından sağlanır.
- Bilgileri doğru bir şekilde doldurduktan sonra, başvurunuzu tamamlayabilirsiniz. Başvurunuz genellikle birkaç iş günü içinde incelenir ve onaylanır.
- Başvurunuz onaylandıktan sonra, faturalarınızı düzenlemeye başlayabilirsiniz.
Başvuru yaparken, doğru ve eksiksiz bilgiler sağladığınızdan emin olun. Ayrıca, başvurunuzun onaylanması durumunda, faturalarınızı düzenlemek için gerekli teknik altyapıya sahip olduğunuzdan emin olun.
Nasıl Düzenlenir?
Fatura düzenlemek için öncelikle vergi mükellefi olmanız gerekmektedir. Bu fatura türü, elektronik ortamda düzenlenen ve fiziksel olarak kâğıt şeklinde basılmayan bir fatura türüdür. Aşağıda, fatura düzenleme sürecinin adımları bulunmaktadır:
- Maliye Bakanlığına başvuru yapın: Fatura düzenlemek için önceki bölümde belirtildiği gibi vergi mükellefi olmanız gerekmektedir. Vergi mükellefi olduğunuzdan emin olduktan sonra, elektronik fatura düzenlemek için Maliye Bakanlığına başvuruda bulunmanız gerekmektedir.
- e Fatura entegrasyonu yapın: Fatura düzenlemek için, e fatura entegrasyonu yapmanız gerekmektedir. e fatura entegrasyonu, elektronik fatura süreçlerini yönetmek için kullanılan bir sistemdir. Maliye Bakanlığı tarafından onaylı olan e fatura entegrasyon firmalarından birini seçerek bu adımı tamamlayabilirsiniz.
- Müşteri bilgilerini girin: Fatura düzenlerken, alıcı ya da müşteri bilgilerini doğru ve eksiksiz bir şekilde girmeniz gerekmektedir. Müşterinin adı, vergi numarası, adres gibi bilgileri doğru bir şekilde girerek fatura düzenlemeyi tamamlayabilirsiniz.
- Ürün veya hizmet bilgilerini girin: Fatura düzenlerken, satılan ürün veya hizmetin detaylarını doğru bir şekilde girmeniz gerekmektedir. Ürünün adı, miktarı, birim fiyatı, vergi oranı gibi bilgileri eksiksiz bir şekilde girerek fatura düzenlemeyi tamamlayabilirsiniz.
- Fatura numarasını ve tarihini belirleyin: Faturanın bir numarası ve düzenlendiği tarih bulunmaktadır. Bu bilgileri otomatik olarak sistem tarafından belirlenebilir veya manuel olarak girebilirsiniz. Fatura numarasını ve tarihini doğru bir şekilde belirleyerek fatura düzenlemeyi tamamlayabilirsiniz.
Faturayı onaylayın ve gönderin: Faturanızı düzenledikten sonra, faturayı kontrol ederek doğrulama işlemini gerçekleştirmeniz gerekmektedir. Tüm bilgilerin doğru olduğundan emin olduktan sonra, faturayı onaylayabilir ve müşteriye gönderebilirsiniz.
e Arşiv Fatura Avantajları
e arşiv, birçok avantaj sunmaktadır. Avantajları şöyle sıralayabiliriz:
Kâğıt tasarrufu: elektronik ortamda düzenlenen fatura sayesinde kâğıt kullanımı azalır, böylece hem doğal kaynakları korur hem de kâğıt atıklarının oluşumunu engeller. Bu da çevresel etkileri azaltır.
Maliyet tasarrufu: Bu fatura türünün kullanımı ile kâğıt, basım, posta, kargo gibi maliyetler ortadan kalkar. Şirketler için uzun vadede önemli bir maliyet avantajı sağlar.
Hızlı ve kolay erişim: Faturalar dijital ortamda saklandığı için kolayca erişilebilirler. Özellikle muhasebe departmanı gibi ilgili personel, hızlı bir şekilde fatura bilgilerine erişebilir ve raporlamalarını yapabilir.
Hata payının azalması: Otomatik olarak işlem yapıldığı için insan hatalarını ortadan kaldırır. Bu da daha doğru ve hatasız fatura işlemleri anlamına gelir.
Yasal uyumluluk: Bu fatura türü, Türkiye’deki yasalar ve düzenlemeler tarafından tanınmaktadır. Bu nedenle, şirketlerin yasal gereklilikleri yerine getirmelerine yardımcı olur ve denetim süreçlerini kolaylaştırır.
e arşiv avantajları sayesinde şirketler, iş süreçlerini daha verimli hale getirebilir, maliyetleri azaltabilir ve çevreye olan etkisini en aza indirebilir. Bu nedenle, birçok işletme tarafından tercih edilmektedir.
e Arşiv Fatura Sistemi ve Yasal Yükümlülükler
Bu sistem, Türkiye’deki birçok işletmenin uygulamak zorunda olduğu bir yasal düzenlemeye uygun olarak elektronik ortamda fatura oluşturmasına imkân sağlayan bir sistemdir. Bu sistem, işletmelerin kâğıt fatura kullanımını azaltarak dijital dönüşümü desteklemektedir.
Ek olarak işletmelerin bazı yasal yükümlülükleri vardır. Öncelikle, işletmelerin e-fatura mükellefi olması gerekmektedir. Bu durumda olan işletmeler başvuruda bulunabilirler.
Bu faturayı düzenlemek isteyen işletmeler, başvurularını Gelir İdaresi Başkanlığı’nın internet sitesi üzerinden gerçekleştirmelidir.
Yasal yükümlülükler ise şunlardır:
- Fatura saklama: bu faturalar işletmeler tarafından elektronik ortamda saklanmalıdır. Bu nedenle, işletmelerin bir e-fatura saklama sistemi kullanması gerekmektedir.
- İnternet üzerinden fatura kesme: İşletmeler tarafından internet üzerinden kesilmeli ve fatura bilgileri elektronik ortamda kaydedilerek ve paylaşılabilir olmalıdır.
- Mükellefiyet bilgilerinin yayımlanması: Bu fatura türünü düzenleyen işletmelerin mükellefiyet bilgileri, faturada belirtilmelidir. Bu bilgiler, alıcıların işletmenin yasal statüsü hakkında bilgi sahibi olmasını sağlar.
- E-Fatura entegrasyonu: İşletmelerin aynı zamanda e-fatura sistemiyle de entegre olması gerekmektedir. Bu şekilde, alıcılar faturalarını e-fatura olarak da alabilirler.
Tüm yasal yükümlülükler, işletmelerin vergi uygunluğunu sağlamak için önemlidir. İşletmelerin bu sistemi doğru şekilde uygulamaları ve yasal yükümlülükleri yerine getirmeleri önemlidir. Bu sayede, dijital dönüşüm sürecine uyumlu bir şekilde faaliyetlerini sürdürebilirler.
İşletmelere Sağladığı Kolaylıklar
İşletmeler e-Arşiv faturaya geçerek birçok avantaj elde eder. Bu avantajları şöyle sıralayabiliriz:
- Kâğıt tasarrufu: Kâğıt faturaların yerine elektronik ortamda düzenlenen faturalar, işletmelerin fiziksel arşivleme ihtiyacını ortadan kaldırır ve ofislerdeki kâğıt tüketimini azaltır.
- Zaman tasarrufu: Elektronik ortamda düzenlenen faturalar, kâğıt faturaların posta yoluyla gönderilmesi ve teslim alınması gibi zaman alıcı işlemlere gerek olmadan hızlı bir şekilde alınabilir ve işlemler daha hızlı gerçekleştirilebilir. Bu sayede işlemler zaman tasarrufu sağlar.
- Maliyet avantajı: Kâğıt faturaların basımı, posta giderleri ve arşivleme masrafları gibi ek maliyetler ortadan kalkar. Ayrıca, işletmelere- vergi indirimi ve muafiyetler gibi avantajlarla da maliyetlerini azaltırlar.
- Kolay erişim: İşletmeler, faturalarına kolay erişim imkânı sağlar. Elektronik ortamda düzenlenen faturalara, işletmeler istedikleri zaman ve her yerden erişim sağlar. Bu da işletmelerin daha hızlı ve etkili kararlar almasına yardımcı olur.
- Hızlı takip ve raporlama: Elektronik ortamdaki fatura verileri kolaylıkla kaydedilebilir ve raporlanabilir. Bu da işletmelerin finansal durumlarını daha hızlı ve doğru bir şekilde analiz edebilmelerini sağlar.
Elektronik ortamda fatura düzenleme, işletmelere kâğıt tasarrufu, zaman tasarrufu, maliyet avantajı, kolay erişim imkânı, hızlı takip ve raporlama gibi büyük kolaylıklar sağlar.
Şimdi e-Fatura'ya Geçmek İstermisiniz?