e-Fatura Başvurusu Nasıl Yapılır?

e-Fatura başvurusu, Vergi Usul Kanunu kapsamında belirlenen şartları taşıyan mükelleflerin, faturalarını elektronik ortamda düzenleyebilmek için Gelir İdaresi Başkanlığı’na (GİB) yaptığı resmi başvurudur. Aşama tamamlandıktan sonra sürecin mevzuata uygun ve kesintisiz şekilde yönetilmesi büyük önem taşır. Uyumsoft e-Fatura çözümü GİB ile tam uyumlu altyapısı sayesinde e-fatura başvurusu sonrası tüm fatura işlemlerinin tek platformdan güvenli şekilde yürütülmesini sağlar. 

e-Fatura Başvurusu Neden Yapılır? 

e-Fatura başvurusu, yasal bir yükümlülük olarak karşımıza çıkar. e-Fatura'ya geçilmemesi durumunda bazı cezai yaptırımlar uygulanabilir. Bu cezai yaptırımları "e-Faturaya Geçmeme Cezası” yazımızda bulabilirsiniz. Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından yayımlanan tebliğler doğrultusunda belirli ciro, sektör ve faaliyet kriterlerini sağlayan mükelleflerin e-fatura sistemine geçmesi zorunludur. 

Bu başvurunun yapılmasının başlıca nedenleri arasında; vergi mevzuatına uyum sağlamak, fatura süreçlerini kayıt altına almak, kağıt, arşiv ve operasyon maliyetlerini azaltmak ve denetim süreçlerini daha şeffaf hale getirmek yer alır. 

e-Fatura Başvurusu Kimler İçin Zorunludur? 

e-Fatura başvurusu GİB tarafından belirlenen kriterlere göre bazı mükellefler için zorunlu tutulur. Bu kriterler her yıl güncellenebilir. Güncel e-fatura başvuru kriterleri ise şunlardır: 

• Brüt satış hasılatı belirli tutarların üzerinde olan işletmeler 

• E-ticaret faaliyeti yürüten mükellefler 

• Akaryakıt, maden, alkol, tütün gibi özel sektörlerde faaliyet gösterenler 

• GİB tarafından yayımlanan tebliğlerde açıkça belirtilen sektörler 

e-Fatura Başvurusu Yapmadan Önce Dikkat Edilmesi Gerekenler 

e-Fatura başvurusu sürecinin sorunsuz ilerleyebilmesi için başvuru öncesinde bazı teknik ve idari hazırlıkların tamamlanmış olması gerekir. Bu hazırlıklar, başvurunun reddedilmesini veya sürecin uzamasını önlemek açısından büyük önem taşır. Hazırlıklar şunlardır: 

• Mükellefiyet bilgilerinin güncel olması 

Vergi dairesi kayıtlarında yer alan unvan, adres, faaliyet kodu ve iletişim bilgilerinin güncel olması gerekir. Güncel olmayan bilgiler, e-fatura başvurusu GİB tarafından değerlendirilirken sorun yaratabilir. 

• Mali mühür veya e-imza temininin tamamlanmış olması 

e-Fatura başvurusu yapılabilmesi için mükellef adına geçerli bir mali mühür veya e-imza bulunmalıdır. Bu araçların başvuru öncesinde aktif hale getirilmiş olması gerekir. 

• Teknik altyapının kontrol edilmesi 

 GİB sistemleriyle uyumlu tarayıcı, gerekli yazılımlar ve güvenlik ayarları başvuru öncesinde kontrol edilmelidir. Özellikle e-imza kullanacak mükellefler için bu adım önemlidir. 

• e-Fatura kullanım yönteminin belirlenmesi 

GİB Portal, özel entegratör veya doğrudan entegrasyon seçeneklerinden hangisinin tercih edileceği başvuru öncesinde netleştirilmelidir. Bu tercih, e-fatura başvuru formu doldurulurken yapılır. 

Bu hazırlıkların tamamlanması, e fatura başvurusu sürecinin hızlı ve sorunsuz şekilde tamamlanmasını sağlar. 

e-Fatura Başvurusu Nereden Yapılır? 

e-Fatura başvurusu resmi kanallardan yapılmaktadır. Her kanalda farklı bir yol izlenebilir. 

1. GİB Üzerinden Yapılır 

e-Fatura başvurusu GİB sistemleri üzerinden gerçekleştirilir. Gelir İdaresi Başkanlığı, e-fatura başvurularını kendi altyapısı üzerinden kabul eder ve değerlendirir. 

Bu başvuru yöntemi, GİB portal kullanımı ve GİB tarafından yetkilendirilmiş özel entegratörler aracılığıyla yürütülür. 

2. Dijital Vergi Dairesi Üzerinden Yapılır 

e-Fatura başvurusu dijital vergi dairesi üzerinden de yapılabilmektedir. Dijital Vergi Dairesi, mükelleflerin pek çok işlemini tek noktadan yürütmesini sağlayan resmi bir platformdur. Başvuru süreci online tamamlanır, evrak takibi dijital ortamda yapılır ve vergi dairesine fiziki gitme zorunluluğu ortadan kalkar. 

GİB e-Fatura Başvurusu Aşamaları Nelerdir? 

e-Fatura başvurusunu GİB üzerinden yapanların bazı adımları izlemesi gerekir. Sırasıyla bu adımlar: 

1- Mükellef Adına Mali Mühür veya E-imza Temin Edilir 

e-Fatura başvurusu yapabilmek için öncelikle mükellef adına mali mühür veya elektronik imza (e-imza) temin edilmesi gerekir. Bu araçlar, başvuru işlemlerinin dijital ortamda güvenli şekilde yapılmasını ve başvurunun resmî olarak onaylanmasını sağlar. 

• Tüzel kişiler (limited, anonim şirketler) için mali mühür zorunludur. Mali mühür, Kamu Sertifikasyon Merkezi (Kamu SM) tarafından şirket adına üretilir. 

• Şahıs şirketleri ise e-imza veya mali mühür seçeneklerinden birini kullanabilir. 

Mali mühür veya e-imza olmadan başvuru yapılamaz ve başvuru süreci başlatılamaz. 

2- GİB Sistemine Giriş Yapılır 

Mali mühür veya e-imza temin edildikten sonra, Gelir İdaresi Başkanlığı’nın e-fatura başvuru sistemine giriş yapılır. Bu işlem, GİB tarafından sunulan resmî platformlar üzerinden gerçekleştirilir. GİB sistemine giriş sırasında; 

• Mükellefin vergi numarası veya T.C. kimlik numarası kullanılır. 

• Mali mühür veya e-imza ile kimlik doğrulaması yapılır. 

• Başvuru ekranına erişim sağlanır. 

3- e-Fatura Başvuru Formu Doldurulur 

GİB sistemine giriş yapıldıktan sonra başvuru formu eksiksiz ve doğru bilgilerle doldurulur. Bu form, mükellefin e-fatura sistemine hangi koşullarda dahil olacağını belirleyen temel belgedir. Başvuru formunda genellikle şu bilgiler yer alır: 

• Mükellefin ticari unvanı ve vergi bilgileri 

• İletişim ve adres bilgileri 

• e-Fatura kullanım şekline ilişkin tercihler 

• Teknik ve yetkili kişi bilgileri 

Formda yer alan bilgilerin hatalı veya eksik girilmesi, e-fatura başvurusu sürecinin uzamasına veya reddedilmesine neden olabilir. 

4- Kullanım Yöntemi Seçilir  

Form doldurulurken mükelleflerin en önemli kararlardan biri, e-fatura kullanım yöntemi seçimidir. Bu seçim, e-faturaların nasıl oluşturulacağı ve gönderileceğini doğrudan etkiler. 

• GİB Portal Yöntemi: Düşük fatura hacmine sahip işletmeler için uygundur. Manuel kullanım gerektirir. 

• Özel Entegratör Yöntemi: Yetkili entegratörler aracılığıyla daha kapsamlı ve otomatik bir kullanım sağlar. 

• Doğrudan Entegrasyon: Yüksek fatura hacmine sahip büyük işletmeler için teknik entegrasyon gerektirir. 

5- Başvuru Onaya Gönderilir 

Form doldurulduktan ve kullanım yöntemi seçildikten sonra başvuru, Gelir İdaresi Başkanlığı’nın onayına gönderilir. Bu aşama, e-fatura başvurusu sürecinin resmi olarak tamamlandığı ve değerlendirme sürecinin başladığı adımdır.  

e-İmza ile e-Fatura Başvurusu Nasıl Yapılır? 

E-imza ile e-fatura başvurusu, özellikle şahıs şirketleri tarafından tercih edilen ve başvuru sürecinin tamamen dijital ortamda tamamlanmasını sağlayan yöntemdir. Bu yöntemde başvuru evrakları, mükellefin adına tanımlı nitelikli elektronik sertifika kullanılarak elektronik olarak imzalanır ve GİB sistemine gönderilir. 

E-imza, 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu kapsamında ıslak imza ile aynı hukuki geçerliliğe sahiptir. Bu nedenle GİB tarafından yapılan e-fatura başvurularında güvenli kimlik doğrulama aracı olarak kabul edilir. 

Mali Mühür ile e-Fatura Başvurusu Nasıl Yapılır? 

Mali mühür temini, e-fatura başvurusu sürecinin ilk ve zorunlu adımlarından biridir. Tüzel kişiler adına e-Fatura başvurusu yapılabilmesi için şirket adına tanımlı bir mali mührün bulunması gerekir. Mali mühür, elektronik ortamda düzenlenen faturaların güvenli ve yasal geçerliliğe sahip olmasını sağlayan dijital bir imza olup, TÜBİTAK tarafından yetkilendirilmiş kurumlar aracılığıyla temin edilir. 

Mali mühür alındıktan sonra Gelir İdaresi Başkanlığı’nın e-fatura başvuru portalına giriş yapılır ve başvuru formu eksiksiz şekilde doldurulur. Şirket bilgileri doğru biçimde girildikten sonra başvuru, mali mühür kullanılarak elektronik ortamda onaylanır. Bu onayın ardından GİB tarafından yapılan inceleme tamamlandığında şirket e-Fatura sistemine dahil olur ve GİB portalı veya özel entegratörler aracılığıyla e-Fatura düzenlemeye başlayabilir.  

e-Fatura Sürecinde Uyumsoft’a Güvenin!  

e-Fatura başvurusu, aktivasyon ve kullanım süreçleri; mevzuata uyum, teknik altyapı ve kesintisiz sistem erişimi gerektiren bir bütündür. Başvuru tamamlandıktan sonra faturaların doğru şekilde oluşturulması, GİB sistemleriyle uyumlu biçimde iletilmesi ve yasal süreler boyunca güvenle saklanması işletmeler için önem taşır. Bu nedenle e-fatura sürecinin yalnızca başvuru aşamasıyla sınırlı olmadığı unutulmamalıdır. 

Uyumsoft e-Fatura çözümü, başvurudan günlük fatura operasyonlarına kadar tüm süreci GİB uyumlu bir altyapı üzerinden yönetme olanağı sunar. İşletmeler, fatura oluşturma, gönderme, alma ve arşivleme işlemlerini tek platformdan kontrol ederken, mevzuata uygun ve sürdürülebilir bir e-fatura süreci yürütme avantajı elde eder.