RPA Nedir? ERP'de RPA Kullanımı

RPA (Robotik Süreç Otomasyonu), insan müdahalesi olmadan çalışan yazılım robotları aracılığıyla, kural bazlı ve tekrarlayan iş süreçlerini otomatikleştiren bir teknolojidir. RPA, işletmelerin hız, verimlilik ve maliyet avantajı hedeflerine ulaşmasında önemli bir teknoloji haline gelmiştir. Tekrarlayan, zaman alan ve hata riski yüksek işlemleri otomatik hale getirerek insan kaynağını daha stratejik görevlere yönlendirme olanağı sunar. Bu noktada Uyumsoft’un ERP programı Liox ERP tekrarlayan işlemleri hızlı ve verimli şekilde yürüterek işletmelerin operasyonel yükünü azaltır. Böylece firmalar zamandan tasarruf eder, dijital dönüşüm yolculuğunda rekabet gücünü artıracak bir iş yapısına kavuşur. Bu içeriğimizde RPA’nın ne olduğu, ERP sistemleriyle nasıl entegre çalıştığı, ERP’de RPA kullanımının işletmelere sağladığı avantajlar ve hangi süreçlerde en verimli sonuçların elde edildiği detaylı şekilde ele alınmaktadır.

RPA Nedir?

RPA, yani Robotik Süreç Otomasyonu, yazılım robotlarının tekrarlayan ve kural tabanlı iş süreçlerini otomatik olarak gerçekleştirmesini sağlayan bir teknolojidir. İnsanların bilgisayar başında yaptığı veri girişi, raporlama, e-posta yanıtlama veya fatura işleme gibi rutin görevleri taklit eder ve bunları yüksek hızda, hata payı minimum seviyede tamamlar. Bu teknoloji, fiziksel robotları değil; bilgisayar ortamında çalışan sanal botları ifade eder. RPA, mevcut yazılım ve sistemlerle entegre çalışarak süreçleri baştan sona yönetebilir.

ERP'de RPA Nasıl Kullanılır?

ERP RPA entegrasyonu, işletmelerin finans, üretim, satış ve insan kaynakları gibi tüm temel iş süreçlerini tek bir platformda toplayan ERP sistemlerinin verimliliğini maksimuma çıkarır. RPA, bu sistemlerdeki manuel işlemlere olan ihtiyacı tamamen ortadan kaldırarak dijital dönüşümü hızlandırır. Örneğin; satış sonrası faturalandırma, stok seviyelerinin kontrol edilerek otomatik sipariş oluşturulması, müşteri bilgilerinin düzenli olarak güncellenmesi ve tedarikçi ödeme planlarının hazırlanması gibi görevler RPA tarafından ERP içerisinde kolaylıkla gerçekleştirilebilir. 

ERP'de RPA süreçlerinin başarıyla uygulanabilmesi için, öncelikle mevcut iş akışlarının detaylı bir şekilde analiz edilmesi ve belgelenmesi gerekir. Bu entegrasyon sayesinde ERP, veri toplama ve kayıt işlemleriyle zaman kaybetmek yerine analiz, planlama ve karar alma gibi daha stratejik konulara odaklanır. Bu konu hakkında detaylı bilgi için “Yapay Zekayı İşinize Nasıl Entegre Edebilirsiniz?” yazımızı inceleyebilirsiniz.

RPA Nasıl Çalışır? ERP ile Nasıl Çalışır?

ERP ve RPA entegrasyonu, yazılım botları kullanarak kullanıcı hareketlerini taklit eder ve görevleri otomatik şekilde yerine getirir. Öncelikle işletme, otomatikleştirmek istediği süreci belirler ve detaylı bir analiz yapar. Ardından, ERP sistemi üzerinde ilgili süreci yönetecek bot geliştirilir. Bu bot ERP’ye entegre edilerek sürekli çalışacak şekilde programlanır. İşlem sırasında bot, veri toplama, işleme ve çıktı üretme adımlarını ERP ile entegre biçimde gerçekleştirir. Tüm süreç boyunca botların performansı izlenir ve gerektiğinde güncellemeler yapılır. Böylece insan kaynaklı hatalar önemli ölçüde azalır ve süreçler çok daha hızlı ilerler.

RPA Türleri Nelerdir?

RPA uygulamaları kullanım ihtiyaçlarına göre üç ana kategoriye ayrılır. Bu kategoriler aşağıdaki gibi sıralanabilir:

• Attended RPA (Yarı Otomatik): Kullanıcıyla iş birliği içinde çalışır ve çoğunlukla kullanıcı tarafından başlatılır. Örneğin; bir müşteri temsilcisinin çağrı sırasında anında veri getirmesi için devreye girebilir.
  
  

• Unattended RPA (Tam Otomatik): İnsan müdahalesine ihtiyaç duymadan arka planda sürekli çalışır. Fatura kesme, rapor oluşturma veya veri güncelleme gibi görevleri tamamen kendi başına yerine getirir.
  
  

• Hybrid RPA: Hem insan desteğiyle hem de tam otomatik çalışma modunu birleştirir. Karmaşık süreçlerde esneklik sunar ve farklı iş akışlarına kolayca uyarlanabilir.

RPA Faydaları Nelerdir?

RPA, işletmelerin operasyonel yükünü hafifleterek zamandan, maliyetten ve iş gücünden tasarruf etmelerini sağlar. Bu teknoloji verimlilik artışı ve iş kalitesinde gözle görülür bir iyileşme sunar. RPA’nın işletmelere kazandırdığı en önemli avantajları aşağıdaki gibidir:

• Hız ve Süreklilik Sağlama

RPA, manuel işlemlere göre çok daha hızlı çalışarak kesintisiz şekilde 7/24 görevlerini yerine getirebilir. Bu sayede, vardiya veya mesai saatleri gibi sınırlamalar ortadan kalkar. Örneğin; bir ERP sisteminde gün sonu raporlarını hazırlamak için çalışanların mesai bitimine kadar beklemesine gerek olmadan, RPA botları bu raporları hızlı ve eksiksiz şekilde oluşturabilir.

• Hata Oranını Minimuma İndirme

Manuel veri girişi veya kural bazlı işlemlerde insan hataları kaçınılmazdır. RPA, tanımlanan adımları eksiksiz takip ederek hata olasılığını minimuma indirir. Özellikle muhasebe, faturalandırma veya stok yönetimi gibi önemli işlemlerde, yanlış bilgi girişi kaynaklı mali kayıplar bu sayede engellenir.

• Maliyetleri Düşürme ve Kaynakları Stratejik Alanlara Yönlendirme

Tekrarlayan görevlerin otomatikleşmesi, personelin zamanını boşa harcamasını önler. Bu durum, işletmelerin insan kaynağını daha katma değerli işlere yönlendirmesine olanak tanır. Böylece hem iş gücü verimliliği artar hem de operasyonel maliyetler uzun vadede önemli ölçüde azalır.

RPA Hangi Departmanlara Fayda Sağlar?

RPA hemen her departmanda kullanılabilse de özellikle muhasebe, insan kaynakları, lojistik ve satış-pazarlama bölümlerinde yoğun olarak tercih edilir. Muhasebe departmanında fatura kesimi, ödeme planları ve cari hesap işlemleri hızla ve hatasız şekilde yapılabilir. İnsan kaynaklarında aday tarama, bordro hazırlama ve izin takibi gibi işler kolaylaşır. Lojistikte sevkiyat planlaması ve stok takibi sorunsuz bir şekilde yürütülürken, satış ve pazarlama süreçlerinde CRM verileri ile kampanya raporlamaları otomatik olarak gerçekleştirilir.

ERP Sistemlerinde RPA Uygulama Adımları

ERP sistemleri ve RPA entegrasyonu, hızlı ve hatasız bir şekilde tamamlanması gereken, sistematik adımlardan oluşur. Bu adımlar, otomasyonun başarılı ve uzun ömürlü olması için önemlidir, uygulama adımları aşağıdaki gibidir:

1. Otomasyon Adayı Sürecin Belirlenmesi

Kullanılacak otomasyon belirlenirken detaylı bir analiz yapılmalı.Analiz aşamasında, hangi RPA süreçlerinin otomasyona en uygun olduğu belirlenir. Bu değerlendirme yapılırken özellikle yüksek hacimli, tekrarlayıcı ve kural tabanlı işler önceliklendirilir. Manuel yürütülen, zaman alan ve hata riski yüksek olan süreçler otomasyon için aday olarak değerlendirilir. Hedef tanımlama aşamasında ise seçilen sürecin yatırım getirisi (ROI) potansiyeli analiz edilir. Otomasyonla birlikte elde edilecek zaman tasarrufu, operasyonel maliyet avantajı ve hata oranındaki azalma göz önünde bulundurularak net ve ölçülebilir hedefler belirlenir.

2. Detaylı Süreç Haritası (Process Mapping) Çıkarılması

İkinci adımda, seçilen sürecin tüm adımları detaylı şekilde belgelenir. Sürecin başlangıç ve bitiş noktaları, karar mekanizmaları ve istisnai durumlar dahil edilerek uçtan uca bir süreç haritası oluşturulur. Bu çalışma, robotun süreci doğru ve kesintisiz şekilde yürütebilmesi için temel oluşturur. Aynı zamanda süreç haritalama, mevcut iş akışlarının sorgulanmasını sağlar. Otomasyona geçilmeden önce gereksiz, tekrar eden veya verimsiz adımlar tespit edilerek süreç sadeleştirilir ve daha etkin bir yapı oluşturulur.

3. Robot Geliştirme ve Yapılandırma

Robot geliştirme ve yapılandırma adımına geçildiğinde, belirlenen süreç haritasına uygun olarak yazılım botu geliştirilir. Bu aşamada robotun gerçekleştireceği işlemler, kullanılacak kurallar ve akışlar net olarak tanımlanır. Robotun ERP sistemiyle uyumlu çalışabilmesi için gerekli erişim yetkileri ve güvenlik tanımlamaları yapılır. Ayrıca botun, ERP veritabanı ya da kullanıcı arayüzü üzerinden doğru ve güvenli şekilde veri alıp verebilmesi sağlanır. Entegrasyon yöntemi, mevcut sistem mimarisi ve teknik gereksinimlere göre belirlenir.

4. Test ve Kalite Güvencesi

Geliştirilen RPA robotu, canlı ortama alınmadan önce kapsamlı testlerden geçirilir. Gerçek veya gerçeğe yakın verilerle yapılan bu testlerde robotun tanımlanan kurallara uygun çalışıp çalışmadığı ve beklenmeyen durumları doğru şekilde yönetip yönetmediği kontrol edilir. Test sürecinin sonunda sonuçlar ilgili iş birimiyle değerlendirilir ve otomasyonun operasyonel ihtiyaçları karşıladığına dair kullanıcı onayı alınır.

5. Dağıtım ve İzleme

Dağıtım ve izleme adımında, onaylanan RPA robotu canlı ERP ortamına alınarak kullanıma başlanır. Bot, belirlenen zamanlarda veya tetikleyicilere bağlı olarak sürekli çalışacak şekilde yapılandırılır. Canlıya geçiş sonrasında otomasyonun performansı düzenli olarak izlenir. Sağlanan zaman tasarrufu, hata oranındaki azalma ve süreç verimliliğindeki artış gibi kazanımlar ölçümlenerek raporlanır ve gerekli durumlarda iyileştirmeler yapılır.

RPA ile Verimlilik Nasıl Sağlanır?

RPA’nın verimlilik katkısı, hem zaman hem de iş gücü yönetiminde kendini gösterir. Tekrarlayan görevlerin otomatikleşmesi, çalışanların zaman kaybını önler ve onları daha stratejik ve değer katan işlere odaklanmaya olanak tanır. Ayrıca, işlemlerin hızlanması müşteri memnuniyetini artırır ve işletmenin pazar koşullarına daha hızlı tepki vermesini sağlar. Veri doğruluğunun yüksek olması ise karar alma süreçlerinde güvenilir bir temel oluşturur. Bütün bu etkiler, işletmenin toplam performansını artırır ve rekabet avantajını güçlendirir. 

RPA Örnekleri

RPA kullanım alanları açısından oldukça geniş bir yelpazeye sahiptir; bankacılıktan perakendeye kadar pek çok sektörde aktif olarak kullanılır. Bankacılıkta kredi başvurularının değerlendirilmesinden, e-ticarette sipariş işleme ve kargo takibine kadar geniş bir yelpazede görev alabilir. Perakende alanında stok güncellemeleri ve fiyat değişiklikleri RPA sayesinde anlık olarak gerçekleştirilebilir. Bir finans departmanında, robot RPA görevlendirildiği anda saniyeler içinde binlerce faturayı işleyebilir ve bu sayede insan hatasını minimuma indirir. Sağlık sektöründe hasta kayıtlarının güncellenmesi ve laboratuvar sonuçlarının sisteme girilmesi gibi işlemler de otomatikleşir. Kamu kurumlarında ise belge yönetimi, arşivleme ve veri tabanı güncellemeleri gibi zaman alan görevlerde etkili çözümler sunar.

Uyumsoft ile İş Süreçlerinizi Dijitalleştirin

Uyumsoft, ERP ve dijital dönüşüm alanındaki deneyimiyle işletmelere yenilikçi çözümler sunar. Liox ERP, firmaların operasyonel süreçlerini otomatikleştirerek hem maliyet avantajı sağlar hem de verimliliği artırır. Bu sayede işletmeler, mevcut süreçlerini iyileştirebilir ve gelecekteki büyüme hedefleri için sağlam bir dijital altyapı oluşturabilir. Uyumsoft ile dijitalleşen şirketler, rekabetçi pazarda güçlü bir konum elde ediyor.