e-İrsaliye ve e-Fatura Birlikte Nasıl Kullanılır?

Şirketlerin dijital dönüşüm süreçlerinde e-İrsaliye kullanmak ve e-Fatura kullanmak büyük bir kolaylık sağlıyor. Bu iki sistem, hem yasal gereklilikleri yerine getirmek hem de operasyonel süreçleri hızlandırmak için birbirini tamamlayıcı niteliktedir. Ancak birçok işletme, e-İrsaliye ile e-Faturanın nasıl birlikte kullanılacağını tam olarak bilememektedir. Bu yazımızda, e-İrsaliye ve e-Fatura sistemlerinin nasıl entegre çalıştığını, avantajlarını ve uyumlu kullanım senaryolarını ele alacağız. 

e-İrsaliye Nedir? 

e-İrsaliye, kağıt ortamda düzenlenen sevk irsaliyesinin dijital halidir. Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından belirlenen standartlara uygun olarak elektronik ortamda düzenlenir, alıcıya dijital olarak iletilir ve GİB'e raporlanır. e-İrsaliye kullanmak, sevk süreçlerinin daha hızlı ve güvenilir olmasını sağlar. 

e-Fatura Nedir? 

e-Fatura, kağıt fatura yerine geçen, yine GİB tarafından belirlenen formatta hazırlanan ve elektronik ortamda alıcı ile satıcı arasında iletilen bir belgedir. e-Fatura kullanmak, muhasebe süreçlerini dijitalleştirerek işletmelere büyük avantaj sağlar. Aynı zamanda, faturaların kaybolmasını önler ve yasal uyumluluk konusunda güvence sunar. 

e-Fatura hakkında daha fazla bilgi için “e-Fatura Hakkında Sık Karşılaşacağınız 20 Yanlış Bilgi” başlıklı blog içeriğimize göz atın. 

e-İrsaliye ve e-Fatura Arasındaki Farklar Nelerdir? 

e-İrsaliye ve e-Fatura benzer amaçlarla kullanılan dijital belgeler olsa da aralarında önemli farklar bulunmaktadır: 

• Amaç: e-İrsaliye, malın sevk edilmesini belgelendirirken, e-Fatura ise satış işlemini gösterir. 

• Zamanlama: e-İrsaliye, malın sevkiyatı öncesinde düzenlenirken, e-Fatura genellikle sevkiyat tamamlandıktan sonra kesilir. 

• Yasal Zorunluluklar: e-İrsaliye kullanmak, belirli sektörlerde ve ciro sınırını aşan işletmeler için zorunluyken, e-Fatura kullanmak daha geniş bir yasal kapsama sahiptir. 

e-İrsaliye ve e-Fatura Entegrasyonu Nasıl Yapılır? 

e-İrsaliye ve e-Fatura sistemleri, doğru bir entegrasyon ile işletmelerin süreçlerini daha verimli hale getirebilir. Entegrasyon sürecinde dikkat edilmesi gerekenler şunlardır: 

• Uyumlu Bir Muhasebe Programı Kullanmak: e-İrsaliye kullanmak ve e-Fatura kullanmak için işletmelerin uygun bir muhasebe ve ERP sistemine sahip olması gerekir. 

• GİB Onaylı Entegratör Seçimi: Uyumsoft gibi GİB onaylı özel entegratörler ile çalışarak entegrasyon sürecini kolaylaştırabilirsiniz. 

• Otomatik Belge Akışı: e-İrsaliye ve e-Fatura sistemleri birbiriyle entegre edildiğinde, sevk edilen malın ardından otomatik olarak e-Fatura oluşturulabilir. 

e-Fatura ve e-İrsaliye Birlikte Nasıl Kullanılır?

e-İrsaliye kullanmak ve e-Fatura kullanmak birlikte şu şekilde gerçekleşir:  

1. Sipariş Alımı: Müşteri, işletmeden bir ürün veya hizmet talep eder ve siparişini oluşturur. Sipariş, genellikle bir ticari yazılım veya ERP sistemi üzerinden kaydedilir. 

2. e-İrsaliyenin Düzenlenmesi: Malın sevkiyat sürecini başlatmak için e-İrsaliye düzenlenir. Bu belge, sevk edilen ürünün türü, miktarı ve alıcı bilgileri gibi detayları içerir. e-İrsaliye, elektronik ortamda düzenlendikten sonra alıcıya dijital olarak iletilir ve Gib sistemine kaydedilir. 

3. Teslimatın Gerçekleşmesi: Ürün veya mal, e-İrsaliye eşliğinde taşıma firması veya işletmenin kendi lojistik birimi aracılığıyla müşteriye gönderilir. Teslimat sırasında, e-İrsaliye üzerindeki bilgilerle eşleşen bir sevkiyat kontrolü yapılır. 

4. e-Faturanın Kesilmesi: Malın müşteriye başarılı bir şekilde teslim edilmesinin ardından, satış işlemini tamamlamak için e-Fatura düzenlenir. e-Fatura, sevk edilen malların veya sunulan hizmetlerin bedelini ve ödeme bilgilerini içeren yasal bir belgedir. Bu belge de alıcıya elektronik olarak iletilir ve GİB sistemine kaydedilir. 

5. GİB'e Gönderim: Hem e-İrsaliye hem de e-Fatura GİB'e iletilerek vergi mevzuatına tam uyum sağlanır. Böylece, işletmelerin muhasebe ve denetim süreçleri kolaylaşır ve hata riski minimuma indirilir. 

e-İrsaliye ve e-Fatura Kullanmanın Avantajları Nelerdir? 

• Kağıt ve Arşivleme Maliyetlerini Azaltır: Fiziksel evrak ihtiyacını ortadan kaldırarak işletmelere tasarruf sağlar. 

• Denetim Süreçlerini Kolaylaştırır: Vergi denetimlerinde e-İrsaliye kullanmak ve e-Fatura kullanmak, süreçlerin daha hızlı ve şeffaf olmasını sağlar. 

• Hata Riskini Azaltır: Manuel belge düzenleme hatalarını minimuma indirir. 

• Çevre Dostudur: Dijitalleşme sayesinde kağıt tüketimi azalır. 

Uyumsoft ile e-Dönüşümde Fark Yaratın 

e-İrsaliye kullanmak ve e-Fatura kullanmak, işletmeler için kaçınılmaz bir gereklilik haline gelmiştir. Uyumsoft'un sunduğu e-dönüşüm çözümleri, işletmelere güçlü bir entegrasyon altyapısı sunarak süreçlerini verimli bir şekilde yönetmelerine olanak tanır. Uyumsoft'un kullanıcı dostu arayüzü ve GİB uyumlu sistemleri sayesinde, e-İrsaliye ve e-Fatura süreçlerinizi yönetebilirsiniz.