e-Fatura Entegratörü Seçerken Nelere Dikkat Edilmelidir?

e-Fatura entegratörü, işletmelerin GİB portalı dışında kullanabilecekleri diğer bir yöntemdir. e-Faturaya geçiş süreci mükellefler için oldukça önemlidir ve bu sürecin eksiksiz tamamlanması için bazı gereklilikler vardır. e-Faturaya geçiş kadar, hangi entegratör ile çalışılacağı da sürecin sağlıklı ve sürdürülebilir yönetimi açısından belirleyici rol oynar.

Yanlış seçilen bir e-Fatura entegratörü; kesinti riskleri, uyumsuzluk sorunları, veri güvenliği açıkları ve denetim süreçlerinde ciddi sorunlar doğurabilir. Bu sebeple Uyumsoft e-Fatura çözümü, hızlı ve güvenilir bir iş akışına yardımcı olur.

e-Fatura Entegratörü Nedir?

e-Fatura entegratörü, işletmelerin e-Fatura ve e-Arşiv Fatura süreçlerini Gelir İdaresi Başkanlığı sistemleriyle uyumlu şekilde yürütmesini sağlayan yetkili hizmet sağlayıcılardır. Entegratörler; faturaların oluşturulması, imzalanması, iletilmesi, alınması, saklanması ve gerektiğinde ibraz edilmesine yönelik teknik altyapıyı sunar. Özel entegratörler, Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından yetkilendirilir ve belirlenen teknik, güvenlik ve süreklilik standartlarını sağlamakla yükümlüdür. 

e-Faturada Özel Entegratör Avantajları Nelerdir?

e-Fatura uygulamasında e-Fatura entegratörü kullanmanın başlıca avantajları mevcuttur. Bu avantajlar aşağıdaki gibidir:

• Mevzuata Uyumlu ve Güncel Bir Altyapı Sunar: Özel e-Fatura entegratörleri, Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen teknik ve hukuki standartlara uygun şekilde hizmet verir. Mevzuatta yapılan güncellemeler, sistemlere entegratör tarafından zamanında yansıtılır. Bu sayede işletmelerin ayrıca mevzuat takibi veya teknik uyarlama yapmasına gerek kalmaz.

• Kesintisiz ve Yüksek Performanslı Fatura Süreçleri Sağlar: Entegratör altyapıları, yoğun fatura trafiğinin olduğu dönemlerde dahi sistem sürekliliğini koruyacak şekilde tasarlanır. Fatura düzenleme, gönderme ve alma süreçleri kesintiye uğramadan devam eder. Bu durum, özellikle beyan ve kapanış dönemlerinde operasyonel riskleri azaltır.

• ERP ve Muhasebe Sistemleriyle Entegrasyon Kolaylığı Sunar: e-Fatura entegratörleri; ERP, muhasebe ve ön muhasebe yazılımlarıyla entegre çalışarak faturaların otomatik oluşturulmasını ve muhasebe kayıtlarına aktarılmasını sağlar. Bu sayede manuel veri girişi azalır ve insan kaynaklı hataların önüne geçilmesine katkı sağlanır. ERP ile ilgili detaylara “ERP Nedir? Ne İşe Yarar?” yazımızdan ulaşabilirsiniz.

• Güvenli Saklama ve Arşivleme İmkânı Sağlar: Düzenlenen e-Faturalar, yasal saklama süresi boyunca elektronik ortamda güvenli şekilde muhafaza edilir. Entegratör altyapıları; veri yedekleme, erişim kontrolü ve gerektiğinde hızlı ibraz imkânı sunarak denetim süreçlerini kolaylaştırır.

• Operasyonel Yükü ve Zaman Kaybını Azaltır: e-Fatura entegratörü kullanımıyla birlikte; belge oluşturma, gönderme, arşivleme ve raporlama gibi süreçler merkezi bir yapı üzerinden yönetilir. Böylelikle muhasebe ve finans ekiplerinin iş yükünü azaltırken süreçlerin daha planlı ve kontrollü ilerlemesini sağlar.

Uyumsoft ile e-Fatura Kullanmanın Avantajları Nelerdir? 

1. Tam Entegrasyon İmkanı: ERP, muhasebe, e-ticaret, stok ve online ticaret platformları ile sorunsuz çalışır. Tek ekrandan veri akışı sağlanır, manuel giriş ihtiyacı ortadan kalkar.

2. Mevzuat Uyumu ve Güncel Altyapı: GİB güncellemeleri sistemde otomatik uygulanır. Tebliğ değişiklikleri kaçırılmadan süreçler doğru şekilde işletilir. 

3. Güvenilir, Kesintisiz ve Hızlı İşlem: Yüksek erişilebilirlik taahhüdü ile güvenli işlem yapmanızı sağlar. Belgeler saniyeler içinde alıcıya iletilir.

4. Güçlü Dijital Arşivleme: Faturalar mevzuatta belirtilen süre boyunca saklanır. İbraz, mutabakat ve denetim süreçlerinde belgeler anında bulunur.

5. Kullanıcı Dostu Arayüz: Teknik bilgi gerektirmeyen basit kullanım. Farklı ekip ve departmanların aynı anda çalışmasına uygun yapı mevcuttur.

6. Operasyonel Verimlilik: Manuel fatura gönderimi, yazdırma, kağıt, posta masrafı ortadan kalkar. Muhasebe ekipleri zamandan tasarruf eder.

7. Ölçeklenebilir Yapı: İş hacminiz büyüdükçe sistem kapasitesi de sizinle birlikte büyür. 

8. Profesyonel Teknik Destek: 7/24 teknik destek hattı ve uzman müşteri temsilcisi bulunur. 

9. Güvenli Veri Altyapısı: KVKK uyumlu saklama mevcuttur. Şifreleme, yedekleme ve kesintisiz veri koruma sağlanır.

e-Fatura Entegratörü Nasıl Çalışır?

e-Fatura entegratörü GİB sisteminden farklı olduğu için işleyişini bilmek gerekir. Entegratör kullanım aşamaları şöyledir:

1. Faturanın İşletme Sisteminde Oluşturulması

Süreç, faturanın işletmenin kullandığı ERP, muhasebe veya ön muhasebe yazılımında oluşturulmasıyla başlar. Bu aşamada fatura; alıcı bilgileri, mal veya hizmet detayları, vergi oranları ve tutarlar gibi tüm zorunlu alanları içerecek şekilde hazırlanır. 

2. Entegratör Sistemine Otomatik Aktarım

Oluşturulan fatura, entegratör ile kurulan bağlantı sayesinde otomatik olarak entegratör sistemine iletilir. Manuel dosya yükleme veya ayrı bir işlem yapılmasına gerek kalmaz. Bu aktarım sırasında fatura verileri, teknik standartlara uygunluk açısından kontrol edilir.

3. Mali Mühür veya e-İmza ile İmzalama

Entegratör sistemi üzerinden fatura; tüzel kişiler için mali mühür, gerçek kişiler için e-İmza kullanılarak elektronik ortamda imzalanır. Bu adım, faturanın hukuki geçerlilik kazanmasını sağlar. 

4. GİB Sistemlerine Güvenli İletim

İmzalanan e-Fatura, entegratör altyapısı üzerinden GİB sistemlerine iletilir. GİB tarafından yapılan teknik kontrollerin ardından fatura, alıcının sistemine düşer. Alıcı e-Fatura mükellefi değilse, süreç e-Arşiv Fatura olarak devam eder.

5. Alıcıya Ulaştırma ve Saklama

Faturanın iletildiği, kabul edildiği veya reddedildiği bilgileri entegratör sistemi üzerinden izlenebilir. Ardından entegratör altyapısında tüm faturalar güvenle saklanır.

e-Fatura Entegratörü Seçerken Nelere Dikkat Edilmeli?

e-Fatura entegratörü seçerken sürecin sağlıklı işleyişi için bazı hususlara dikkat edilmesi gerekir:

• GİB Tarafından Yetkilendirilmiş Olması: Bir e-Fatura entegratörünün en temel kriteri, Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından resmi olarak yetkilendirilmiş olmasıdır. Yetkilendirme, entegratörün belirlenen teknik standartları, güvenlik kriterlerini ve hizmet sürekliliğini sağladığını gösterir.

• Mevzuat Güncellemelerine Uyum Yetkinliği: e-Fatura ve e-Arşiv uygulamaları, düzenli olarak güncellenen mevzuata tabidir. Entegratörün yeni tebliğ ve kılavuzları yakından takip etmesi, sistemlerini zamanında güncellemesi ve kullanıcılarını mevzuat değişiklikleri konusunda bilgilendirmesi uyum risklerinin önlenmesi açısından önemlidir.

• Teknik Altyapı ve Sistem Sürekliliği: Entegratör altyapısının güçlü ve kesintisiz çalışması, e-Fatura süreçlerinin aksamadan yürütülmesini sağlar. Özellikle yoğun fatura dönemlerinde sistemin performans kaybı yaşamaması, işletmeler için büyük önem taşır. Yedekleme, kurtarma ve yüksek erişilebilirlik altyapıları bu noktada belirleyici olur.

• ERP ve Muhasebe Sistemleriyle Entegrasyon Yeteneği: Seçilecek entegratörün, işletmenin kullandığı ERP veya muhasebe yazılımlarıyla sorunsuz şekilde entegre çalışabilmesi gerekir. Otomatik veri aktarımı sağlayan entegrasyonlar; manuel işlem ihtiyacını azaltır, hata riskini düşürür ve muhasebe süreçlerinin daha kontrollü ilerlemesini sağlar.

• Veri Güvenliği ve Saklama Altyapısı: e-Faturalar, yasal saklama süresi boyunca elektronik ortamda güvenli şekilde muhafaza edilmelidir. Entegratörün veri güvenliği standartlarına uygun altyapı sunması ve düzenli yedekleme yapması gerekir.

• Destek ve Hizmet Seviyesi: e-Fatura süreçlerinde yaşanabilecek teknik veya operasyonel sorunlara hızlı müdahale edilebilmesi önemlidir. Entegratörün sunduğu destek hizmetlerinin ulaşılabilir olması gerekir.

• Ölçeklenebilirlik ve Uzun Vadeli Uyum: İşletmelerin fatura hacmi zamanla artabilir. Entegratör altyapısının artan işlem hacmine uyum sağlayabilmesi, ek operasyonel yük oluşturmadan sürecin devam etmesini sağlar. Bu nedenle entegratör seçimi yapılırken yalnızca mevcut ihtiyaçlar değil, gelecek büyüme planları da dikkate alınmalıdır.

• Şeffaf Maliyet Yapısı: Entegratör hizmetlerinde maliyetler; fatura adedi, saklama süresi, entegrasyon kapsamı ve ek hizmetlere göre değişiklik gösterebilir. Şeffaf ve öngörülebilir bir fiyatlandırma yapısı, uzun vadede beklenmeyen maliyetlerin önüne geçer.

Uyumsoft e-Fatura’da Ticari Yazılımlarla Tam Entegrasyon

Uyumsoft e-Fatura çözümü, işletmelerin halihazırda kullandığı muhasebe, ERP, ön muhasebe, e-ticaret ve stok programlarıyla tam entegrasyon sunarak fatura süreçlerini tek merkezden yönetilebilir hale getirir. Sistemde hazırlanan sipariş, cari hareket, stok çıkışı veya tahsilat kayıtları otomatik olarak e-Faturaya dönüşebilir; manuel işlem, veri tekrarları ve muhasebe hataları ortadan kalkar. 

Uyumsoft’un entegrasyon altyapısı birçok ticari yazılımla uyumlu çalışır ve işletmenin büyüklüğünden bağımsız olarak ölçeklenebilir yapı sunar. Kendi sisteminizi değiştirmenize gerek kalmadan e-Faturaya geçebilir, verilerinizi güvenli biçimde aktararak operasyonel verimliliği artırabilirsiniz.