e-Defter Saklama Nedir? Nasıl Saklanır?

e-Defter saklama, dijital defterlerin oluşturulmasının ardından işletmeler için yerine getirilmesi gereken en önemli yükümlülüklerden biridir. Finansal kayıtların elektronik ortamda tutulması ve bu verilerin mevzuata uygun şekilde korunması kritiktir. İşletmeler, e-Defterlerini saklarken güvenlik, süreklilik ve denetlenebilirlik gibi kriterlere dikkat etmek zorundadır. Uyumsoft e-Defter tüm bu kriterlere dikkat ederek, e-Defterlerinizi güvende tutar.

e-Defter Saklama Ne Demek?

e-Defter saklama, işletmelerin elektronik ortamda oluşturdukları yevmiye ve büyük defter kayıtlarını yasal saklama süresi boyunca güvenli şekilde dijital olarak koruma yükümlülüğünü ifade eder. Kâğıt defterlerde olduğu gibi e-Defterler de işletmenin ticari ve finansal faaliyetlerinin resmi kayıtlarını içerir. Bu nedenle hem elektronik defter dosyalarının hem de bunlara ait beratların bozulmadan, kaybolmadan ve gerektiğinde ibraz edilebilecek şekilde saklanması gerekir.

Saklama süreci, mevzuat gereği genellikle 10 yıl olup, işletmeler bu sorumluluğu kendi sistemlerinde, özel entegratörlerde veya GİB tarafından uygun bulunan güvenli dijital ortamlarda yerine getirebilir.

e-Defter Saklama Nasıl Yapılır?

1. e-Defter ve Beratların Doğru Hazırlanması

e-Defter saklama süreci, GİB tarafından belirlenen standartlara uygun şekilde oluşturulan yevmiye ve büyük defter dosyaları ile başlar. Bu defterlere ilişkin beratlar da aynı dönem kapanışıyla birlikte alınmalı ve saklama kapsamına dahil edilmelidir.

2. Güvenilir Dijital Ortamda Depolama

Elektronik defterler ve beratlar, kaybolma veya bozulma riskini ortadan kaldırmak için güvenli dijital ortamlarda saklanmalıdır. Bu saklama; yedekli sunucularda, kurumsal veri saklama sistemlerinde veya bulut tabanlı ortamlarda gerçekleştirilebilir.

3. Özel Entegratör Kullanımı (İsteğe Bağlı)

İşletmeler isterse saklama yükümlülüğünü GİB tarafından yetkilendirilmiş özel entegratörlere devredebilir. Özel entegratörler; arşivleme, erişim, denetim hazırlığı ve mevzuat uyumluluğu gibi süreçlerde profesyonel çözümler sunar.

4. Saklama Süresine Uyum

Mevzuat gereği elektronik defterler ve beratlar en az 10 yıl süreyle saklanmalıdır. İşletmeler bu süre boyunca belgelerin erişilebilir, okunabilir ve doğrulanabilir olmasını sağlamakla yükümlüdür.

5. İbraz Yükümlülüğünü Gözetme

Vergi denetimi, inceleme veya devlet kurumları tarafından talep edilmesi halinde e-Defter ve berat dosyalarının eksiksiz şekilde ibraz edilmesi gerekir. Bu nedenle dosyaların düzenli, erişilebilir ve bütünlüğünü koruyacak şekilde saklanması büyük önem taşır.

e-Defter İkincil Kopya Gönderme Nasıl Yapılır?

Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen mevzuata göre işletmeler, oluşturdukları e-Defter ve berat dosyalarının bir kopyasını kendi sistemlerinde saklarken, aynı zamanda en az bir ikincil kopyayı da güvenli bir ortama aktarmak zorundadır. Bu süreç çoğu zaman e-defter 2.kopya yükleme olarak adlandırılır ve e-Defter uygulamasına uyumun önemli bir parçasıdır. İkincil kopya; veri kaybı, sistem çökmesi veya donanımsal arıza gibi durumların işletmeyi risk altına sokmasını engelleyen yasal bir güvence mekanizmasıdır.

İşletmeler, e defter ikincil kopya gönderme işlemini ya kendi sistemleri üzerinden manuel olarak yapabilir ya da tamamen otomatik çalışan entegratör çözümlerinden yararlanabilir. 

Özel Entegratörde e-Defter Saklamanın Avantajları Nelerdir?

• Mevzuata tam uyum sağlanır: Saklama ve arşivleme süreçleri GİB gerekliliklerine göre otomatik olarak yürütülür.

• Kayıp ve bozulma riski ortadan kalkar: Veriler güvenli, yedekli ve kesintisiz erişilebilir sistemlerde saklanır.

• İbraz süreçleri kolaylaşır: Denetimlerde istenen dönemlere ait defter ve beratlara hızlı şekilde erişim sağlanabilir.

• Tek ekrandan kontrol imkânı sunar: Tüm dönem kayıtları arşivli şekilde izlenebilir, raporlanabilir ve yönetilebilir.

• Operasyonel yük azalır: Saklama ve teknik takip entegratör tarafından yapıldığı için işletme zaman ve kaynak tasarrufu sağlar.

• Sistem arızalarından etkilenmez: Lokal sunucuya bağımlılık ortadan kalkar; veri, kesintilere ve donanım arızalarına karşı korunur.

• Güvenli erişim mümkündür: Yetkilendirilmiş kullanıcılar her yerden erişim sağlayabilir, veri paylaşımı kontrol altında tutulur.

e-Defterlerinizi Uyumsoft ile Saklayın

Uyumsoft, e-Defter saklama sürecini güvenli, mevzuata uyumlu ve kesintisiz bir şekilde yönetmek isteyen işletmeler için kapsamlı bir altyapı sunar. GİB uyumlu e-Defter arşivleme çözümü sayesinde yevmiye ve büyük defter kayıtlarınız ile berat dosyalarınız, güvenli veri merkezlerinde uzun yıllar boyunca korunur. Yedekleme, erişim ve ibraz süreçlerinin tamamı tek platform üzerinden yönetilir; böylece olası veri kayıpları, teknik sorunlar ve saklama yükümlülüklerinden kaynaklanan riskler ortadan kalkar. Uyumsoft’un uzman desteği ve güçlü dijital ekosistemi ile işletmeler hem zaman hem kaynak tasarrufu sağlar, hem de denetim anında tüm kayıtlarına güvenle ulaşabilir.