KOBİ'lerin ERP Seçiminde Dikkat Etmesi Gerekenler

KOBİ’lerin ERP seçimi, işletmenin mevcut kaynaklarını en verimli şekilde yönetmesini sağlayan, büyüme hedefleriyle uyumlu, ölçeklenebilir ve sürdürülebilir bir dijital dönüşüm hamlesidir. Küçük ve orta büyüklükteki işletmeler (KOBİ), rekabet avantajı elde etmek ve operasyonel süreçlerini hatasız yönetmek için Kurumsal Kaynak Planlama (ERP) sistemlerine ihtiyaç duymaktadır. 

KOBİ’ler için ERP sistemini doğru seçmek, dijital dönüşüm ve büyüme süreçlerinde önemli bir adımdır. Uyumsoft’un KOBİ’ler için sunduğu bulut ERP programı, bu dönüşüm sürecinde işletmelere rehberlik ederek karmaşık iş süreçlerini sadeleştirmektedir. Bu yazımızda, KOBİ’lerin ERP seçimi sürecinde izlemesi gereken adımlar, dikkat edilmesi gereken kriterler ve çözüm önerileri detaylıca ele alınmıştır.

KOBİ'ler Neden ERP Kullanmaya İhtiyaç Duyar?

KOBİ’ler, büyüme sancıları başladığında ve geleneksel yöntemlerin (Excel tabloları, defter kayıtları, birbirinden kopuk yazılımlar) işletmeyi yönetmekte yetersiz kaldığı noktada ERP sistemlerine ihtiyaç duyar. Rekabetin yoğun olduğu günümüz piyasasında, veriye dayalı hızlı karar alamayan işletmeler pazar paylarını kaybetme riskiyle karşı karşıyadır. Stokların kontrolsüzlüğü, maliyetlerin net hesaplanamaması ve departmanlar arası iletişim kopukluğu, karlılığı doğrudan eriten faktörlerdir. ERP, işletmenin verilerini tek bir programda toplayarak operasyonel sorunları ortadan kaldırır. 

İşletmesini ERP ile Yönetmeyi İsteyen KOBİ'ler Ne Yapmalı?

ERP ile yönetim sürecine geçmek isteyen KOBİ’ler, öncelikle bu süreci sadece bir "yazılım satın alma" işlemi olarak değil, bir "iş yapış kültürü değişimi" olarak görmelidir. İlk adım olarak işletme yönetimi, mevcut iş süreçlerini şeffaf bir şekilde masaya yatırmalı ve "Neyi daha iyi yapabiliriz?" sorusuna yanıt aramalıdır. Bu aşamada, şirket içinde dijital dönüşüme liderlik edecek, departmanların ihtiyaçlarını bilen ve teknolojiye yatkın kişilerden oluşan bir proje ekibi kurulmalıdır. İşletme sahipleri, tüm verilerin kayıt altına alınacağı disiplinli bir çalışma düzenine geçiş konusunda kararlı olmalı ve çalışanları bu değişime hazırlamalıdır.

ERP Seçiminde Dikkat Edilmesi Gerekenler

ERP yatırımı, bir KOBİ’nin geleceğini şekillendiren en stratejik kararlardan biridir ve bu süreçte yapılacak hataların telafisi zaman ve maliyet açısından geri dönüşümü zor olabilir. Yüzlerce farklı çözüm ve tedarikçi varken, işletmenin koşullarına en uygun yazılımı bulmak karmaşık bir süreçtir ancak doğru kriterlerle karmaşık süreçler daha kolay hale gelir. ERP sistemlerinin başarılı olması, yazılımın yetenekleri ve işletmenin ihtiyaçlarıyla ne kadar örtüştüğüne bağlıdır. KOBİ’lerin bu dönüşümde en doğru kararı vermesi için göz önünde bulundurması gereken temel kriterler şu şekildedir:

İhtiyaç Analizi

KOBİ'lerin ERP seçimi sürecinin ilk ve en önemli adımı, detaylı bir ihtiyaç analizidir. Bir ERP yazılımı arayışına girmeden önce, işletmenin hangi sorunları çözmek istediği ve hangi departmanların entegre çalışması gerektiği netleştirilmelidir. Süreçlerin haritalanması, darboğazların tespiti ve hangi verilerin anlık takibinin gerektiği belirlenmelidir.

KOBİ’ler genellikle tüm ERP modüllerine aynı anda ihtiyaç duymazlar. Başlangıçta finans, muhasebe ve stok yönetimi gibi temel modüller yeterli olabilirken, işletme büyüdükçe üretim, insan kaynakları (İK) veya müşteri ilişkileri yönetimi (CRM) gibi modüllere gereksinim duyulabilir. KOBİ'ler için ERP çözümleri değerlendirilirken, yazılımın modüler yapıda olması büyük bir avantaj sağlar. Modüler yapı, işletmelere sadece ihtiyaç duydukları özellikleri satın alma ve kullandıkça ödeme esnekliği tanır. Gereksiz modüllerle şişirilmiş bir paket, hem maliyeti artırır hem de kullanım karmaşasına yol açar. Dolayısıyla, KOBİ'ler için ERP seçmek isteyen yöneticilerin, esnek ve genişletilebilir modül yapısına sahip yazılımlara yönelmesi kritiktir.

Bütçe Planlaması

KOBİ ERP projelerinde bütçe; lisans ücretleri, yıllık bakım anlaşmaları, sunucu veya bulut barındırma maliyetleri, danışmanlık ücretleri ve personel eğitimi gibi kalemleri kapsamalıdır. ERP projeleri, lisans maliyetlerinin ötesinde düşünülmesi gereken bir yatırım sürecidir. Birçok işletme sadece yazılımın ilk satın alma maliyetine odaklansa da, toplam sahip olma maliyeti (TCO) kavramı göz önünde bulundurulmalıdır.

Maliyet değerlendirmesi yapılırken "fiyat/performans" dengesi gözetilmelidir. En ucuz çözüm, uzun vadede entegrasyon sorunları veya yetersiz destek nedeniyle daha pahalıya mal olabilir. Bütçe planlamasında şu sorular sorulmalıdır: Yazılımın güncelleme maliyeti nedir? Kullanıcı sayısı arttıkça maliyet nasıl değişir? Özellikle KOBİ'ler için ERP yatırımlarında, başlangıç maliyeti düşük olan ve aylık/yıllık kiralama modeliyle çalışan Bulut ERP sistemleri, nakit akışını zorlamadan teknolojiye erişim imkanı sunar. Gizli maliyetlerden kaçınmak için şeffaf fiyatlandırma politikasına sahip sağlayıcılarla çalışmak esastır.

Bulut ERP mi, On-Premise ERP mi?

Geleneksel sunucu tabanlı (On-Premise) sistemler ile yeni nesil Bulut (Cloud) ERP sistemleri arasında seçim yaparken işletmenin teknik altyapısı belirleyici olur. ERP dünyasında en kritik karar noktalarından biri, sistemin nerede barındırılacağıdır.

Bulut tabanlı ERP; internet tabanlı bu sistemler, sunucu kurulumu, soğutma, yedekleme ve güvenlik gibi donanım maliyetlerini ortadan kaldırır. KOBİ'ler için ERP çözümleri arasında en çok kullanılan yöntemdir çünkü kurulumu hızlıdır ve internetin olduğu her yerden erişim imkanı sağlar. Veriler, hizmet sağlayıcının güvenli veri merkezlerinde saklanır.

On-Premise (Sunucu Tabanlı) ERP, yazılımın işletmenin kendi bünyesindeki sunuculara kurulmasıdır. Verinin kontrolü tamamen işletmededir ancak yüksek ilk yatırım maliyeti, donanım bakımı ve siber güvenlik önlemleri için ek IT personeli gerektirir.

KOBİ’ler için Bulut ERP sistemleri esneklik, mobilite ve düşük başlangıç maliyeti arayan işletmeler için avantajlı bir konumdadır.

Demo ve Test Süreci

KOBİ'ler için ERP seçimi kesinlikle demo ve test süreçleri atlanmadan yapılmamalıdır. Kağıt üzerinde veya sunumlarda mükemmel görünen bir yazılım, pratikte işletmenin iş akışlarına uymayabilir. Bu nedenle işletme yöneticileri ve departman sorumluları, yazılımın demo sürümünü kullanarak gerçek senaryoları test etmelidir. Örneğin; bir siparişin girilmesi, faturaya dönüştürülmesi ve stoktan düşülmesi gibi günlük işlemler sistem üzerinde denenmelidir. Test sürecinde yazılımın hızı, raporlama yetenekleri ve hatalara karşı verdiği tepkiler gözlemlenmelidir.

Eğitim ve Adaptasyon

KOBİ'ler için ERP geçişlerinde yaşanan en büyük zorluklardan biri çalışan direnci ve adaptasyon sorunudur. Seçilecek yazılımın kullanıcı dostu, sade ve anlaşılır bir arayüze sahip olması, öğrenme eğrisini kısaltır. Karmaşık menüler ve zor işlemler, personelin sistemi kullanmaktan kaçınmasına neden olabilir. Tedarikçi firmanın sunduğu eğitim desteğinin kapsamı, yardım dokümanlarının varlığı ve satış sonrası destek ekibinin ulaşılabilirliği, adaptasyon sürecinin başarısını doğrudan etkiler. İşletmeniz için en ideal olduğunu düşündüğünüz ERP yazılımı bile, çalışanlar tarafından doğru kullanılmadığı takdirde başarısız olabilir. Bunun nedenlerinden biri eksik eğitim ve adaptasyon sorunudur. 

Bu nedenlere bağlı olarak ERP projeniz başarısız olabilir ancak ERP projenizi doğru adımlarla ve hataların tespitiyle kurtarmanın yolları mevcuttur. “Başarısız ERP Projenizi Nasıl Kurtarabilirsiniz?” başlıklı yazımızı inceleyerek bu konudaki sorularınıza yanıt bulabilirsiniz.

ERP KOBİ’lere Nasıl Avantajlar Sağlar?

Doğru kurgulanmış bir ERP sistemi, KOBİ’leri kurumsallaşma yolunda büyük avantajlar sağlar. Bu avantajlar şu şekildedir:

• Veri Bütünlüğü: Tüm departmanlar (satış, satınalma, depo, muhasebe) aynı veri havuzunu kullanır, böylece veri tekrarları ve tutarsızlıklar ortadan kalkar.

• Verimlilik Artışı: Manuel yapılan işler otomatize edilir, insan hatası en aza iner ve zamandan tasarruf sağlanır.

• Karar Destek Mekanizması: Anlık raporlamalar sayesinde yöneticiler, veriye dayalı stratejik kararlar alabilir.

• Maliyet Kontrolü: Stok maliyetleri optimize edilir, gereksiz harcamalar engellenir ve karlılık analizleri daha net yapılır.

• Müşteri Memnuniyeti: Siparişlerin zamanında teslim edilmesi ve müşteri taleplerinin hızlı karşılanması ile hizmet kalitesi artar.

ERP Seçiminde Yapılan En Yaygın Hatalar

İşletmelerin dijital dönüşüm heyecanıyla hızlı kararlar vermesi, ERP projelerinin başarısızlıkla sonuçlanmasına neden olabilir. En sık yapılan hatalardan biri, sadece fiyata odaklanarak yetersiz bir yazılım seçmektir. Ayrıca, işletmenin gelecekteki büyüme potansiyelini göz ardı ederek ölçeklenemeyen bir sistem almak da büyük bir hatadır. Bir diğer yaygın hata ise, proje ekibinin kurulmaması ve sürecin sadece IT departmanına veya muhasebeye yüklenmesidir ancak ERP tüm şirketi ilgilendiren bir süreçtir.

Konuyla ilgili daha detaylı bilgi ve kaçınılması gereken diğer noktalar için ERP Sistemi Seçerken Dikkat Edilmesi Gerekenler başlıklı içeriğimizi inceleyebilirsiniz.

Uyumsoft’un Bulut ERP Çözümü ile Geleceğe Hazırlanın

KOBİ’lerin ERP seçimi sürecinde aradığı esneklik, hız ve maliyet avantajı, doğru teknoloji altyapısıyla birleştiğinde işletmelere rekabet üstünlüğü sağlar. Bu kapsamda Uyumsoft, KOBİ’ler için ERP ve ticari yönetim ihtiyaçlarına bulut tabanlı Girus Ticari ile profesyonel bir çözüm sunar. Herhangi bir donanım yatırımı gerektirmeyen Girus Ticari, kullanıcı dostu arayüzü ve mobil uygulaması sayesinde KOBİ’lerin finansal süreçlerini, stok takiplerini ve faturalama operasyonlarını mekandan bağımsız yönetmelerine olanak tanır.