İmza Sirküsü Nedir? Nasıl ve Nereden Alınır?

İmza sirküsü, bir tüzel kişiliğin (şirket, dernek vb.) yetkili temsilcilerinin imzalarını içeren, bu imzaların o kurumu temsil etmeye yetkili olduğunu noter huzurunda belgeleyen resmi bir evraktır. Ticari hayatın güvenliği ve işlemlerin hukuki geçerliliği açısından hayati bir öneme sahip olan bu belge, şirket yetkililerinin yetki sınırlarını ve imza örneklerini barındırır. İş dünyasında süreçlerin şeffaf ve güvenilir ilerlemesi, belgelerin doğrulanabilirliğine bağlıdır; bu noktada Uyumsoft’un bulut tabanlı ticari yazılımı Girus Ticari işletmelerin ticari süreçlerini dijitalleştirerek hız kazandırırken, imza sirküsü gibi temel belgeler de yasal zemini oluşturmaya devam etmektedir.

İmza Sirküsü Nedir?

İmza sirküsü, şirket adına imza atma yetkisine sahip kişilerin yetkilerini ve imzalarını noter onayıyla tescilleyen, sahteciliğin önüne geçmek amacıyla kullanılan resmi bir belgedir. Ticari işlemlerde tüzel kişiliği temsil eden kişinin gerçekten yetkili olup olmadığının anlaşılmasını sağlar. Şirket kuruluşlarında ve faaliyet süresince en sık talep edilen evraklardan biri olan imza sirküsü, belgede adı geçen kişilerin şirketi taahhüt altına sokabileceğini kanıtlar.

Genellikle imza beyannamesi ile karıştırılsa da ikisi arasında temel bir fark bulunur; imza beyannamesi gerçek kişilerin imzalarını noter huzurunda onaylatmasıyken, imza sirküsü tüzel kişileri (şirketleri) temsil eden yetkililer için düzenlenir. Bir imza sirküsü içeriğinde yetkili kişinin kimlik bilgileri, şirketteki unvanı, yetki derecesi ve atacağı imzanın örneği yer alır. Bu belge olmadan şirket adına resmi dairelerde, bankalarda veya diğer ticari kuruluşlarda işlem yapılması mümkün değildir.

İmza Sirküleri Ne İşe Yarar?

İmza sirküsü, temel olarak bir kişinin şirket adına işlem yapmaya yetkili olduğunu üçüncü şahıslara ve kurumlara karşı ispatlamaya yarar. Ticari hayatta güven unsurunu tesis eden en önemli araçlardan biridir. İmza sirküleri sayesinde, bir sözleşmenin altına imza atan kişinin o şirketi yasal olarak bağlayıp bağlayamayacağı netleşir.

Bu belgenin sağladığı faydalar ve kullanım alanları şunlardır:

• Yetki İspatı: Şirket müdürünün veya yönetim kurulu üyesinin yetkisini belgeler.

• Sahteciliğin Önlenmesi: Yetkisiz kişilerin şirket adına işlem yapmasını ve sahte imza kullanımını engeller.

• Bankacılık İşlemleri: Şirket adına hesap açma, kredi çekme veya çek karnesi alma gibi işlemlerde bankalar tarafından zorunlu olarak talep edilir.

• Resmi İhaleler: Kamu veya özel sektör ihalelerine katılımda imza sirküsü sunulması şarttır.

• Sözleşme Süreçleri: Tedarikçiler veya müşterilerle yapılan anlaşmaların geçerli olabilmesi için sözleşmeyi imzalayanın yetkisi bu belge ile kontrol edilir.

• Tapu ve Noter İşlemleri: Şirket adına gayrimenkul alım satımı veya vekaletname verilmesi gibi durumlarda kullanılır.

İmza Sirküsü Nasıl Alınır?

İmza sirküsü, şirketin yetkili organlarının aldığı karar ve gerekli diğer evraklarla birlikte notere şahsen başvurulması suretiyle alınır. İşlemin gerçekleşebilmesi için şirket yetkilisinin kimliğini ve yetkisini ispatlayan belgeleri notere ibraz etmesi gerekir. İmza sirküsü çıkarma işlemi, yetkili kişinin noter huzurunda imza atması ve bu imzanın noter tarafından onaylanması prosedürünü kapsar.

Belgeyi talep eden kişi, noter huzurunda kurum adına kullanacağı imzayı atar. Noter, ibraz edilen belgelerin doğruluğunu Ticaret Sicil Gazetesi üzerinden teyit eder. Eğer belgeler eksiksiz ve doğruysa, yetkilinin attığı imza örnekleri ile kimlik bilgilerini içeren belge hazırlanır ve onaylanır. Bu süreç sonunda hazırlanan evrak, resmi imza sirküsü niteliği kazanır.

İmza Sirküsü İçin Gerekli Belgeler

Notere gidildiğinde işlemin hızlıca tamamlanabilmesi için bazı evrakların hazır bulundurulması gerekir. İmza sirküsü başvurusu için talep edilen belgeler şunlardır:

• Ticaret Sicil Gazetesi: Şirketin kuruluşunu veya yetkili değişikliğini gösteren güncel nüsha.

• Vergi Levhası: Şirkete ait vergi levhası fotokopisi.

• Yetkili Kişinin Kimliği: Nüfus cüzdanı, ehliyet veya pasaportun aslı.

• İmza Beyannamesi (Gerekirse): Bazı durumlarda yetkilinin şahsi imza beyanı da istenebilir.

İmza Sirküsü Nereden Alınır?

İmza sirküsü, yalnızca noterler tarafından düzenlenen ve onaylanan bir belgedir; başka herhangi bir kurumdan temin edilemez. Türkiye sınırları içerisindeki herhangi bir noterden bu belge alınabilir, ancak genellikle şirketin kayıtlı olduğu bölgedeki veya sürekli çalışılan noterlerin tercih edilmesi işlem hızını artırabilir. Belgenin hukuki geçerlilik kazanması için "noter onaylı" olması zorunludur. Dolayısıyla, ticaret odaları veya vergi daireleri imza sirküsü vermeye yetkili değildir.

İmza Sirküsü e-Devletten Alınır mı?

İmza sirküsü, ıslak imza ve noter onayı gerektirdiği için e-Devlet kapısı üzerinden alınabilen bir belge değildir. Dijitalleşen pek çok kamu hizmetine rağmen, imza sirküsünün doğası gereği noter huzurunda fiziksel olarak bulunulması ve yetkili kişinin imzasını noterin gözü önünde atması şarttır. Bu nedenle, internet üzerinden veya uzaktan başvuru ile bu belgeyi temin etmek mümkün değildir. Ancak, şirket yetkilileri e-Devlet üzerinden şirketlerinin ticaret sicil bilgilerini sorgulayabilir, fakat bu sorgulama çıktısı imza sirküsü yerine geçmez.

İmza Sirküsü Kime Verilir?

İmza sirküsü, şirketi temsil ve ilzam etme yetkisine sahip olan yönetim kurulu üyelerine, şirket müdürlerine veya yetkilendirilmiş diğer üst düzey yöneticilere verilir. Her şirket çalışanının bu belgeyi alma hakkı yoktur. Belgenin düzenlenebilmesi için kişinin Ticaret Sicil Gazetesi’nde yetkili olarak ilan edilmiş olması gerekir. Örneğin, bir limited şirkette şirket müdürü, bir anonim şirkette ise yönetim kurulu üyeleri imza sirküsü çıkartabilir. Şirket, belirli bir süre veya belirli işlemler için bir vekil tayin ederse, bu kişiye verilen belge genellikle vekaletname olur, sirküden farklıdır.

Bu belgenin geçerlilik süresi, genellikle yetkili kişinin görev süresiyle sınırlıdır. Yönetim kurulu üyelerinin görev süresi dolduğunda veya yetkili kişi değiştiğinde, yeni atanan kişi için tekrar imza sirküsü çıkarılması gerekir. Eğer yetki süresi belirtilmemişse, genellikle belgenin 3 yıl geçerli olduğu kabul edilir ancak en sağlıklı yöntem görev süresi bitiminde yenileme yapmaktır.

Ticari Belgelerinizde Uyumsoft Güvencesi

Ticari hayatın vazgeçilmez bir parçası olan imza sirküsü, şirketlerin güvenli bir şekilde faaliyet göstermesini sağlayan en temel hukuki dayanaklardan biridir. Yetki karmaşasını önleyen ve şirketlerin üçüncü şahıslarla olan ilişkilerini yasal bir zemine oturtan bu belge, kuruluş aşamasından itibaren titizlikle yönetilmelidir. İşletmenizin yasal süreçlerini ve belge yönetimini güvence altına alırken, operasyonel verimliliğinizi artırmak da büyük önem taşır. Uyumsoft’un Girus ürünü, imza sirküsü gibi kritik öneme sahip kurumsal verilerin ve iş süreçlerinin yönetiminde işletmelere modern çözümler sunarak, ticari hayatta bir adım önde olmanıza yardımcı olur. İş süreçlerinizi dijitalleştirerek hız ve güven kazanmak için Girus’un sunduğu avantajları keşfedebilirsiniz.