1 Ocak 2026’dan Sonra Kurulan Şirketler İçin Elektronik Defter Sistemi Zorunluluğu Başlıyor!

Elektronik Ticari Defter Sistemi (ETDS), Ticaret Bakanlığı tarafından yürürlüğe alınan yeni düzenleme kapsamında, 1 Ocak 2026 tarihinden sonra kurulacak şirketler için zorunlu hale geliyor. Bu değişiklik, teknik bir güncellemenin yanı sıra, şirketlerin temel işleyişini etkileyen yapısal bir dönüşümü de ifade ediyor.

Şirketlerin bu yeni dönemde, yasal uyum süreçlerini ve ticari defter yönetimini dijital ortamda birlikte ele alması gerekiyor. Elektronik ticari defterlerin ETDS üzerinden tutulacağı bu yapıda, şirketlerin genel dijital altyapılarının da mevzuata uygun şekilde kurgulanması önem kazanıyor.

Elektronik Ticari Defter Sistemi (ETDS) Nedir?

Elektronik Ticari Defter Sistemi (ETDS), işletmenin muhasebesiyle ilgili olmayan ticari defterlerin elektronik ortamda oluşturulması, tutulması, saklanması ve gerektiğinde ibraz edilmesini sağlayan merkezi bir sistemdir. Bu sistem, “İşletmenin Muhasebesiyle İlgili Olmayan Ticari Defterlerin Elektronik Ortamda Tutulması Hakkında Tebliğ” kapsamında düzenlenmiş ve 1 Temmuz 2025 itibarıyla yürürlüğe girmiştir. Aynı tarihte ETDS de kullanıcıların hizmetine açılmıştır. 

ETDS’nin temel amacı; fiziki defter kullanımından kaynaklanan maliyetleri, operasyonel yükleri ve güvenlik risklerini ortadan kaldırarak ticari defter süreçlerini dijital, izlenebilir ve güvenli bir yapıya kavuşturmaktır.

Hangi Defterler Elektronik Ortamda Tutulacak?

Mevcut düzenleme kapsamında ETDS üzerinden elektronik ortamda tutulması öngörülen defterler şunlardır:

• Pay defteri

• Genel kurul toplantı ve müzakere defteri

Bu defterler, Türk Ticaret Kanunu uyarınca şirketlerin tutmakla yükümlü olduğu temel ticari defterler arasında yer alır. Yönetim kurulu karar defterinin elektronik ortamda tutulması ise zorunlu olmayıp, şirketlerin tercihine bırakılmıştır.

İzin Kapsamındaki Şirketler İçin Geçiş Süresi Ne Zaman Sona Eriyor? 

Kuruluşu ve esas sözleşme değişikliği Ticaret Bakanlığı iznine tabi olan şirketler için ETDS’ye geçiş süreci, tebliğ ile belirli bir takvime bağlanmıştır. Bu kapsamdaki şirketler için öngörülen geçiş süresi 1 Ocak 2026 tarihinde sona ermektedir. 

Yükümlülük kapsamındaki şirketlerin, bu tarihe kadar pay defterini ve genel kurul toplantı ve müzakere defterini ETDS’ye dahil edecek şekilde elektronik ortama taşımaları gerekir. Bu geçiş, Türk Ticaret Kanunu’nun ticari defter tutma yükümlülüklerine uyum açısından büyük önem taşır.

1 Ocak 2026’dan Sonra Kurulacak Şirketler İçin Zorunluluk

Yeni düzenlemenin en kritik başlığı, 1 Ocak 2026 tarihinden sonra kurulacak şirketleri doğrudan ilgilendirir. Bu tarihten itibaren ticaret siciline tescil edilecek tüm şirketler, herhangi bir ek başvuru ya da işlem gerekmeksizin Pay defterini ve genel kurul toplantı ve müzakere defterini Elektronik Ticari Defter Sistemi (ETDS) üzerinden tutmakla yükümlü olacaktır. Şirket kuruluşunun ticaret siciline tescili ile birlikte, söz konusu ticari defterler eş zamanlı olarak elektronik ortamda kullanıma açılacaktır.

ETDS Uygulamasının Sahadaki Karşılığı

ETDS’nin uygulamaya alındığı 1 Temmuz 2025 tarihinden bu yana, elektronik ortamda ticari defter tutan şirket sayısı 18 bini aşmıştır. Bu rakam, sistemin sahada hızla benimsendiğini ve fiziki defter uygulamalarının yerini giderek dijital çözümlere bıraktığını gösterir. Ticaret Bakanlığı, ETDS’yi kullanıcı geri bildirimleri doğrultusunda geliştirmeye devam etmekte; sisteme kullanıcı dostu yeni özellikler eklemektedir. 

2026’ya Hazırlık Bugünden Başlıyor

Elektronik Ticari Defter Sistemi (ETDS) zorunluluğu, şirket kuruluş süreçlerinde ticari defterlerin fiziki ortamdan tamamen dijital ortama taşınmasını zorunlu hale getiriyor. Bu kapsamda, yeni kurulacak şirketlerin pay defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defterlerini kuruluş anından itibaren ETDS üzerinden elektronik olarak tutmaları gerekecek.

ETDS’ye geçiş süreci, bir defter formatı değişikliği olmanın yanında, şirketlerin ticari defter yönetimini mevzuata uygun, izlenebilir ve güvenli bir dijital yapı içerisinde ele almasını da gerektiriyor. Bu nedenle, şirketlerin kuruluş aşamasından itibaren dijital altyapılarını yeni düzenlemelere uygun şekilde planlaması, ileride doğabilecek idari yaptırımların ve operasyonel aksaklıkların önüne geçilmesi açısından önem taşıyor.